Писане за бизнес
••• Сам Едуардс / Getty Images
Целта на бизнес писането е да предаде информация на някой друг или да поиска информация от него. За да бъдете ефективно писане за бизнеса, трябва да сте пълни, кратки и точни. Вашият текст трябва да бъде написан по такъв начин, че читателят да може лесно да разбере какво му казвате или питате.
Много писане защото бизнесът е небрежен, лошо написан, неорганизиран, пълен с жаргон и непълен. Често е или твърде дълъг, или твърде кратък. Всички тези качества допринасят за неефективното бизнес писане.
Независимо дали сте писане на предложение за продажба, имейл до вашия шеф или ръководство с инструкции за софтуерен пакет, има определени стъпки, които трябва да следвате, за да бъдете ефективни. Следвайте тези пет стъпки:
- Организирайте материала си
- Помислете за вашата аудитория
- Запишете мислите си
- Прочетете своя материал
- Редактирайте материала си
Организацията е ключова
Ако не организирате материала си, той няма да тече добре и няма да има смисъл. Писането може да бъде просто или сложно. Когато пишете имейл, обявяващ среща на персонала, това е толкова просто, колкото да съберете мислите си. От друга страна, вероятно ще трябва да разработите сложна схема преди готовия материал, ако пишете резултатите от революционно фармацевтично изпитване. Каквато и да е задачата, без подходящо ниво на организация (дори организиране на мислите си), може да не включите всичко необходимо или да не успеете да отдадете известност на най-важните теми.Пропуските или неправилният фокус ще направят вашето бизнес писане по-малко ясно.
Познайте своята аудитория
Преди да започнете да пишете, помислете за целевата аудитория. Например, презентация за новата програма 401(k) на вашата компания може да има същото очертание, когато се дава на вашия финансов директор, както и на служители, но нивото на подробности, които включвате, ще варира. Трябва също да вземете предвид тона. Бърз имейл до вашия екип, който им напомня за годишния фирмен пикник, няма да има същия тон като посланието ви относно годишния отчет на вашата компания.
Освен това не забравяйте, че ще го направите общуват по-ефективно на вашата аудитория, ако се съсредоточите върху това, което искате да чуят, а не върху това, което ще кажете.
Дума за доброто писане
Добрите писатели имат различни стилове на писане. Някои предпочитат да напишат всичко и след това да се върнат и да редактират. Други предпочитат да редактират, докато вървят. Понякога предпочитаният от тях стил варира в зависимост от това какво пишат.
Докато пишете (или когато редактирате), имайте предвид дължината. Трябва да използвате достатъчно думи, за да изясните смисъла си, но не използвайте ненужни думи, само за да го направите цветен. Бизнес писането трябва да бъде ясно и сбито, а не многословно и многоцветно. Не забравяйте, че никой в бизнеса няма време да чете повече от необходимото.
От друга страна, не правете парчето си твърде кратко. Трябва да пишете достатъчно, за да е ясен смисълът ви и да не бъдете разбрани погрешно. Представете си, ако част от оборудването в склад е с надпис „употребявано, но добро“. Би било неясно дали това означава, че частта от оборудването е била използвана много, или че частта от оборудването вече не е нова, но все още функционира. Няколко допълнителни думи биха изяснили смисъла. Също така избягвайте да използвате жаргон или съкращения, защото те могат да означават различни неща за различните читатели.
Прочетете и редактирайте
Независимо от вашия стил на писане, всички писатели трябва да коригират и редактират всички писмени материали, дори имейли. След като приключите с писането, коригирайте работата си. След това може да се наложи да го редактирате. Корекцията е повторно четене на написаното, за да се уверите, че всички думи в главата ви са попаднали правилно на хартията. Тъй като мозъкът ни работи по-бързо от пръстите ни, може да пропуснете думи, да оставите край или да използвате грешен омоним (например „там“ вместо „тях“). Корекцията улавя тези грешки. Очевидно е, че корекцията на имейл от един ред е лесна и може да е достатъчно само да го погледнете, докато пишете.Въпреки това, ако пишете ръководство с инструкции, вашата корекция ще бъде по-сложна и ще отнеме повече време.
След като сте прочели своя материал, е време за редактиране. Понякога корекцията и редакцията могат да се извършват едновременно, но е по-ефективно, когато се извършват последователно.
Причината да редактирате е да поправите или промените написаното, за да направите материала да звучи (и да се чете) по-добре. Когато пишете за бизнес, това означава да коригирате грешките и да направите текста възможно най-ясен и кратък.
Вие не пишете роман
Когато пишете за бизнес, вие не пишете следващия „велик американски роман“. Вашето писане трябва да бъде толкова описателно, колкото е необходимо, но не е нужно да рисувате ярки картини с думи, използвайки много големи думи и фигури на речта. Ако имате предвид „стъклени къщи“, не пишете „домицили на стъкловидното тяло“, пишете „стъклени къщи“.