Използване на положителна и ефективна обратна връзка на работното място

И някои неща, които никога не бива да казвате

Изображение от Ashley DeLeon The Balance

Какво точно е обратна връзка и какъв е най-добрият начин да я дадете за най-добри резултати? От управленска гледна точка обратната връзка е вашата оценка на качеството на работата и представянето на служителя, дадена на този служител.

Обратната връзка позволява на служителя да знае какво е направил правилно или грешно и дава методи за подобряване на задачите, които не е изпълнил или е извършил неправилно. Дадена по положителен начин, обратната връзка е един от ключовите методи за развитие на служител.

Целта на обратната връзка

Целта на обратната връзка е да засили положителното поведение, което допринася за представянето, и да елиминира отрицателното поведение, което може да отклони работата. Добрите служители се нуждаят и искат да знаят как се справят, а ефективните мениджъри работят усилено, за да овладеят изкуството и процеса на водене на трудни разговори и да предлагат смислени оценки.

Даването на обратна връзка е една от най-важните части от работата на мениджъра.

Обратната връзка е полезен инструмент, когато сте идентифицирали слепите петна на служителя.

Слепите петна (в контекста, свързан с работата) са области, за които някой може да не знае, че съществуват, може да не разбира или да не е в състояние да се справи сам. Всички имаме своите слепи петна и мениджър, върху който се фокусира развитие на служителите може да помогне на служителя да разбере и да се справи със своите.

Ефективна обратна връзка

Има някои общи методи за даване на ефективна и положителна обратна връзка:

• Стигнете до същността и бъдете конкретни. Не влачете други полусвързани или подобни инциденти в разговора. Фокусирайте се върху едно събитие наведнъж и се уверете, че всички събития са свързани с обсъждания период
• Обратната връзка трябва директно да се отнася до работата или как лицето се справя с работата
• Ако имате a личностен конфликт с дадено лице, помислете да работите за преодоляване на различията си, преди да предложите обратна връзка. Опитайте се да разберете откъде идва служителят. През по-голямата част от времето конфликтът на личността може да бъде разрешен, като просто слушате какво има да каже служителят
• Редовните, планирани сесии за обратна връзка са ефективни за развитието на служителите. Въпреки това, не трябва да чакате насрочени сесии за обратна връзка, за да разрешите проблем. Решавайте всички проблеми, когато възникнат
• Уверете се, че показвате признателност, след като служител е постигнал поставените цели по време на сесиите за обратна връзка. Събитието все още ще бъде свежо в съзнанието на служителя, за да могат да го поставят в контекст и да възприемят отново същия подход
• Ако промяната е трудно предизвикателство, предложете поне предложения и помощ. Не се страхувайте да си изцапате ръцете, показвайки на някого как да направи нещо трудно

Има различни видове обратна връзка, които можете да дадете. Изпълнението на работата, поведението, кариерата и личната обратна връзка са някои примери.

Обратна връзка за изпълнението на работата

Когато давате обратна връзка, трябва да внимавате как го изразявате и представяте. Опитайте се да помислите как да се обърнете към индивида и обстоятелството, преди да предоставите обратната връзка.

Положителен пример за обратна връзка може да бъде: Алекс, надхвърлихте производствената си цел с 20% миналата седмица. Добра работа. Това наистина ще ни помогне да постигнем общите си производствени и финансови цели. Как го направи?

Може да не искате да възнаградите упоритата работа с още по-упорита работа: Крис, току-що забелязах, че надхвърлихте производствената си цел миналия месец. Добра работа. Целта за този месец ще бъде увеличена с 20%.'

Първият пример показва интерес към уменията на вашия служител, докато вторият пример дава на служителя негативно усещане. Последният отговор вероятно ги убеди да не работят толкова усилено отново.

Поведенческа обратна връзка

Поведенческата обратна връзка е обратна връзка, която е фокусирана върху специфичното поведение на служителя, което се нуждае от корекция. Ако продавачът не изпълнява седмичните си цели за контакт, може да не е ефективно да му кажете, че трябва да се справят по-добре. Мениджърът трябва да разбере защо направените обаждания не са толкова ефективни, колкото биха могли да бъдат.

Пример за положителна поведенческа обратна връзка може да бъде: „Нанси, забелязах през последните няколко седмици, че се бориш да постигнеш целите си за контакт. Прегледах вашите номера и изглежда, че може да има нещо, което можем да направим, за да подобрим. Изглежда, че може да извършвате обаждания за продажби в неподходящи моменти. Какво мислиш?'

Слаб пример може да бъде, Нанси, трябва да работиш повече, за да установиш повече контакти с нашите потенциални клиенти.

Вече е установено, че Нанси може да не се справя добре. Няма да я убедите да подобри поведението си, като й кажете да работи повече. Първият отговор идентифицира възможен проблем, като същевременно получава и нейните мисли.

Кариерна обратна връзка

Ако имате служител, показващ потенциал за лидерство, можете да опитате този пример: Мат, мисля, че имаш лидерство потенциал. Демонстрирахте способност да мотивирате екипи, можете да се справяте с неяснотите и сте бърз опит. Лидерството нещо, което ви интересува да изследвате?

Ако дадете на служителя възможност и време да помисли за това, може да се изненадате от отговора. Това дава на Мат нещо, което да обмисли, да надгради и да се гордее, вместо да го постави на място с внезапно повишение. Той може да отхвърли предложението, но не сте го принудили в ъгъла и не го накарате да направи нещо, за което не е готов.

Личен проблем Обратна връзка

Всеки има времена на лична борба. Ако забележите разлика в представянето на служителите, демонстрирайте подкрепата си и предложете помощ. Ан, забелязах, че не си била себе си през последните две седмици. Направихте две значителни грешки в последните си две предложения, пропуснахте важен срок и когато се срещнахме вчера, изглежда не ми обърна внимание. Трябваше да се повторя два пъти. Притеснен съм, защото това изобщо не е като теб. Ако нещо се случва в живота ви, разбирам, че може да е лично и да не е моя работа, но се притеснявам, че това се отразява на работата ви.Има ли нещо, което мога да направя?'

Лошият подход към личен проблем би бил: Ан, имате ли проблеми със съпруга ви?

Имайте предвид, че първият подход не се опитваше да идентифицира личния проблем. Служителката би се чувствала уважавана, тъй като нейната неприкосновеност на личния живот се зачита. Придържайте се към справянето с работата и предлагайте помощ, ако можете. Направете препратка към програма за подпомагане на служителите, ако имате такава.

Последни мисли

Начинът, по който се предоставя обратната връзка и как се обсъждат въпросите, със сигурност ще зависи от контекста и ниво на доверие между мениджър и служител. Използвана положително, обратната връзка може да сближи мениджърите и членовете на екипа и да подобри представянето на служителите.