Какво не е наред с разхвърляното бюро?

•••

kyoshino / E + / Getty Images

Всеки ден ви се хвърля все повече и повече информация. Нова поща, отчети от различни комисии, фактури, предложения и много повече – всичко това идва на бюрото ви няколко пъти на ден. Прекалено сте заети, за да се справите с това веднага, така че просто започва да се натрупва. Вашият работен плот започва да изглежда като военна зона.

Проблемът тук не е, че бюрото ви е разхвърляно; проблемът е, че важните неща се губят. Той или се погребва от навлизането на нов материал, или е в новия материал, но не се забелязва. В резултат на това прекарвате твърде много време за неща, които са просто спешни, а не тези, които са важни.

Когато шефът ви иска да знае колко скоро може да получи този отчет за Вицепрезидент , не искате да й кажете, че не сте забелязали бележката, която ви изпрати с искане за доклада. Нито вашият шеф няма да бъде развълнуван да чуе, че оформлението за новата продуктова линия е закъсняло, защото сте го оставили настрана и е било покрито и сте забравили за него.

Някои хора ще ви кажат, че най-добрият начин да решите този проблем е чистото бюро. Други казват, че бъркотията е наред. кой е прав?

Затрупано бюро, претрупан ум

Не много отдавна имаше популярен израз „затрупаното бюро е признак на претрупан ум“. Този израз породи цяла индустрия, предназначена да помогнете на бизнес мениджърите да почистят настолните си компютри като знак за тяхната умствена острота.

Без съмнение сте гледали филми, в които шефът седи в офиса си на върха на небостъргач в центъра. Той седи зад бюро със стъклен плот без чекмеджета. Единствените украси са впечатляващият комплект химикалки за подписване на важни документи и телефон или интерком, за да може да дава нареждания.

От друга страна...

Много хора не виждат нищо лошо в купчините хартия, покриващи работния плот, дори да се разлеят върху седалките на стола и пода в офиса. Те цитират поговорки като „разхвърляното бюро е признак на гений“ и „разхвърляното бюро е само знак за разхвърляно бюро“.

Всички познаваме някой, чието бюро е така. Не виждате как те дори могат да разберат дали работният плот е метален или дървен. И все пак, когато ги помолите за нещо, те отиват направо до купчина, прелистват 2 или 3 листа и изтеглят това, което сте поискали.

Какво работи за вас

И двете страни са прави. Въпросът не е кое е правилно. Въпросът е кое ще ви направи по-ефективни. Има няколко основни насоки, които важат и за двата подхода, но ключът е да работите по начин, който ви позволява да бъдете най-ефективни. Почти всеки трябва да се отърве от част от бъркотията на бюрото си, но да разполагате с не повече от един елемент на бюрото си в даден момент няма да работи за много от нас.

Много хора работят по няколко проекта едновременно (или почти по едно и също време). Творческите типове чувстват нуждата да имат вдъхновение заобикаляйки ги. Хората, ориентирани към детайлите, се нуждаят от обеми от референтен материал под ръка. Някои хора смятат, че купчината работа ги кара да изглеждат заети и по този начин ги пазят в по-голяма безопасност във времена съкращения . Други смятат, че чистото бюро показва колко ефективни са при извършването на работата. Важното е да правите това, което работи за вас.

Как да укротим чудовището

Независимо дали ще изберете стерилен стъклен работен плот или просто искате да внесете малко повече ред в хаоса на вашия работен плот, има няколко основни насоки:

• Наистина искам да се подобри: Не препоръчваме строгия подход, който някои правят. За съжаление, това оставя извинения да бъдете твърде лесни за себе си. Този опит да направите бюрото си по-малко претрупано и по-ефективно зависи от това, че положите сериозни усилия.
• Задръжте, хвърлете или преместете: Намерете три контейнера. Етикетирайте най-малкото „съдържание“. Маркирайте най-голямото „хвърляне“. Имайте друг контейнер с надпис „преместване“. Наистина жизненоважните неща ще отидат във вашия контейнер за съхранение, за да бъдат сортирани по-късно. Всичко, което искате да вземете вкъщи или да подарите, отива в контейнера за преместване. Всичко останало отива в контейнера за хвърляне.
• Започнете с най-стария: Можете да разберете, като ги погледнете, коя купчина е най-старата. Обикновено е най-отдалечено от вашия стол. Най-лесно ще бъде да изхвърлите предмети от тази купчина.
• Оценявайте всяка част само веднъж: Вижте всеки елемент от купчината. Решете в кой контейнер ще влезе. Не можете да го оставите на бюрото си за по-късно, трябва да решите сега. Поставете всичко в един от трите контейнера. Друг вариант няма.
• Запитайте се това: Първият въпрос е „имам ли това някъде другаде или мога да го взема от някой?“ Ако имате копие в имейла си, или в отчет, или на бюрото на лицето, изготвило пазарния анализ и т.н., не е необходимо да съхранявате друго копие. Хвърлете го. След това попитайте „защо ми трябва това?“ Ако отговорът е а) да предприема действия по него, б) да направя нещо с него, когато получа повече информация от някого, или в) да се позовавам на това, че върша друга работа, поставете го в купчината за съхранение. (След като се отървете от бъркотията, ще сортирате отново купчината си за съхранение по тези три категории, така че не се колебайте да ги разделите сега. Това ще спести време по-късно.) Ако отговорът ви беше нещо друго, хвърлете този елемент.
• Бъдете безмилостни и смели: Докато напредвате през всяка купчина, приближавайки се все по-близо до нещата, които току-що пристигнаха, бъдете безмилостни в решенията си. Не вземайте пленници. Ако наистина не ви трябва, хвърлете го. И бъдете смели. Не се задържайте за нещо само защото някой може да ви попита нещо за него някой ден. Не изграждайте крепост от хартия, за да се защитите.

Управлявайте проблема

Вашият работен плот не трябва да е стерилен и напълно лишен от хартия, въпреки че може да бъде, ако това помага. Вашата цел е да организирате работния плот така, че да максимизира ефективността ви. Ако това означава няколко повече купчини на бюрото ви от човека в съседство, това е добре - при условие че всичко, което сте запазили, ви помага да се срещнете вашата цел за повишена ефективност .