Защо, кога и как да разработим фирмена политика
Намерете баланс между твърде много и твърде малко политики
••• Hero Images / Getty Images
Политиките и процедурите на компанията гарантират безопасно, организирано, дружелюбно, овластяващо и недискриминационно работно място. Политиките защитават служителите от свободна за всички среда на фаворитизъм и несправедливо отношение. Внимавайте обаче да не създавате политики за всеки непредвиден случай, защото ръководството няма да има свободата да отговори на нуждите на отделните служители. Изобилието от политики увеличава вероятността мениджърите да ги прилагат неравномерно и несправедливо.
Можете да постигнете здравословен баланс. В повечето случаи, ако се обърнете директно към служители, които се държат по начини, неподходящи за вашето работно място, може да не е необходимо да разработвате нова фирмена политика.
Насоки за политика
Помислете за създаване на политика в следните ситуации:
- Объркване относно най-подходящия начин на поведение ( дрес кодове , електронна поща, интернет политики , или използване на смартфон )
- Насоки за справяне с често срещани ситуации (стандарти на поведение, пътни разходи или покупка на фирмени стоки)
- Правна защита на фирмата (премахване на такси за тормоз или дискриминационно наемане и промоция )
- Спазване на правителствените закони и агенции (Закон за семейни и медицински отпуски, Закон за американците с увреждания, Комисията за равни възможности за заетост или минимална заплата )
- Установете последователни работни стандарти, правила и разпоредби ( прогресивна дисциплина , правила за безопасност, прекъсвания или правила за пушене)
- Осигурете последователно и справедливо отношение към служителите (приемливост на обезщетения, платен отпуск, помощ за обучение , време на тежка загуба , или задължение на журито )
Може да има други причини за разработване на политика, но не позволявайте лошото поведение на един служител да принуди прилагането на политика, която ще засегне други.
Артикулирайте целите на политиката
След като определите, че е необходима политика, документирайте писмено целите си за създаване на политиката. Когато е възможно, кажете на служителите защо прилагате политиката. Включете достатъчно подробности, за да изясните позицията на компанията, но не се опитвайте да обхванете всяка потенциална ситуация.
Поддържайте правилата кратки и прости, ако е възможно. Някои политики относно правните области—като подхода на компанията към Закон за семейни и медицински отпуски , разследване на дискриминация или жалба, или прогресивната дисциплинарна система — може да се наложи да бъде продължителна и изчерпателна.
Събирам информация
Разгледайте примерни политики . Може да не намерите точно подходящ за обстоятелствата, езика и културата на вашата компания, но можете да ги използвате като отправна точка. Не е нужно да започвате от нулата.
В Дружество за управление на човешките ресурси (SHRM) предоставя примерни политики за своите членове. Други източници са вашите адвокати по трудово право. Адвокатските кантори обикновено пишат общи политики, които клиентите им могат да персонализират, когато приеме съответен закон или Министерството на труда на САЩ издава нови правила.
Разработете, напишете и прегледайте политиката
Напишете политиката, като използвате прости думи и понятия. Говорете директно със служителите, които ще четат, прилагат и ще живеят според правилата.
След всеки параграф си задавайте въпроси „какво ако“, за да сте сигурни, че политиката обхваща основните и нормалните изключения и въпроси. Не се обсебвайте от това обаче; никаква политика няма да покрие всички възможни непредвидени обстоятелства.
Изберете пилотна група служители, за да прочетете правилата и да зададете въпроси, за да определите дали служителите ще могат да я разберат и следват. Коригирайте въз основа на обратната връзка.
Получете подкрепа от ръководството и правен преглед
Прегледайте политиката с мениджърите, които ще трябва да я спазват, за да получите тяхната подкрепа и собственост върху политиката . Вероятно този процес е започнал, когато сте идентифицирали нужда, но поддръжката на ръководството е от решаващо значение за прилагането. Също така е добра идея да го покажете на адвоката си, за да избегнете всякакви правни предизвикателства в бъдеще.
Прилагане на Политиката
Разпространете и прегледайте новата политика сред служителите в малки групи, поотделно или на среща в цялата компания, в зависимост от това дали политиката е противоречива и колко лесна е за разбиране. Дайте възможност на служителите да задават въпроси.
Предоставете на служителите копие от политиката и ги помолете да подпишат, че са я получили и разбират. Те трябва да запазят копие за собствените си файлове.
Примерна декларация за подписване на правилата
Потвърждавам получаването и разбирането на политиката на [Вашата компания]. Политиката е в сила [Дата] до друго нареждане.
_______________________________________________________
Подпис на служителя
_______________________________________________________
Име на служител (моля, отпечатайте)
________________________________
Дата
Решете как да съобщите политиката в бъдеще
Включете политиката във вашата наръчник на служителите . Може също да искате политиката да стане част от нова ориентация на служителите . Някои компании поставят политики в своя интранет или в папка с правила на общото устройство на компютърната мрежа. Определете дали искате да разпространявате политиката и чрез допълнителни методи.
Датирайте и архивирайте всички предишни политики, които тази заменя. Може да са ви необходими за правни цели или справка.
Тълкувайте и интегрирайте политиката
Вашето прилагане на политиката и работни практики ще определят истинското значение на политиката. Не забравяйте да бъдете последователни и справедливи, докато тълкувате политиката във времето. Ако установите, че вашите практики се различават от писмените правила, прегледайте и пренапишете правилата, ако е необходимо.