Човешки Ресурси

Цел и съдържание на файл за заплати на служителите

Жена, обработваща файлове за заплати на бюрото си

••• Култура RM/Julian Love/Culture/Getty Images

Файлът за заплати на служителите е хранилище за всичко, което има отношение към заплатата на служителя. Основната причина за създаване на файл за заплати е ограничаването на достъпа до останалата част от поверителна информация, която се намира в досието на персонала.

Предназначение на файл за заплати на служителите

Файлът за заплати позволява на счетоводния персонал да плаща на служителя, без да има достъп до поверителна информация на служителя. Счетоводният персонал може да води регистри за заплати, където има смисъл да плаща на служителя. В случаите, когато заплатите и счетоводството са възложени на външни изпълнители, това е още по-препоръчителна практика за регистрите на заплатите на служителя.

Файлът за заплати ограничава достъпа до поверителна информация за служителите. Файлът за заплати на служителите позволява на счетоводните и финансовите служители да разполагат с информацията, от която се нуждаят, за да плащат на служителя на удобно място. Мястото трябва да е сигурно и недостъпно за други служители.

Трябва да впечатлите на счетоводния персонал факта, че информацията във файловете за заплати е поверителна и не трябва да се споделя без разрешение и да се отпишете от служителите по човешки ресурси. Счетоводният персонал също не трябва да споделя информация за повишения на служители, повишения, бонуси и всякаква друга информация, която е поверителна за служителите.

Човешките ресурси не трябва да наблюдават достъпа на счетоводството до файловете за заплати на служителите. Както се препоръчва за свързани файлове на служители, като персонални и медицински досиета, трябва да ограничите достъпа до файла за заплати. Само хората, които трябва да разполагат с информация, за да си вършат работата, трябва да виждат съдържанието.

Съдържание на файл за заплати на служителите

Това е предложен списък на това, което принадлежи във файл на заплатите на служителите.

  • Писмо за оферта, подписано от мениджъра по наемането, човешките ресурси и служителя
  • Упълномощаване за заплащане, подписано от човешки ресурси и мениджъра по наемането, когато съществува договор за служител
  • Формуляр W-4
  • Документи и разрешение, свързани с всякакви доходи на служителите, които включват приспадане на заплати
  • Формуляр за разрешение за директен депозит
  • Формуляри за отчитане на работното време
  • Почасови седмични графици
  • Часовник записва, където се използва
  • Записи за присъствие
  • Искания за възстановяване на разходи, включително документи и разписки за пътуване и други разрешени разходи
  • Формуляри за възстановяване на разходите за обучение и разписки за плащане, книги и т.н
  • Платете предварително формуляри за заявка
  • Документи за фирмен заем и график на плащане
  • Поръчки и записи за гарнитура
  • Разрешение за разкриване на лична информация
  • Документи, свързани с повишаването на всеки служител
  • Документи, свързани с всякакви бонус , споделяне на печалба , или награда за признание
  • W-2 формуляри
  • Упълномощаване за всякакви други действия по изплащане на заплати, които вашата компания разрешава

Също известен като досиета на служителите, досиета на служителите , досиета за човешки ресурси, документация

Забележка: Сюзън Хийтфийлд полага всички усилия да предложи точни, здрав разум, етични съвети за управление на човешките ресурси, работодател и работно място на този уебсайт, но тя не е адвокат. Съдържанието на сайта не трябва да се тълкува като правен съвет. Сайтът има световна аудитория и трудовите закони и разпоредби се различават от щат в щат и от държава в държава, така че статиите не могат да бъдат окончателни за всички от тях за вашето работно място. Когато се съмнявате, винаги потърсете правен съвет. Информацията на сайта е предоставена само за ориентиране.