Използване на етапи в управлението на проекти
••• МаркоМарчи/Гети Имиджис
Една от определящите характеристики на проекта е, че той продължава за определен период от време. Това може да бъде всичко от няколко седмици до няколко години, а в някои случаи, за мащабни строителни проекти или обществени работи, десетилетия.
За да проследят напредъка по пътя и да гарантират, че ключовите резултати се постигат в съответствие с графика, ръководителите на проекти използват важни етапи.
Крайният етап на проекта е задача с продължителност нула, която означава постижение в проекта. Те се използват като начин да се покаже движение напред и напредък и да се покаже на хората какво се случва, дори ако нямат подробни познания за задачите, които трябва да стигнат до там. В това отношение те са много полезни за комуникация със заинтересованите страни и за определяне на очакванията.
Кога да използвате етапите на проекта
Основните етапи в управлението на проекти се използват за отбелязване на:
- Началото на важни етапи на работа
- Краят на важни етапи на работа
- Срокове
- Когато се взема важно решение
- Други фиксирани моменти във времето, които се нуждаят от извикване специално
Колко често да поставяте важни етапи в плана си
Курсът за обучение може да препоръча поставянето на важни етапи във вашия план около веднъж месечно. Това е добре и е добро правило, но трябва да използвате професионалната си преценка. Някои месеци може да имат много активност с важни срещи, които се отбелязват като важни етапи, вземани решения и приключването на една фаза и началото на друга .
През други месеци може да сте съсредоточени върху изпълнението, с много малко, ако изобщо не можете да окачите важен етап.
За целите на отчитането е полезно да създадете причина да имате крайъгълен камък поне веднъж във всеки цикъл на отчитане.
Как важните събития са представени във вашата диаграма на Гант
Основните етапи са един от компоненти на диаграма на Гант и са показани на графиката като диамант. Те не се показват като нормална задача, защото имат нулева продължителност: с други думи, не отнемат време. За целите на планирането на диаграма на Гант те просто се случват.
Ако не използвате диаграми на Гант, все още можете да използвате етапи. Тук са 5 алтернативи на диаграмите на Гант : все още можете да включите важни етапи в плана си, като ги използвате.
Ако искате да останете лично организирани и вашият софтуер за управление на проекти не е напълно интегриран в календара ви, можете да копирате и поставите ключовите дати в дневника си. В зависимост от това как обичате да работите, това може да ви напомни какво трябва да ви предстои.
Как да назовем важни етапи
Основните етапи трябва да имат ясно описание в графика на вашия проект, но не и такова, което предполага, че са задача. Така че те не трябва да се наричат „Получете съгласие за преминаване към Фаза 2“, а „Фаза 2 започва“. Ако искате да отразите усилията за постигане на съгласие за преминаване към фаза 2, добавете задача точно преди крайъгълния камък, за да я покриете.
Основните етапи трябва да описват момента във времето, който представляват по следния начин:
- Фазата на тестване е завършена
- PID одобрен
- Подписан договор
Много ръководители на проекти също избират да номерират своите основни етапи за по-лесно справяне. Ако използвате структура за разбивка на работата, можете да използвате номерацията от нея. В противен случай е добре да използвате M1, M2 и така нататък, за да стане ясно за какво имате предвид. Ясната структура на именуване става все по-важна с увеличаването на броя на важните етапи, така че помислете как ще направите това, ако проектът ви работи в продължение на няколко месеца.
Как да подпишем основните етапи
Основните етапи са част от графика на вашия проект, така че когато графикът ви е изходен, трябва да считате, че вашите етапи са подписани.
Ако трябва да промените датите на вашите основни етапи, тогава трябва да използвате своя стандарт процедура за контрол на промяната за коригиране на вашия план. Това може да бъде толкова лесно, колкото да разговаряте със спонсора на вашия проект и да им уведомите защо датите трябва да се променят, или толкова официално, колкото да съставите нов препоръчан график и да го занесете в комитет за планиране, за да го ратифицира.
Най-добре е да разберете какъв ще бъде вашият важен процес на подписване, ако има такъв, преди да се наложи да го използвате, така че да не губите време, когато трябва да направите промяна.
Използване на етапи за комуникация
Основните етапи са полезни за комуникация и отчитане, защото представляват минималните точки на контрол в плана. С други думи, ако извадите всички останали задачи, все още можете да видите какво се случва и да продължите проекта да продължи напред, като използвате само основните етапи.
Трябва да можете да извадите основните етапи и да ги поставите в табло за управление или отчет за проекта. Те трябва да разкажат историята на проекта достатъчно подробно, за да удовлетворят хората, на които докладвате, обикновено вашият спонсор на проекта или друга изпълнителна група, като ръководната група (или табло на проекта ). Всеки месец или при честотата на отчитане, която използвате, можете да покажете кои основни етапи са постигнати.
Отчитането спрямо основните етапи е доста лесно и често се прави като таблица. Изброявате описанието на етапа, датата, на която е трябвало, и след това новата прогнозна дата. Когато крайъгълният камък бъде постигнат и може да бъде маркиран като завършен, добавяте и тази дата. Да се надяваме, че ще бъде същото като прогнозираната дата, но проектите не винаги се получават по този начин.
Таблица като тази прави ясно какво е завършено и какво е невероятно. Ще можете да планирате отговора на въпроса, защо не постигнахме този етап? преди да отидете и да се срещнете с вашия спонсор или да изпратите доклада.
Когато вашият проектен план е много дълъг и имате много важни етапи, ще ви е по-лесно да оставите завършените етапи от всеки цикъл на отчитане. Докладвайте само важните етапи, които предстоят или завършени през този месец: следващия месец свалете всичко, което е завършено миналия месец, така че да не добавяте непрекъснато към дължината на отчета, като казвате на хората за работата, за която вече знаят, че е приключила.
Основните етапи са наистина полезен инструмент за управление на проекти за планиране, планиране и отчитане и са лесни за използване. Поставете някои в плана си за следващия си проект, проследете ги и ще разберете коя честота работи най-добре за вас.
Както при всичко в управлението на проекти, използвайте ги гъвкаво, за да постигнете желания резултат, като използвате тези съвети и насоки, за да информирате вашите собствени решения.