Управление На Проекти

Плюсове и минуси на 3 организационни структури на проекта

Коя структура работи най-добре за вас?

Работещи мъже

••• Сидни Робъртс/DigitalVision/Getty Images

СъдържаниеРазгънетеСъдържание

Начинът, по който е структурирана вашата организация, влияе върху начина, по който управлявате и управлявате проекти . Това също може да повлияе на това колко власт и обхват имате, за да вършите работата си като ръководител на проекти.

Има три общи организационни структури и ръководителите на проекти работят във всички тях: функционална, проектна и матрична. Нека да разгледаме предимствата и недостатъците на всеки, за да знаете с какво се сблъсквате, когато се присъедините към нова структура.

Функционална организационна структура

Във функционална организационна структура ръководителят на проекта и всички ресурси работят в едно и също фирмено подразделение, като отдел продажби и маркетинг. Като цяло функционалният мениджър има повече правомощия от ръководителя на проекта.

Предимства

Функционалната структура ви дава най-малко власт като ръководител на проекти, но предлага много други предимства:

  • Работи добре за малки екипи и малки проекти, защото функцията има пълен контрол върху членовете на екипа и другите необходими ресурси.
  • Можете лесно да получите достъп до експертите, от които се нуждаете, защото те са в една и съща функционална област.
  • Бързо е да се съберат всички, за да разрешат проблеми, свързани с проекта.
  • Можете да ограничите инструментите за комуникация на проекта, които трябва да използвате, тъй като екипът е сравнително малък и прост.
  • Често получавате ентусиазирани членове на екипа, които искат да работят по проекта, защото той им предоставя възможности за кариера. Работата по проекти може да бъде чудесен начин да мотивирате екипа си.
  • Ако предавате проекта на функционален екип, функционалният екип, в който работите, може да улесни затварянето на проект.

Недостатъци

Въпреки че тази структура има много предимства, имайте предвид и някои недостатъци:

  • Работата се извършва в силоз, което може да означава, че нямате достъп до хора извън вашето функционално подразделение.
  • Хората в екипа на проекта може да са по-лоялни към своя отдел или мениджър на екип, отколкото към работата си по проекта, което може да създаде конфликти.
  • Голям проект може да завърши с функционален мениджър на проекти за всяка функция. Това може да доведе до пропадане на работата, ако всички ръководители на проекти не работят хармонично заедно.
  • Функционалната работа може да бъде изолираща, тъй като нямате възможност да се свържете широко с компанията. Поддържането на стратегически фокус може да бъде по-трудно.

Организационна структура на проекта

Специални екипи се събират, за да работят по проекти в организационна структура на проекта. Ръководителят на проекта вероятно носи отговорност за линейното управление на членовете на екипа на проекта. Примерите за това включват големи строителни сгради, но също така и корпоративни инициативи, които изискват специален екип. Ръководителят на проекта има крайна власт, като се отчита на спонсора на проекта и на табло на проекта . Хората в екипа работят директно за ръководителя на проекта.

Предимства

Очевидното предимство на структурата на проекта е, че имате повече контрол над екипа, но има и други предимства:

  • Екипите могат да имат силно чувство за идентичност. Това е най-лесната структура, в която да създадете силна екипна култура.
  • Целият екип е фокусиран върху целите на екипа, така че съществува конфликт на лоялност с ежедневната работа за хората, работещи по проекта. Ежедневната им работа е проектът.
  • Ресурсите са посветени на проекта, така че е много по-лесно да планирате работа. Ще знаете кога членовете на екипа са на разположение и няма риск те да бъдат изтеглени в кратък срок, за да работят както обикновено за друг мениджър.
  • Проектите, изпълнявани в тази структура, са чудесна среда за подобряване на вашите умения за управление на проекти, както и повече технически лидерски умения.

Недостатъци

Структурата на проекта е най-лесната за работа, но все пак има някои недостатъци:

  • Да имаш екип, посветен на един проект, е скъп ангажимент. Това обикновено е опция само за големи проекти.
  • Ако премахнете хората от функционалните им работни места, може да им е трудно да се върнат, особено ако проектът е дълъг. Работата по проекти ви разтяга, така че връщането към предишната ви роля след работа в мултидисциплинарна среда по нов, предизвикателен проект, не е привлекателна перспектива за много хора. По този начин управлението на прехода на екипа, когато затворите проект, става още по-важно.
  • Понякога затварянето на проект може да означава загуба на работа, ако бизнесът се е преместил и друга роля не е налична за вас.
  • По своята същност посветените екипи изсмукват ресурси, за да работят само по едно нещо. Те могат да ограничат броя на проектите, които компанията може да направи по всяко време, особено когато различните проекти изискват едни и същи умения.
  • Мениджърите на проекти в този тип структура също извършват линейно управление за своите екипи, което означава да прекарват време и усилия за задачи с човешки ресурси, които не би трябвало да правите в други структури. Ако харесвате този елемент на работа с хора, този фактор може да бъде предимство.

Матрична организационна структура

Третият вариант е матрична структура. Ресурсите се споделят както за обичайната работа, така и за работата по проекти. Това може да означава да имате двама мениджъри или отговорност с „пунктирана линия“ към ръководител на проекта, както и към мениджъра на екип. Функционалната структура на управленската линия обикновено е на мястото си първа, а ръководителят на проекта взема пунктираната линия.

Тази структура разделя властта и правомощията между функционалния или отделен мениджър на екип и ръководителя на проекта. Ще трябва да използвате уменията си за преговори с пълна сила.

Предимства

Матричните структури са много разпространени, защото позволяват на мениджърите да правят гъвкав избор за това как хората прекарват времето си. Вероятно ще работите в матрична среда в някакъв момент от кариерата си. Предимствата на тази структура са:

  • Ресурсите се използват ефективно и могат да се движат между проекти, ако е необходимо.
  • Можете да работите върху много различни неща, понякога паралелно - въпреки че този момент може да се спори и като недостатък.
  • Екипите и отделните хора могат да бъдат много отзивчиви. Ако се появи нов проект, който трябва да има приоритет, е достатъчно лесно да завъртите и изведнъж да се съсредоточите върху нещо друго. Не можете да направите това лесно в структура на проекта, която отнема повече време за разпадане и прегрупиране.
  • Структурата изисква всички да използват един и същ жизнен цикъл и методология за управление на проекти, така че преминаването между проекти е лесно. Хората могат да се присъединят към екип по проекта с относително малко изискване за въвеждане, когато терминологията и процесите са общи.

Недостатъци

Както при всички настройки, и тази има своите клопки. Въпреки че е обща структура, не много съвременни работни места са преодолели проблемите с претоварването. Даването на твърде много работа на хората може да бъде лесно, ако нямате системи за управление и наблюдение на цялото им работно натоварване. Други недостатъци са:

  • Конфликтът между проектите е често срещан, защото може да се борите за същите ресурси като друг проект.
  • Другият проект може да е обособил най-добрите ресурси – най-подходящите хора с правилните умения – или техният прекият ръководител може да не ги предостави за работа по проекта.
  • Може да има някакъв конфликт между обичайните задачи и работата по проекти за отделни лица, особено когато и двамата мениджъри им дават различни приоритети.
  • Ресурсите може да имат конфликт за това какъв път на развитие поемат за бъдещата си кариера. Въпреки че може да знаете, че искате да останете в управлението на проекти, може да имате възможност да преминете към по-старша функционална роля или по-ориентирана към проекта роля. Но наличието на много възможности за кариера е хубаво нещо, дори ако това води до трудни решения.

Организационна структура, която работи идеално за цялата обичайна работа, не винаги работи за проекти и трябва да управлявате в средата, в която работите. Получаването на опит във всяка от тези структури е добра идея, за да можете да ги изпитате от първа ръка. Това ще ви помогне да решите коя среда ви подхожда най-добре и отговаря на вашите умения и предпочитания. След това можете да направите информиран избор, ако имате възможност да решите бъдещата си работна среда.

Разбирането на плюсовете и минусите на организационната структура на всеки проект ви дава шанс да разберете къде най-добре да прекарате времето и влиянието си, за да извлечете максимума от екипа си и да помогнете на проекта си да приключи успешно.