Човешки Ресурси

Кой трябва да прегледа и подпише писмо за оферта до кандидат за работа?

Мениджърът по човешки ресурси може да не е най-добрият ви избор

HR мениджър разглежда и прави предложение за работа.

••• Лейн Оути / Blue Jean Images / Getty Images

СъдържаниеРазгънетеСъдържание

Какво ниво на служител или мениджър на човешки ресурси се очаква да прегледа и подпише писмо за оферта, изготвено от HR асистент? Колко месеца трябва да продължи този процес на преглед, ако HR асистентът е нов служител, попита читател? Какво ще кажете, ако HR асистентът е опитен служител?

Когато подписвате, трябва ли асистентът по човешки ресурси да подготвя писмото с оферта или служителят или мениджър от по-високо ниво, който преглежда писмото с оферта (ако се очаква да се случи преглед?)

Отговор на HR за това кой трябва да прегледа и подпише писмо с оферта до кандидат за работа

Отговорите на тези два въпроса са строго мнения, тъй като в отговорите не са включени правни въпроси. Веднъж, работейки като временен директор по човешките ресурси в малка производствена компания, между напускането на бившия HR човек и поемането на нов директор, HR асистентът изпраща писмо с оферта с грешната предложение за заплата .

Тази грешка беше веднага разпознаваема, когато писмото беше извадено от купчината документи, чакащи за окончателен преглед. Заплатата, предложена на кандидата, беше твърде ниска за работата.

Говорете за моментно обучение.

В някои организации HR мениджърът, директорът или вицепрезидентът – никога асистентът по човешки ресурси – подписва предложение за работа писма, които отиват до кандидати, това е лоша практика в частния сектор. Не HR човекът прави офертата. Човешкото лице се консултира с мениджър по наемане кой трябва да вземе окончателното решение за кандидата и да подпише писмото с предложение за работа.

Писмото за оферта е ангажимент на мениджъра към новия служител. Правейки предложението, той или тя потвърждава ангажимента си към успеха на новия служител. Посрещане на нов служител е част от целия процес на набиране, подбор и наемане. Всички те са компоненти на процес на присъединяване .

Предложението за работа е друга част от посрещането на новия служител във вашата организация и карането на новия служител да се почувства желан. Той изпраща по-мощно послание, когато идва от новия шеф на бъдещия служител. То има по-голяма тежест и е по-ценено, когато писмото с предложение за работа идва от мениджъра на новия човек. Това е началото на дългосрочна връзка.

Изключения от препоръчителните практики при разглеждане и подписване на оферта за работа

В публичния сектор, в компаниите от Fortune 500 и на работните места, представлявани от синдикатите, тази практика може да се различава. Когато една организация е голяма и служителите са разпръснати на много места, логистично, това добавя време и объркване към процеса на отправяне на предложения за работа .

По-големите организации имат допълнителното предизвикателство за съгласуваност в множество места, така че голяма част от систематизирането на практиките за заетост зависи от човешките ресурси. За да бъде подборът на кандидати правно защитен, практиките за набиране и наемане се нуждаят от последователност във всички места.

На работно място, представлявано от синдикатите, особено в публичния сектор, мениджърът може да няма последната дума за това кой ще получи работата. Може да е договорно определя се от фактори като стаж и образование. В тези случаи също има смисъл документите да идват от персонала по човешки ресурси. Те са отговорни да се уверят, че условията на работа и практиките са в съответствие с договора.

Във всеки от тези случаи HR трябва да поиска от своя адвокат да прегледа формата и процеса на писмото за оферта, за да гарантира, че те са правилни, законни и защитаващи работодателя. Въпреки това, освен ако писмото за оферта не се различава от стандартния формат, обикновено не е необходимо да се иска адвокат да прегледа всяко отделно писмо.

Трябва ли мениджър по човешки ресурси или директор да преглежда всички писма с оферти за работа?

Всякакви документ от мениджър или HR ръководител който задължава компанията юридически или финансово, трябва да бъде прегледан от мениджър по човешки ресурси или директор или по-горе. Ето защо.

  • Писмо за оферта и много други документи, които се изпращат от HR служителите, законово задължават компанията. Разбира се, когато се открие грешка от $10 000, можете да оттеглите офертата и да обясните, че това е печатна грешка, направена от неопитен служител. Но защо да отваряте компанията за ситуация, в която промененото предложение за заплата трябва да бъде удължено? Ан нещастен нов служител все пак може да поеме работата , или бихте могли да загубите идеално подходящ кандидат, който е изпуснат и ранен поради грешка. Освен това, това може да отвори вашата фирма за потенциални съдебни действия.
  • Да се ​​уважи неправилното предложение за работа, като се използва същият пример, е еднакво непривлекателно. Преди компанията да разшири офертата, някой от HR проучи пазара, прегледа какво правят другите служители на подобни работни места и приключи с подходящо предложение за работа . Така че последствията са по-големи, ако други служители научат за разликата в заплатите.
  • Независимо от нивото на опит на HR асистент, който трябва в HR офис да подготви офертата за изпращане, втора двойка очи, преглеждаща всичко, което потенциално може да задължи компанията финансово или да отвори вратата за съдебно действие, е умно. Организациите очакват повече бдителност и надзор от служители, които са титулувани мениджър или директор .
  • ДА СЕ неспособност за общуване може да доведе до неправилни условия за работа, които не са били договорени или обещани на кандидат. Например асистентът по човешки ресурси може да знае, че работата ще плати 40 000 долара но в процес на договаряне , на кандидата беше предложено повече плюс бонус за подписване и в ежедневната натовареност мениджърът не успя да каже на HR асистента. Когато кандидат за работа получи неправилна оферта, той или тя е преоценка на целостта на вашата компания . Вие създавате бариера за приемане, която е била ненужна, тъй като кандидатът се тревожи как да се справи със ситуацията.
  • Документите, които отиват до хора, които се опитвате да наемете във вашата фирма, трябва да са безупречни. Те сигнализират за съобщение до потенциалния служител за култура на вашата фирма . Дори печатна грешка може да даде пауза на кандидата. Копие от документа също ще живеят във вашите фирмени файлове в продължение на години . Така че в повечето случаи вторият чифт очи, който преглежда документа, е умна практика.

Прегледът и надзорът на документи, които задължават компанията финансово или потенциално, правно, не е критика към знанията, опита или старанието на HR асистент. Това е интелигентна бизнес практика поради всички тези причини.

Забележка относно предложенията за работа: HR трябва да поиска от своя адвокат да прегледа формата и процеса на писмото за оферта, за да се увери, че те са правилни, законни и да предоставят на работодателя правна защита. Въпреки това, освен ако писмото за оферта не се различава от стандартния формат, обикновено не е необходимо да молите адвокат да прегледа всяко отделно писмо с оферта.

Прочетете още: Въпроси и отговори, свързани с човешките ресурси, управлението и работата

Опровержение: Моля, имайте предвид, че предоставената информация, макар и достоверна, не е гарантирана за точност и законност. Сайтът се чете от световна аудитория и трудови закони и разпоредбите се различават от щат до щат и от страна на държава. Моля те потърсете правна помощ , или помощ от държавни, федерални или международни правителствени ресурси, за да се уверите, че вашето правно тълкуване и решения са правилни за вашето местоположение. Тази информация е за насоки, идеи и помощ.