Управление На Проекти

Каква е разликата между проекти и бизнес както обикновено?

5 начина за разграничаване на работата по проекта и обичайната работа

Работеща жена

••• Джейми Грил/Гети Имиджис

Работите ли по проект? Или това, което правите, е част от ежедневните операции на вашия бизнес? И двете са задължителни в една организация и са еднакво валидни, но помагат да разберете върху какво работите, за да можете по-добре да видите къде се вписва в цялостната стратегия.

Има пет основни разлики между работата по проекта и обичайната работа (често съкратена като BAU). Имайки предвид тези насоки, трябва да е лесно да се види дали работите по проекти или работите по BAU, или и двете.

Обвързан във времето спрямо текущ

Проектите имат начална, средна и крайна дата и са еднократно събитие. Това е жизненият цикъл на проекта. Всъщност най-определящата характеристика на един проект е, че той има край. Ръководителят на проекта и екипа работа по проекта през това време. В крайна сметка екипът обикновено се разпуска.

BAU е в ход. Можете, разбира се, да затворите функция или да спрете процес, ако той вече не е необходим за бизнеса — но дори това обикновено се прави като проект. Функцията BAU произвежда текуща работа без предвидима крайна дата.

Създатели на промени срещу идентификатори на промяна

Има разлика в начина, по който промяната се обработва в проекта и работата на BAU. Екипите на BAU идентифицират необходимостта от промяна и проектните екипи прилагат тази промяна.

Тъй като екипите на BAU управляват бизнеса, те също са първите, които знаят кога съществуващите процеси не работят и вече не са полезни. Когато това се случи, те идентифицират нуждата от промяна.

Мениджърът, като част от стратегическия преглед, може да предложи какви промени трябва да бъдат направени, за да може дадена единица да постигне целите си. Или член на екипа може да направи предложение за промяна. В другия край на спектъра може да имате пълен бизнес казус, изготвен от старши мениджър, за да извърши промени, необходими, за да помогне на тяхното подразделение да постигне своите годишни цели. Тези, които работят в ролите на BAU, могат също да осъзнаят, че промяната е от съществено значение поради промени в регулаторната рамка или като част от конкурентния пейзаж за организацията.

Екипите по проекта помагат за реализирането на всички тези необходими промени. Проектите доставят промяна във и чрез функциите на BAU, използвайки управление на проекти. Това обикновено се случва, след като проектът премине през а бизнес казус и процес на одобрение от висшето ръководство.

Управление срещу смекчаване на риска

За да бъдат ефективни функциите на обичайния бизнес, ще откриете, че екипите на BAU се стремят да намалят всички рискове за операциите. Те работят, за да премахнат несигурността от бизнеса за по-добра организационна стабилност и повтарящи се процеси.

Поради самото си естество, че са уникални и несигурни, проектите изискват елемент на риск. Компанията прави малък скок в неизвестното само като прави проект, тъй като въвежда промяна и доставя нещо, което не е съществувало преди.

Следователно проектните екипи подхождат към риска по различен начин от екипите на BAU. Ръководителите на проекти се стремят да управляват риска - и двете положителен и отрицателен - за да получите най-добри резултати. Това може да включва смекчаване на риска, за да се опита да ограничи вероятността това да се случи, но включва и други стратегии за управление на риска.

Капитализация срещу некапитализация на разходите

Проектите обикновено могат да бъдат капитализирани, а често BAU не може да бъде, тъй като разчитате на оперативни разходи за текущата си дейност, както обикновено. С други думи, счетоводните процедури за проекти и други задачи са различни.

Финансирането на проекти често е свързано с въвеждането на актив в експлоатация, което означава, че разходите могат да бъдат капитализирани. В някои случаи, в зависимост от това къде се намирате по света и вашите местни счетоводни разпоредби, можете дори да намалите разходите по проекта под линията.

BAU разходите обикновено се считат за оперативни разходи и се проследяват в отчетите за приходите и разходите на компанията.

Финансирането на проекти и финансирането на бизнеса като цяло е много специализирана област, така че винаги е най-добре да вземете съвети от вашите финансови експерти, преди да правите преценки за това какво трябва и какво не трябва да се капитализира във вашата организация. Счетоводните правила се различават в зависимост от държавата и дори от организацията, където отделните предприятия имат специфични процеси и начини за правене на нещата.

Междуфункционални срещу функционални екипи

И накрая, има голяма разлика в състава на екипите по проекта и BAU. Проектите обикновено включват мултидисциплинарни екипи от експерти, събрани заедно, за да постигнат конкретен резултат.

Проектните екипи са съставени от хора, изпълняващи определени роли. Това не са длъжности, а позиции в проекта с различни отговорности. Основните роли в екипа по проекта са:

  • Спонсор на проекта
  • Ръководител проект
  • Старши доставчик (организацията, отговорна за извършването на работата, която може да бъде вътрешен екип като ИТ или външен изпълнител или доставчик)
  • Клиент (това може да бъде вътрешен клиент, като например различен мениджър на отдел, или, в организация за обслужване на клиенти, клиентът, за когото изпълнявате проекта)
  • Експерти по темата (хора, включени в екипа или по време на проекта, или част от него, които използват своя опит, за да допринесат за успеха на проекта).

Работата на BAU, от друга страна, се управлява от функционални екипи. Те са експерти сами по себе си, но групирани като едно подразделение. Обикновено има по-малко междуфункционално припокриване с други отдели и те ще имат определени цели и визия за ролята, която отделът играе в компанията. Пример би бил екип за обслужване на клиенти, който работи като част от по-голям отдел за обслужване на клиенти, който обработва обаждания и имейли от клиенти относно вашия продукт.

Може да има известно припокриване, тъй като хора от екипите на BAU са призвани да участват в екипите по проекта.

BAU и конфликти на проекти

Работата по проекти и работата по BAU могат да седят добре една до друга, но често може да има напрежение. Това се случва, защото проектите се опитват да променят статуквото.

Второ, когато помолите хората да се присъединят към вашия екип по проекта, те могат да страдат от конфликт на лоялност. Първата им отговорност ли е към ежедневната им работа или към проекта? Ясните цели и силната ангажираност към проекта от страна на ръководството могат да помогнат тук, както и спазването на правилата комуникация отворени, за да знаят какви трябва да бъдат приоритетите.

Трето, поддържането на бизнеса винаги е приоритет. Това има значение за екипите по проекти, които може да видят съкращаване на финансирането си, ключови ресурси, изтеглени обратно към ролите на BAU и забавени срокове, тъй като поддържането на ежедневните операции на организацията привлича вниманието.