Искате 10 съвета за ободряване на фирмената си среща?

Тези 10 съвета ще накарат служителите да оценят вашите фирмени срещи

••• skynesher / Getty Images

Планирате ли ежемесечната или периодичната среща на компанията или отдела? Те могат да бъдат смъртоносно скучни, ако не внимавате. Знаеш тренировката. Куп говорещи глави се подреждат, за да дадат на хората информация за компанията. Да, определено сме ви поздравления за провеждането на тази периодична среща.

Служителите се нуждаят от информацията, за да да се съобразят със стратегическата посока на компанията . Те искат да знаят какво се случва в цялата компания, особено когато информацията засяга работата им или цялостния успех на компанията. Те искрено се интересуват от това, което се случва в различните отдели.

Така че вашите служители се интересуват, но им дайте почивка от говорещите глави и безкрайните powerpoints. Повечето ефективни срещи привлече вниманието им с провокиращи размисъл въпроси и отговори , аудио-визуални материали и участие. Тези съвети ще ви донесат успех.

Какво ви трябва за успешна среща

• Стойка за високоговорители или маса
• микрофон
• График
• Нагледни помагала
• Видео камера
• Триножник
• Кодиращо устройство
• Технология за поточно предаване на живо

10 съвета за по-добри срещи

1. Започнете вашите срещи, презентации и тренировъчни сесии с ледоразбивач или загряваща дейност . При голяма среща или кратка среща, ледоразбивачът може да бъде единичен въпрос това кара хората да мислят и да говорят със съседите си. Като пример задайте въпрос, който кара хората да вдигнат ръце. Дължината на ледоразбивача зависи от продължителността на вашата среща, така че планирайте разумно.
2. Разнообразете своите методи за представяне. Ако всеки говорител говори с публиката, във формат на лекция, дори заинтересованите глави скоро кимат. Помолете хората да говорят в малки групи. Използвайте аудио-визуални материали като видеоклипове, слайдове и презентации и снимки на PowerPoint. Ако говорите за нов процес на боядисване, покажете на служителите си преди и след боядисаните части. Предайте положителни проучвания на клиенти и карти за коментари.
3. Поканете гост лектори за участие и вълнение на публиката. Вашите клиенти имат какво да кажат на вашата работна сила за техните нужди и изисквания за качество. Една клиентска организация, която си партнира с нестопански, благотворителни асоциации, включва гост лектори от организациите, които получават своите дарения. Говорителите от организации, които вашите служители подкрепят финансово, са динамит.
4. Насърчавайте въпросите, за да започнете диалог. Помолете хората да запишат своите въпроси преди срещата и по време на срещата. Отделете време за въпроси, насочени към всеки оратор, докато отивате. Ако не можете да отговорите на въпроса веднага и правилно, кажете на хората, че ще се свържете с тях, когато получите правилния отговор. Ако въпросите надхвърлят времето, насрочете среща по темата.
5. Често пренебрегвана, но решаваща, успешна тактика за среща е да помолите всеки говорител да повтори на глас всеки въпрос, който му или тя е зададен. Човекът, който задава въпроса, знае, че ораторът е разбрал въпроса. Други хора, присъстващи на срещата, също могат да чуят и знаят въпроса, а не просто да предполагат въпроса – може би неправилно – от отговора на говорещия.
6. Поставете цели за вашата периодична среща. Не можете да представите всеки аспект от бизнеса на компанията на едночасова среща. Така че, решете важните, навременни въпроси и отделете време на срещата за тях. Вземете предвид и интересите на мнозинството от присъстващите. Не забравяйте, че имате други методи за предаване на информация за компанията, които включват програми като Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype за бизнеса, Flowdock, имейл и IM. Комуникацията на цялата стратегическа информация за компанията не трябва да се извършва на среща.
7. Формулирайте внимателно вашия дневен ред . Идентифицирайте нуждите и интересите на мнозинството от участниците. Започнете с добрите новини, които ще накарат присъстващите да се почувстват добре.
8. Променяйте реда на ораторите в дневния ред всеки месец. Не искате хората да се отегчават от еднаквостта. Разпределете необходимите бизнес точки в дневния ред, така че хората да не изключат края на срещата или да смятат, че крайните точки са по-малко важни. В статия в „Уолстрийт джърнъл“ преди няколко години се посочва, че мениджърите в САЩ ще спестят 80 процента от времето, което губят в срещи, ако направят две неща правилно. Първото винаги беше да имаш дневен ред. Второто беше да започне навреме и да приключи навреме. Ще добавя, че трябва да дадете на всеки оратор необходимото време, за да обхване своята тема. Дръжте ги на тяхното времево ограничение - хубаво.
9. Организирайте физическата среда така, че хората да са внимателни към съдържанието на срещата. Никой не трябва да седи зад или отстрани на високоговорителите ви. Уверете се, че има места за всички присъстващи и ако се изисква водене на бележки, повърхност за писане. Уверете се, че визуалните елементи са видими и че хората могат да чуват. Може да се наложи да използвате микрофон. Можете да предавате реквизит или мостри из стаята за разглеждане. Ако размерът на вашата среща е станал твърде голям за физическата среда на вашата заседателна зала, използвайте технология, за да предавате поточно срещата в няколко допълнителни места за конферентни зали. Въпреки че със сигурност бихте могли да предавате срещата на лаптопите на хората, това отрича положителното въздействие на тийм билдинга това насърчава присъствието с други служители в няколко места за конферентни зали.
10. Никога не подценявайте силата на храната по време на среща. Храната отпуска атмосферата, помага на хората да се чувстват комфортно, помага на хората да поддържат положителни нива на енергия и изгражда другарството в екипа. Уверете се, че отговаряте на разнообразните нужди на вашата група с храната, която сервирате. Като пример предложете плодове и кисело мляко в допълнение към поничките. Предлагайте вегетариански и кошер хот-дог с обикновените франки.