Какво има в документа за обхвата на проекта
••• Хосе Луис Пелаес Inc / Getty Images
Когато стартирате нова инициатива, документът за обхвата на проекта е важна информация за целия ви екип. Той определя крайния продукт, който трябва да бъде доставен на клиента, кога трябва да бъде доставен и на каква цена.
По същество този документ дефинира границите на работата, така че всеки член на екипа и клиентът да разберат какво включва проектът. Също толкова важно е, че те разбират какво прави не пораждат.
Ползите
Декларацията за обхвата на проекта, веднъж споделена с всеки член на екипа и клиентите на проекта, е неразделна част от управление на проекти. Сред предимствата му:
- Общо разбиране между всички участници за очакваните характеристики, качество и време на проекта
- Средство за комуникация с други заинтересовани страни в проекта, за да спечелите тяхната подкрепа и участие
- Инструмент за фокусиране на усилията на екипа върху работата, необходима за задоволяване на нуждите на клиента
Освен това, ако се предложат промени, които са извън границите на първоначалния обхват, изявлението става основа за оценка и предлагане на модификации. Ако промените бъдат приети от всички заинтересовани страни, декларацията за обхвата може да бъде преразгледана.
Приготвяме се да започнем
В Ръководител проект трябва да търси принос от членове на екипа, клиенти, изпълнителен спонсор и други ключови заинтересовани страни, за да разберат и опишат необходимия резултат от проектната инициатива. Това често се нарича доставка.
Описанието на продукта трябва да включва цена или приемлив диапазон на разходите за проекта. Той също така определя основните характеристики, които трябва да бъдат включени, и сроковете за доставка.
След като бъдат съгласувани от клиента, ръководителя на проекта, екипа на проекта и изпълнителния спонсор, всички промени в изявлението на проекта трябва да бъдат направени чрез внимателно контролиран и документиран процес на промяна.
Каскадно въздействие
След като декларацията за обхвата или документът е съгласуван, всяка част от екипа го използва като основа за собствени оценки на работата, времето и разходите. Колкото по-точно и точно е изявлението за обхвата, толкова по-вероятно е работните екипи да изготвят точни оценки и изисквания за ресурси.
Изключенията могат да бъдат важни
Не е необичайно а обхват на проекта документ за изброяване на конкретни елементи, които трябва да бъдат изключени от доставката. Например, документът за обхвата на изпълнителя за изграждане на къща може да предвижда, че разрешителните за околната среда трябва да бъдат получени от собственика и не са отговорност на изпълнителя, който изгражда къщата.
Какво може да се обърка?
Липсата на яснота е често срещан източник на стрес и провал на проекта. Един неясен или двусмислен документ за обхвата оставя много въпроси отворени за дебати и неинформирани призиви за преценка. Те могат да повлияят на характеристиките, качеството, времето и цената на проекта.
Друга клопка, която трябва да се избягва, е известна като „пълзене на обхвата“. Ако изявлението за обхвата е неясно, клиентът се изкушава да направи искания, които са извън намерението или границите на първоначалните планове.
Регулиране на обхвата
Въпреки че честите промени в обхвата ще забавят завършването на проекта и могат да доведат до значителни разходи, понякога те са необходими и разумни. Мениджъри на проекти разчитат на процес на „управление на промените“, който идентифицира исканата промяна, преразглежда всички съответни оценки за време, разходи и работно натоварване и преоценява проекта за нови рискове предвид промяната.
Ръководителят на проекта и изпълнителният спонсор обикновено вземат окончателното решение за промяна на обхвата само когато ситуацията е напълно анализирана. Промените се документират в дневник на решенията и след това се съобщават на по-големия проектен екип.