Търсене На Работа

Какво прави административният асистент?

Научете за заплатата, необходимите умения и други

СъдържаниеРазгънетеСъдържание Един ден от живота на административен асистент: Компютърни и софтуерни умения, управление на графици за колеги и офис събития, изключително внимание към детайлите, ясна, приятелска устна и писмена комуникация

Балансът / Колийн Тайге

Административните асистенти, включително секретарите, са гръбнакът на офис функционалността. Те въвеждат и подготвят документи, насрочват срещи и поддържат файлове. Те отговарят на телефони и директни обаждания и помагат при срещите на персонала. В някои офиси те могат да се справят с основни счетоводни задачи и могат да приемат плащания от клиенти и клиенти.

Административен асистент, който работи дистанционно, обикновено се нарича a виртуален асистент .

Приблизително 3,6 милиона административни сътрудници и секретари са работили в САЩ през 2019 г.

Задължения и отговорности на административния асистент

Отговорностите на административните асистенти могат да варират в зависимост от вида на офиса, в който работят, но някои общи задължения включват:

  • Отговаряйте на телефони и приемайте съобщения.
  • Генерирайте документи.
  • Съберете слайд презентации
  • Създайте електронни таблици.
  • Управление на бази данни.
  • Създавайте и/или поддържайте уебсайтове.
  • Извършване на основно счетоводство.
  • Действайте като офис мениджър, планирайки събития за персонала, като вечери за награди и събития за набиране на средства, насрочване на срещи с клиенти и уреждане на графици за колеги.

Заплата на административен помощник

Заплатата може да зависи от естеството на бизнеса, в който е нает административен асистент, както и от обхвата на задълженията. Тези, които обслужват ръководителите, получават най-високото заплащане.

  • Средна годишна заплата: 40 990 долара (19,71 долара/час)
  • Топ 10% годишна заплата: Повече от $67,510 ($2,46/час)
  • Долните 10% годишна заплата: По-малко от $26,880 ($12,92/час)

Образование, обучение и сертифициране

Тази професия не изисква специално напреднало образование, но може да бъде полезна.

  • Образование: Ще ви трябва диплома за средно образование или еквивалентна и можете да получите предимство в тази област, като се запишете в програма за асоциирана степен или посещавате програма за обучение на секретари след гимназията. Секретарите често притежават бакалавърска степен или печелят сертификати, насочени към специалността, като акредитиран правен секретар или сертифициран медицински административен асистент в нарастващ брой сектори. Изпълнителни асистенти и секретарите трябва да имат поне малко кредити в колежа, ако не и бакалавърска степен.
  • обучение: Помислете да започнете с агенция за временна заетост. Те понякога предлагат обучение на новобранци. Иначе, ако имаш някакъв елементарен секретарски или административни умения , обучението на работното място може да бъде предоставено, докато изучавате въжетата на конкретен бизнес или област.

Умения и компетенции за административен асистент

Ще имаш нужда няколко основни умения да успее да стане административен асистент.

  • Компютърни и софтуерни умения : Трябва да ви е удобно да използвате Microsoft Office, имейл и интернет. Може да се наложи да сте запознати с QuickBooks или други счетоводни софтуерни програми, ако работите за малък бизнес.
  • Многозадачност умения : Това може да бъде особено важно, ако действате и като мениджър. Трябва да можете да жонглираш с няколко искания наведнъж.
  • Устни и писмени комуникационни умения : Те са съществени. Трябва да владеете добре английски език и да притежавате добри коректорски умения.
  • Междуличностни умения : Ще работите с други, включително клиенти и друг офис персонал. Добрите маниери и спокойното поведение могат да бъдат много важни.
  • Организационни умения : Трябва да сте ориентирани към детайлите и организирани, да можете да намерите документ или да извикате протокол в даден момент.
  • Умения за вземане на решения : Често ще се окажете, че се справяте с няколко задачи почти едновременно, особено в натоварени офиси, така че трябва да можете да приоритизирате и да вземате ефективни във времето решения. Клиент може да иска час веднага, но наистина ли има спешен случай или може да изчака няколко дни?

Перспективи за работа

За съжаление тази позиция няма окуражаваща перспектива за работа. Бюрото по трудова статистика на САЩ предвижда, че технологичният напредък ще започне да поема задълженията на много административни асистенти от 2019 до 2029 г., което ще доведе до 9% спад в растежа на работните места.

Работна среда

Тази позиция се изисква от почти всяка индустрия. Може да се окажете, че работите в медицински офис, адвокатска кантора, правителствена служба или за малък квартален изпълнител. Във всеки случай най-вероятно ще се озовете в офисна обстановка.

Виртуалните асистенти стават все по-търсени, така че е възможно да можете да работите от вкъщи.

Работен график

Това почти винаги е работа на пълен работен ден през нормалното работно време, но естеството на бизнеса може да изисква работа през уикенда, като например ако сте наети в медицинска клиника. Освен това юристите може да открият, че се очаква да вложат дълги часове преди съдебните процеси и крайните срокове.

Как да получите работата

ВЗЕМЕТЕ БЪЛГАРЯЩИ ПРЕПОРЪКИ

Работодателите, наемащи секретарка или административен асистент, търсят човек, с когото да работят удобно, който да се съчетава добре с другия персонал и на когото може да се довери поверителна информация. Силен препоръчителни писма може да демонстрира тези качества.

ИЗПОЛЗВАЙТЕ ВАШАТА МРЕЖА

Докоснете вашата мрежа, за да получите потенциални клиенти за свободни работни места. Свържете се с контакти във Facebook и LinkedIn, семейни приятели, съседи и бивши работодатели. Кажете им, че ще сте благодарни да ги запознаете с всеки, който може да наема.

ПРОСЛЕДЯВАЙТЕ ОТВОРЕНИЯ

Направете търсене в Google за свободни работни места с ключови думи като административен асистент, маркетингов асистент, редакторски асистент, медицински секретар, юридически секретар и офис Асистент за генериране на обяви за работа. Много административни работни места също ще бъдат рекламирани в секцията за заетост на уебсайта на вашия местен вестник или търговска камара.

ГРОКЪТ, КОЙТО ВЪЗОБНОВЯВА

Това примерна автобиография може да ви напътства и да ви помогне да се уверите, че са включени всички най-добри ключови думи. И не пренебрегвайте силата на страхотното мотивационно писмо, което да върви с него.

ACE ВАШЕТО ИНТЕРВЮ

Знаейки предварително какво вероятно ще бъдете попитани, може да измине дълъг път към успешното интервю. Помислете за някои често срещани примерни въпроси и решете отговорите си предварително.

Сравняване на подобни работни места

Някои подобни работни места и тяхното средно годишно заплащане включват:

Източници на статия

  1. Бюрото по трудова статистика. ' Секретари и административни помощници .' Посетен на 19 април 2021 г.

  2. Бюрото по трудова статистика. ' Какво правят секретарите и административните помощници .' Посетен на 19 април 2021 г.

  3. Бюрото по трудова статистика. ' Секретарки и административни помощници - заплащане .' Посетен на 19 април 2021 г.

  4. Бюрото по трудова статистика. ' Как да станете секретар или административен асистент .' Посетен на 19 април 2021 г.

  5. Бюрото по трудова статистика. ' Секретарки и административни асистенти - Перспективи за работа .' Посетен на 19 април 2021 г.

  6. Бюрото по трудова статистика. ' Секретарки и административни помощници - подобни професии .' Посетен на 19 април 2021 г.