Използвайте дисциплинарните наказания ефективно и законно

Искате ли да знаете как да приложите прогресивната дисциплина на работното място?

••• Ерик Одрас/ONOKY/Getty Images

Никой не иска да чуе, че представянето им е по-малко от очакваното. След консултиране и коучинг от мениджъра не дава подобрение, но трябва да започне писмено дисциплинарно действие — за защита на интересите на компанията — и за защита на интересите на служителя.

Служителите се чувстват неудобно от дисциплинарни действия като порицание на служител . Те са тъжни и неудобни, когато техният мениджър им каже, че представянето им изисква a Устно предупреждение , последната стъпка преди написаното дисциплинарни мерки започва.

Мениджърите се чудят защо служителите не го правят просто подобряват тяхното представяне с напредване на тежестта на дисциплинарното наказание. Ефективният, комуникативен процес на дисциплинарни действия трябва да държи служителя информиран и отговорен на всяка стъпка от пътя.

Много мениджъри не харесват дисциплинарната част от работата си повече от всичко друго. Всъщност в проучванията мениджърите се класират уволнение на служител в горната част на списъка с действия, в които най-много мразят да играят роля. Мениджърите предпочитат да прекарват времето си в дейности като напр Поставяне на цели , преглед на напредъка и елиминиране на проблеми, които служителите изпитват, докато се стремят да завършат работата си.

Цел и напредък в дисциплинарните действия

От гледна точка на компанията, порицанието на служител показва, че компанията е работила със служителя, за да му помогне да се подобри. В същото време компанията документира нарастващото му нещастие с представянето на служителя и факта, че нарастващото нещастие е било споделено със служителя.

Писмената забележка на служителя показва, че служителят е бил информиран и за проблемите с изпълнението и техните последици, ако те останат неотстранени. Ето защо работодателите молят служителите да подпишат документ, показващ, че са прочели и разбрали съдържанието на документа.

След писмото за порицание, в зависимост от политиките за дисциплинарни действия на компанията, допълнителните стъпки могат да включват последващи писма с порицание с придружаващи наказания, като почивни дни без заплащане.

Ако ръководителят има вяра, че служителят може да подобри представянето си, по всяко време по време на дисциплинарното производство и за предпочитане преди първото писмо с порицание, ръководителят може да въведе план за подобряване на производителността (PIP) .

PIP е по-официален, подробен документ с цели, очаквания и срокове, възможността на надзорния орган да комуникира ясни очаквания за работата и представянето на неработещия служител. Когато служител е на PIP, служителят обикновено се среща с мениджъра, а често и с персонала по човешки ресурси, всяка седмица или две седмици, за да отбележи напредъка към подобряване на представянето.

Дисциплинарните мерки, като порицание на служител, могат да бъдат печеливши, ако служителят се вслуша в посланието. Ако служителят не го направи, компанията и мениджърът ефективно са защитили своите интереси – и интересите на служителите, които се представят задоволително.

Целта е да се предотврати отрицателно въздействие върху работещите служители, чиито морален е засегнат от служителя, който не си върши работата. Всъщност нищо не оказва по-голямо влияние върху работещите служители от това да се налага да работите заедно със служител, който не се представя. Това е особено вярно, ако видят, че този служител има право на същите повишения и бонус те получават.

Въпроси, които трябва да се вземат предвид при дисциплинарните действия на служителите

Като средство за комуникация със служителите, служител порицание трябва да е справедлив. Работодателите трябва да се уверят, че използват инструмента по подходящ начин и че съществуват определени условия за тяхното ефективно и успешно използване.

• Служител длъжностни характеристики трябва да съществуват, които да посочват изискваната област на изпълнение, за която служителят получава порицание. Ако проблемната производителност се появява в несъществена длъжностна функция, това се нуждае от внимание — или пренаписана длъжностна характеристика.
• Порицанието на служителя трябва да съответства на процеса на дисциплинарни действия, описан в наръчник на служителите . Добре написаните наръчници на служителите предлагат потенциални дисциплинарни действия, но позволяват на работодателя свобода в зависимост от обстоятелствата на действията или представянето на служителя.
  Никакви дисциплинарни действия не трябва да се обещават или считат за съществени. Списъкът с необходимите дисциплинарни действия спъва способността на работодателя да отстрани служител, който не изпълнява задълженията си. Те могат да направят адвокатите щастливи, но причиняват ненужна болка на неработещия служител, неговите или нейните колеги и организацията.
• Минали практики на компанията, в подобни ситуации с други служители, трябва да са в съответствие с текущото порицание на служителя. Несъответствието е потенциална причина за обвинения в дискриминация ако служителите в защитена група са свръхпредставени в дела за дисциплинарни действия. Ако откриете, че това е така, преразгледайте вашите практики за наемане, политики и всяка друга практика на наемане на работа, която може да бъде червен флаг за дискриминационно третиране.
• Степента или видът на предприетите дисциплинарни действия отговарят на проблемите с представянето на служителите. Веднъж адвокат попита защо компания-клиент предоставя все по-големи отпуски от работа на служителите, които са имали посещаемост проблеми. Въпросът наистина ме накара да преосмисля практиката, но в чест на работодателите, възможностите са ограничени, когато нарушаването на правилата и политиките от страна на служителите е проблем.
  Важното, отвъд последователността в подобни ситуации, е да се стремим дисциплинарното наказание да съответства на престъплението. Например, служебна кола е била извадена от употреба на служител за определен период от време, тъй като служителката е таксувала етикета EZPass на компанията за лично пътуване, като по този начин е таксувала компанията за личните си такси.
  Във втори пример служител беше отстранен от два фирмени комитета, в които той обичаше да служи, тъй като неговото закъснение и отсъствия от работа се отрази на редовния му работен ден. В трета, служител е загубил предварителното използване на фирмената кредитна карта, тъй като разходите му са в нарушение на компанията кодекс на поведение .

Ан порицание на служител , използван по подходящ начин като част от поредица от дисциплинарни действия, може да помогне на служител да подобри представянето си и да се присъедини отново към редиците на работещите служители.