Правителствена Кариера

План за управление на заинтересованите страни

Увеличете максимално положителното въздействие върху проекта

Екип от архитекти, работещи в офиса

••• Astrakan Images / Getty Images

В управление на проекти , планът за управление на заинтересованите страни е официален документ, очертаващ как заинтересованите страни ще бъдат ангажирани в проекта. Заинтересована страна е лице или група, които имат собствен интерес към проекта. Чрез обмисляне кога и как заинтересованите страни ще бъдат включени, проект екип може да увеличи максимално положителното въздействие на заинтересованите страни върху проекта.

Какво представляват заинтересованите страни?

Заинтересованите страни могат да бъдат вътрешни и външни за организацията. Примери за вътрешни заинтересовани страни включват ръководители и бизнес звена като счетоводство и информационни технологии. Бизнес звената обикновено имат представители в екипа на проекта. Външни заинтересовани страни могат да бъдат групи по интереси, фирми и граждански организации. Рядко се случва външни заинтересовани страни да бъдат представени в екипа на проекта. За агенции с регулаторни правомощия, индустриите, които те регулират, обикновено са най-важната външна група на заинтересованите страни за всеки проект.Ако екипът на проекта идентифицира заинтересована страна, тази заинтересована страна трябва да бъде предвидена в плана за управление на заинтересованите страни.

Непрактично е екипът по проекта да се състои от членове, представляващи всяка група заинтересовани страни. В много случаи е невъзможно. Въпреки това екипът на проекта се нуждае от принос и подкрепа от заинтересованите страни, за да успее проектът. Например, правителствена организация иска напълно да обнови и модернизира своята най-широко използвана собствена софтуерна програма. Почти всеки в организацията използва програмата по някакъв начин. Всеки тип потребители не може да бъде пряко представен в екипа на проекта, така че екипът измисля начини за събиране на информация от заинтересованите страни и решава как да информира заинтересованите страни за състоянието на проекта.Тези методи за събиране на информация и комуникационни стратегии са документирани в плана за управление на заинтересованите страни.

Заинтересовани страни срещу комуникационен план

Може да има значително разминаване между плана за управление на заинтересованите страни на проекта и комуникационния план. Техните функции са много сходни. Планът за управление на заинтересованите страни е по-широк, тъй като улеснява приноса към проекта, както и очертава резултатите. Планът за управление на заинтересованите страни е по-тесен, тъй като се насочва само към тези със собствени интереси, докато комуникационният план може да включва по-широка аудитория.

Еволюция

Планът за управление на заинтересованите страни обикновено се пази от проекта мениджър . С напредването на проекта ръководителят на проекта преглежда плана за управление на заинтересованите страни и периодично го връща на екипа на проекта, за да обмисли актуализации. Един проект може да изглежда много различно в средата на своята времева линия, отколкото на етапите на планиране, така че е важно да се уверите, че ръководните документи на проекта са променени, ако обстоятелствата го налагат.

Пример

Ето пример за това как планът за управление на заинтересованите страни може да се промени в хода на проекта. Държавна агенция се захваща с проект за нормотворчество. Както започва, проектът спонсор и ръководителят на проекта изготвят списък на заинтересованите страни, които да включат в плана за управление на заинтересованите страни. Една от първите задачи на екипа по проекта е да изпълни плана. След няколко месеца член на екипа по проекта идентифицира заинтересована страна, за която никой не е мислил в началото на проекта. Ръководителят на проекта добавя новата заинтересована страна към плана и свиква среща на екипа по проекта, за да обсъди как да ангажира новата заинтересована страна.След като екипът реши какво да прави, ръководителят на проекта ще информира спонсора на проекта.

Планът за управление на заинтересованите страни е жив документ. Тъй като проектът се променя, планът за управление на заинтересованите страни може да се промени с него, за да обслужва по-добре нуждите на проекта. С пъргав план за управление на заинтересованите страни, екипът по проекта може по подходящ начин да събира информация и обратна връзка от заинтересованите страни, както и да информира тези заинтересовани страни.