Алтернативи за управление на проекти на диаграмите на Гант
5 начина да проследявате проекта си, без да използвате диаграми на Гант

••• Хенрик Соренсен / Riser / Getty Images
Мениджърите на проекти използват диаграмите на Гант като изключително полезен инструмент за проследяване и координиране на всички малки стъпки, които влизат в голям проект. Диаграмите на Гант могат бързо да станат непосилни и разхвърляни. Те могат да се окажат особено объркващи за хора, които не знаят как да ги четат. Опитайте се да използвате диаграма на Гант, за да обясните напредъка си на клиент или колега в друг отдел и може да имате голямо предизвикателство пред вас.
Това не е единственото предизвикателство, което представят диаграмите на Гант. Данните в диаграма на Гант обикновено изисква специален софтуер за преглед, редактиране и отпечатване, което почти винаги е предизвикателство. Освен това, понякога искате да се съсредоточите само върху малка част от проекта, без да бъдете затрупани от цялата допълнителна информация за целия проект.
Въпреки че диаграмите на Гант са едно чудесно решение за управление на проекти, те не са единственото. Когато трябва да разгледате по-малка извадка от информацията или трябва да представите опростена версия – или част от информацията – в ситуация, когато диаграмата на Гант не би била практична, алтернативен метод може да отговаря на сметката.
Списъци със задачи
Всеки в бизнес общността трябва да е запознат и удобен с основен списък със задачи. Всъщност организирането е едно от топ умения за ръководител на проекти .
Списък със задачи извежда списъка със задачи на следващото ниво. Със списък със задачи можете да добавите допълнителни колони, за да покажете кой ще изпълнява всяка задача, състоянието на задачата, началната и крайната дата и вероятността задачата да бъде изпълнена навреме. Можете дори да добавите квадратчета за отметка за членовете на вашия екип, които да проверяват, когато елементите са завършени.
Електронни таблици
Друга алтернатива е опростена диаграма в електронна таблица. Все още можете да изброявате задачи от лявата страна и все още можете да засенчвате ленти, за да покажете нивото си на напредък и прогнозните начални и крайни дати за задачите.
Изработването на електронни таблици може да отнема много време и да се актуализира, така че няма да искате да ги използвате като цялостно решение за управление на проекти. За прост еднократен отчет за клиент или мениджър обаче, опростена електронна таблица може визуално да изложи проекта по начин, който е
лесно за обяснение и разбиране. Това също е добър вариант за проследяване на напредъка на проекта.
Поточни диаграми
Потокови диаграми или мрежови диаграми показват задачите на проекта в реда, в който трябва да бъдат изпълнени. Диаграмите на потока могат да бъдат толкова прости или сложни, колкото искате. Например, може или не може да искате да изброите информация като начална и крайна дата на всяка стъпка, идентификационен номер на задачата или
локацията. Имайте предвид, че добавянето на твърде много информация може да направи тези диаграми трудни за четене.
Въпреки че много хора намират блок-схемите за по-лесни за четене и разбиране от диаграмите на Гант, правенето им може да бъде проблем. Освен това те често са неподходящи за големи и сложни проблеми. Блок-схемите са най-добри за представяне на прости проекти със задачи, които естествено преминават от една до
следващият, но не трябва да се използва като дългосрочен инструмент или за прекалено сложни проекти.
Канбан дъски
Вашият проект има ли голям брой стъпки, които не е задължително да се извършват в последователен ред? Имате ли няколко души, работещи по един и същ проект или задачите се актуализират често? Ако е така, Канбан може да предложи идеалното решение за вас.
С канбан дъска всяка задача на проекта се записва на лепкава бележка и се поставя в съответната колона, като например „to do,“ „in progress“ или „done“. Когато всяка задача е завършена, съответната лепкава бележка се мести по дъската, докато всички бележки не са в колоната „свършено“.
Тази организационна система е много лесна за разбиране и бързо модифициране, но не е много преносима и ще трябва да внимавате нито една от бележките да не падне и да се изгуби.
Доклади за състоянието
Диаграмите на Гант са отлични инструменти за проследяване на вашите проекти, а не непременно за комуникацията им. Ако всичко, което трябва да направите, е да съобщите напредъка си с клиент, спонсор на проекта или други членове на екипа, а отчет за състоянието може да бъде най-добрият ви вариант. Освен това много софтуерни програми за управление на проекти ще създават опростени, лесни за разбиране отчети за състоянието само с няколко щраквания на мишката, спестявайки ви ценно време и енергия.
Диаграмите на Гант са много практични за проследяване на всички задачи, които влизат в голям проект, но те не винаги са най-добрите за комуникация на тази информация с другите, особено с тези, които не са свикнали да ги четат.
Имате няколко други алтернативи. Опитайте сами една от тези пет алтернативи на диаграма на Гант. Може да бъдете приятно изненадани от това колко време можете да спестите.