Топ 10 начина да направите една отдалечена среща ефективна

Използвайте тези съвети, за да подобрите отдалечените си срещи

Преди кризата с коронавирус компаниите сами решават дали искат служители да работят дистанционно или да има изискване за присъствие в офис на пълен работен ден. Внезапно светът се обърна с главата надолу и по-голямата част от бизнеса трябваше да преминат и да се адаптират към дистанционен работен модел.

Въпреки това, дори когато поръчките за оставане вкъщи в крайна сметка приключат, да знаете как да провеждате ефективно отдалечена среща, пак ще бъде страхотно умение, което трябва да притежавате. Също така е вероятно този опит от дистанционна работа – поне част от, ако не и през цялото време – да е събрал някои поддръжници. Ето 10 начина да ви помогнем да направите вашите отдалечени срещи най-ефективни.

Нуждаете се от страхотни технологични инструменти

Когато работите в рамките на а донесете културата на вашето собствено устройство (BYOD), хората ще имат различни системи и възможности. Вашите служители обаче може да нямат това, от което се нуждаят, за да участват в успешна видеоконференция. Помислете за стандартизиране на лаптопи или поне за определяне на минимален стандарт, така че видеоконференцията да е ясна и ефективна.

Ще искате да имате няколко вида технологии, които са договорени за отдалечени срещи, така че служителите да станат ефективни и опитни. Това може също да означава инвестиране в качествени слушалки, които могат да помогнат за блокиране на фоновия шум, както и да предотвратят обратна връзка от други хора по време на видеообаждането.

Придържайте се към основите на успешните срещи за отдалечени срещи

Страничните разговори и чатите преди срещата лице в лице са често срещани, но не винаги работят добре във виртуални ситуации. Експертите по срещи Боб Фриш и Кери Грийн предлагат да имате официална структура, назначен фасилитатор, дневен ред и да зададете времеви ограничения, за да поддържате вашата виртуална среща гладко.

Както при всяка успешна среща , вие също ще трябва да сте откровени за причината, поради която се свиквате, целта и как очаквате да изглеждат решението, резултата или резултатите след това.

Не подценявайте фактора на социализация

Съществуват различни причини, поради които отдалечените служители може да искат да провеждат срещи: споделяне на информация, решения за мозъчна атака, координиране на дейности и като цяло изграждане на екип. Но една важна причина за провеждане на среща от разстояние е социализацията. Отдалечените екипи трябва да изградят социални връзки, за да работят по-добре заедно. Точно сега може да се наложи да провеждате повече срещи, отколкото в „нормални“ времена, защото толкова много хора се чувстват изолирани и отделени един от друг.

„Колкото повече можете да изградите чувство за общност в момента, толкова по-добре за емоционалното здраве и работната ефективност на всеки“, казва автор и изпълнителен директор на дигитална агенция Хауърд Тиърски. „Добре организираната среща всъщност може да бъде светло място в иначе мрачен и депресиращ ден.“

Виртуален ледоразбивач или дейност също ще ви помогне да започнете отдалечената среща с положителна нотка и ще насърчи разумното преминаване към основната тема по-добре от празно бърборене. Дори а забавният ледоразбивач помага затопля разговора на групата.

Заглушаване, когато е необходимо

Фоновите шумове, като хората, които водят бележки на лаптопа си, добавят огромен шум към виртуална среща. Напомнете на участниците да натиснат заглушаване, ако ще пишат (освен ако не говорят) или ако имат друг шум на заден план, като деца, телевизори, трафик и домашни любимци.

Споделете вашите реакции

Въпреки че можете да видите членовете на екипа си, колкото повече хора има на отдалечената среща, толкова по-малко можете да виждате репликите на лицето на другия и да четете езика на тялото – основни компоненти на комуникацията в такава среда. Това може да доведе до неудобно изживяване.

Когато хората са заглушени, в тандем с липсата на език на тялото и общата неловкост на ситуацията с отдалечена среща, може да имате проблеми да разберете как хората реагират.

Ако някой се пошегува, кажете на глас: „Това е смешно, защото може да не види усмивката ви или да чуе кикотката ви.

Имайте дрес код за отдалечени срещи

Работата вкъщи обикновено осигурява по-спокоен работен ден, но някои хора прекаляват с умереността. Например, съдия във Флорида трябваше да напомня на адвокатите да станат от леглото за виртуални съдебни заседания и да облекат обичайни дрехи. Уверете се, че вашите служители познават бизнеса очакванията за тяхното делово облекло .

Дайте възможност на всички присъстващи да говорят

В редовна среща можете да очаквате хората да говорят, когато е необходимо. Поради липсата на социални сигнали и препоръчителното заглушаване, хората може да изпитват затруднения да кажат това, което трябва да кажат. В фасилитаторът или ръководителят на срещата трябва да попита хората специално за да говорят или да дадат възможност на всички участници да дадат обратна връзка или да споделят идеи.

При отдалечена среща някои служители са по-удобни да говорят и не искате да позволявате на никого да доминира. Следователно фасилитаторът може да иска да извика хора по име, за да позволи на всеки член на екипа да общува.

Възползвайте се от функцията за чат и видео възможностите на инструмента

Ако вашият инструмент за виртуална среща има функция за чат, кажете на хората да го използват. Прозорецът за чат е ценно място за отбелязване на важни идеи и задаване на въпроси, без да прекъсвате водещия.

Може също така да помолите вашите отдалечени участници в срещата да включат видео компонента на инструмента или лаптопа. Това е полезен начин да помогнете на хората да останат на задачата и да участват ефективно в отдалечена среща.

Ако можете да се видите, вие знаете дали вашият колега участва в срещата или не. Ако все пак използвате визуален контакт, помолете участниците да седят в зона от дома си, която е спокойна и не разсейва визуално.

Не се страхувайте да се справите с трудни проблеми по време на отдалечена среща

Както Фриш и Грийн от Harvard Business Review намекват, може да бъде изкушаващо просто да предложим всички да изчакат, докато се върнат в офиса, за да се справят с определени неотложни проблеми. Но сега трябва да се заемете с днешните теми, които ви вълнуват. Отлагането на проблемите им позволява да ускори , което е контрапродуктивно за успеха на бизнеса.

Отнасяйте се с хората с доброта и уважение

Въпреки че хората са склонни да бъдат по-самосъзнателни пред камерата, отколкото при разговори лице в лице, показването на учтивост винаги е добър съвет за всяка форма на среща. Не критикувайте хората за тяхното осветление, разположение на камерата или друг визуален проблем по време на срещата. Времето за коригиране на тези неща е преди срещата, един на един.

Долния ред

Надяваме се, че тези съвети ще помогнат на вашите отдалечени срещи да станат по-ефективни и по-полезни. Те трябва не само да служат като инструмент, който да помогне на служителите ви да се чувстват по-удобно да седят пред камера и да участват, но и да засилят способността ви да провеждате и управлявате потока на разговора. И подобно на много работни предизвикателства преди него, вашите виртуални срещи ще се подобрят с времето, практиката, постоянството и търпението.

Източници на статия

1. Harvard Business Review. ' Какво е необходимо за провеждане на страхотна виртуална среща .' Посетен на 22 април 2020 г.

2. HR гмуркане. ' Взаимодействайте умишлено: Как HR може да насърчи ефективни онлайн срещи .' Посетен на 22 април 2020 г.

3. Inc. Искането на съдия подчертава защо имате нужда от код за облекло за работа от разстояние .' Посетен на 22 април 2020 г.