Управление На Проекти

Роля и цел на хартата на проекта

Човек, който чете документ

••• Сам Едуардс/Caiaimage/Getty Images

Хартата на проекта официално очертава проект в организация. Той обхваща обхвата на това, което проектът ще постигне, както и хората, които участват, етапите, бюджета и възможните рискове. Много организации считат този документ за съществена част от планирането на проекта — въпреки че не е същото нещо като плана на проекта, защото не навлиза в детайлите на отделните задачи в рамките на проекта.

Една ефективна харта на проекта може да направи следното:

  • Очертайте обхвата и целите на проекта
  • Уверете се, че спонсорите на проекта и всички заинтересовани страни са съгласувани по проекта
  • Бъдете ясна, единствена референция за всички, участващи в даден проект
  • Помогнете на спонсорите на проекти да получат одобрение от заинтересованите страни, когато все още е необходимо участие

Хартите на проекта могат да варират в зависимост от вида на проекта и организацията, но основните елементи обикновено включват фона на проекта, заинтересованите страни, бюджета, рисковете, основните етапи,

Фон на проекта

Първият раздел на хартата на проекта ще предложи основни подробности като името на проекта, спонсорите и мениджъра на проекта и датата на изготвяне на документа.

Този раздел ще обясни и целта на проекта. Можете да се обърнете към бизнес казус или договор, който управлява проекта, или просто да посочите защо е важно за организацията. Трябва да се обърне внимание на защо този проект е започнат: Решава ли проблем за бизнеса? Отнася ли се към нова тенденция? Подкрепя ли цялостната стратегическа посока на компанията?

Заинтересовани страни

Това ще очертае хората и отделите, които участват в проекта. Той няма да навлиза в същността на всяка задача в проекта, а вместо това ще признава общите роли и участие. Например, можете да изброите основните спонсори на проекти, водещи ръководители на проекти, членове на екипа, всякакви външни работници или партньори и клиенти, ако е приложимо. По-големите проекти може да не изброяват всички участващи лица, но вместо това могат да отбележат ръководството на отдела за определен аспект на проекта.

Цели

Ето, вие отговаряте на въпроса, как ще разберем кога сме приключили? Той включва какво очаквате да достави проектът и как ще разберете дали сте стигнали до там. Например, в проект за стартиране на система за отчитане на време за всички отдели, целта може да бъде: Всички екипи ще използват системата за разписание до края на годината.

Също така си отбележете кой ще бъде отговорен да се съгласите, че сте постигнали тази цел. Това избягва всякакви проблеми в края на проекта, когато изведнъж никой не е готов да подпише работата като завършена.

Бюджет

В този момент може да нямате всички подробности за задачите на проекта, така че не можете да поставите пълен и подробен бюджет на проекта заедно. Въпреки това, можете да отбележите всякакви бюджетни ограничения или оценка на високо ниво на очакваните разходи.

Рискове

Всички проекти имат рискове. Този раздел от хартата на проекта формира ранната версия на вашия дневник на риска по проекта. Документирайте всички рискове, за които знаете в този момент, за да може мениджърският екип да види какво може да повлияе на проекта в бъдеще.

Основни събития

Ако знаете основните етапи на високо ниво, включете ги в хартата на проекта в този раздел. Най-малкото трябва да включите прогнозни начални и крайни дати на проекта. Трябва също да изброите датите на отпадане или нещо, посочено в договорите, с които работите. Можете да прехвърлите тези етапи на вашия Диаграма на Гант по-късно, когато дойдете да съставите по-подробен план на проекта.

Нива на пълномощия за ръководител на проекта

Освен ако не е ясно и документирано някъде другаде, струва си да включите раздел в хартата за това какво може да направи мениджърът на проекта, без да получава допълнителна подписка от някой по-високопоставен. Обикновено се отнася до това какви нива на толерантност са определени в бюджета и сроковете и би било изразено по следния начин: Ръководителят на проекта има 10% толеранс по бюджета и 5% толеранс по график. Всяко отклонение над тези одобрени граници трябва да бъде подписано от спонсора на проекта.

Можете да разширите този раздел, за да посочите какви, ако има такива, правомощия има мениджърът на проекта относно наемането и уволнението на персонал от екипа на проекта.

Одобряване на Хартата на проекта

Последният раздел на хартата на проекта е разделът за одобрения. В Ръководител проект и спонсорът на проекта (или лицето, което е започнало работата, ако все още не е назначен дългосрочен спонсор) трябва да подпише и постави дата на документа. Днес това вероятно ще бъде по имейл, така че запазете копие на упълномощаването на имейл във вашите проектни файлове, в случай че трябва да се върнете към него.