Какво е счетоводен журнал?
Определение и примери за счетоводен журнал
••• Владимир Владимиров / Getty Images
Счетоводен дневник е всеки документ, използван от счетоводител за проследяване на транзакциите на бизнес. Счетоводният дневник включва всички дебити и кредити, които бизнес преживява, заедно с подробности за субекта от другата страна на тези транзакции.
Научете как да използвате счетоводен дневник, за да подобрите бизнеса си.
Какво е счетоводен журнал?
Счетоводният дневник е точно това, което звучи – това е място за записване на подробности за всички финансови транзакции на вашия бизнес, включително страните по транзакцията и кои от вашите сметки засягат тези транзакции. Този запис може да се съхранява под формата на книга, електронна таблица или счетоводен софтуер. Той съдържа цялата записана информация за финансови транзакции за даден бизнес.
- Алтернативно име : Книга за първи запис
Счетоводният дневник е мястото, където събирате цялата важна информация за бизнес продажби, дългове, разходи и други транзакции.
Как работи счетоводен журнал?
Нови собственици на бизнес и амбициозни предприемачи няма да стигне далеч в бизнеса, без да разбере какво е счетоводен журнал и защо е толкова фундаментално важен за успеха. Ще ви трябва счетоводен дневник за ежедневни операции, за бюджетиране и – може би най-важното – за данъчни цели.
Това проследяване трябва да започне веднага щом отворите вратите си за клиенти или клиенти – ако не и по-рано. В противен случай рискувате да забравите да документирате важна информация.
Поддържането на счетоводен дневник може да попречи на вашия бизнес да преразходва в някои области или недостатъчно в други. Той също така може да попречи на вас (и вашите ръководители) да превишавате средствата и може да ви помогне да забележите всички нередности, преди те да излязат извън контрол. Накратко, въпреки че това е просто обикновена книга или електронна таблица, запазена на вашия компютър, счетоводното списание може да предотврати разпространението на потенциална криза и дори може да помогне да се предотврати започването на тези кризи.
Преди компютрите, счетоводният дневник беше физически дневник с множество колони за записване на финансови транзакции за една компания. Днес повечето фирми използват някакъв вид софтуер за финансово счетоводство, за да записват и управляват своите бизнес транзакции.
Счетоводен дневник се създава чрез въвеждане на информация от разписки, билети за продажба, касови ленти, фактури и други източници на данни, които показват извършени финансови транзакции. Тези транзакции не включват само продажби и покупки на инвентар, те трябва да включват и върнати, повредени или откраднати инвентар. Бизнес транзакциите трябва да се представят в дневника в хронологичен ред.
Тъй като се записват, транзакциите се приписват на конкретен клас на главната книга, като се използва номер на „сметков план“. Това улеснява намирането и отчитането на информацията, необходима за изготвяне на отчети за печалбата и загубата, финансови отчети и други важни финансови отчети. Някои фирми намират за полезно да имат няколко списания. По този начин те могат да отделят тези транзакции по техния клас на книгата.
Въпреки това, ако решите да разделите класовете в регистъра по дневници, все пак е добра идея да имате един централизиран журнал, който проследява поне най-основните данни за всички видове транзакции. Това ви позволява да извличате специализирана информация от съответната книга, като същевременно можете да прецените цялостното си финансово състояние с един поглед в главната книга.
Двойно влизане или еднократно?
Важно е да установите рано какъв стил на влизане ще има вашият бизнес. Записванията могат да бъдат записани с помощта на метода на двойно вписване или метода на единично записване. Разликите са доста очевидни: счетоводството с едно записване записва само едно вписване на транзакция, докато счетоводството с двойно вписване записва всяка транзакция два пъти - отбелязвайки както дебитната, така и кредитната страна на транзакцията.
В крайна сметка е по-малко важно кой метод да изберете, отколкото да се уверите, че всеки, който записва в дневника, се придържа към същите договорени насоки, за да се предотврати объркване. Всяка изброена транзакция се нарича запис в дневника. След това информацията от дневника се записва в счетоводните книги.
Кой има достъп?
Ако все още не сте започнали своя бизнес, помислете кои лица във вашата компания искате да имат достъп до вашия счетоводен дневник. Очевидно това трябва да са само хора, на които имате доверие. Тези хора също трябва да имат определени финансови или управленски роли във вашата организация. Това определено е ситуация, в която по-малко е повече. Това може да означава само предоставяне на достъп до вашия главен финансов директор или касиер или — в по-проста организация — на вашия счетоводител.
Въпреки че не искате твърде много хора да имат достъп до вашия счетоводен дневник, също е лоша идея да позволите само на един човек да има надзор върху него. Поне няколко души трябва да знаят съдържанието на дневника, за да предотвратят всякакви неподходящи разходи, бюджетни дефицити или други финансови пропуски, които биха могли да нанесат хаос във финансите на вашата компания.
Ключови изводи
- Счетоводният дневник е документ, електронна таблица, софтуер или всяко друго място, където се записват транзакциите на вашия бизнес.
- Счетоводните списания помагат да се гарантира прозрачност, точно спазване на данъчните изисквания и силно финансово здраве.
- Има голяма гъвкавост за това как да записвате транзакции в счетоводни дневници и нито една стратегия не е непременно по-добра от друга, стига всички в бизнеса да използват една и съща система.