Структури за управление на проекти

•••

Тара Мур/Гети Имиджис

Управлението може да е един от по-сухите теми в управлението на проекти, но е и един от най-важните. Това е начинът, по който висшето ръководство знае, че екипите им вършат добра работа, и ги уверява, че проектът се развива както трябва. Той също така предоставя необходимите проверки и баланси на мениджърите, за да знаят, че парите се харчат по начини, които са подходящи и съобразени с бизнес казуса.

В крайна сметка, отговорността на спонсора на проекта е да гарантира, че има адекватно управление, но ръководителите на проекти също могат да играят активна роля в това. Каквато и да е вашата роля, това помага да се разбере управлението на проекта и как то помага на екипите да постигнат целите си.

Дефиниране на управлението на проекта

„Управление“, в управление на проекти термини, се отнася до политиките, процесите, стандартите, процедурите и насоките, които определят как проектите се ръководят, изпълняват и контролират от вашата организация. Това е рамката, в която се развива даден проект. Той включва финансовите аспекти на проекта, както и логистиката, персонала и материалите, свързани с проекта.

Управлението може да бъде обширно и „тежко“, с много бюрокрация, или „леко“ с минимален надзор. Мениджърите трябва да се стремят към правилното ниво на управление за тяхната среда и култура. Да се уверите, че вашите политики за управление отговарят на целта на проекта, е ключов фактор за гарантиране на тяхната ефективност.

Управлението започва от върха. В големите компании това трябва да включва ангажимент към насоките за управление на проекта от борда на компанията. Отношението и стандартите, които се очакват от членовете на борда, ще се филтрират до табла за проекти , ръководители на проекти , и екипи.

Защо управлението на проекта е важно

Вашият спонсор на проекта и други ключови заинтересовани страни искат да знаят, че изразходвате бюджета на проекта по правилния начин. Те искат да видят, че проследявате ефективно напредъка на проекта си и се намесвате, за да управлявате риска от проекта, ако е необходимо, но обосновката за доброто управление на проекта е по-далеч от това.

Управлението не е само вътрешен проблем. Управлението се изисква от клиентите, особено тези в публичния сектор. Правителствата и регулаторите изискват (и в някои случаи налагат) определени стандарти за определени проекти. Много компании трябва да се придържат към насоки от външно законодателство, като закона на Сарбейн-Оксли, който беше приет през 2002 г., за да изисква компаниите да предприемат определени стъпки, за да осигурят точни одити, отчетност и прозрачност. Силното управление на проекти е само един малък начин да докажете, че вашата компания работи ефективно и в рамките на определените насоки и разпоредби за вашата индустрия.

Управлението на проекта също ви помага:

Подобрете възвръщаемостта на инвестициите си и проследявайте ефективно тези инвестиции
Спечелете вход за проекти
Избягвайте често срещаните причини за провал на проекта, като създавате повече възможности за тяхното разпознаване в началото на процеса
Комуникирайте по-ефективно
Въведете стандартизация в проектите, което улеснява сравняването на производителността
Минимизирайте риска
Развивайте и мотивирайте персонала в структурирана среда

Как изглежда управлението на проекти

И така, как изглежда доброто управление на проекта за един проект? Ще разпознаете определени дейности и качества, когато проектът има правилно управление.

Има дисциплиниран жизнен цикъл на управление на проекти което включва определени точки за одобрение. Това са точки, в които се обсъжда жизнеспособността на проекта и се взема решение дали да продължи работата или не.

Проектите имат ясна бизнес обосновка , и бизнес казусите разполагат с достатъчно информация, за да позволят на управленските екипи да вземат правилните решения. Тези решения са адекватно документирани и съобщени.

Хората, работещи по проекти, имат определени роли и отговорности . Лицата, които съставляват екипа на проекта, са опитни и квалифицирани в съответните им роли. Процесите и процедурите трябва да дават възможност на проектните екипи да прегледат проекта си и да поискат независима подкрепа, ако е необходимо.

Има култура на непрекъснато учене което позволява на проектните екипи непрекъснато да се подобряват и да обсъждат извлечените уроци в среда без вина.

Заинтересованите страни са ангажирани и се доверяват на процеса. Управлението на проекта е свързано със структурите на управление в организацията като цяло. Основната цел на управлението на проекти е да гарантира, че проектите се изпълняват по правилния начин, който е неразривно свързан с финансовото управление на корпоративно ниво, управлението на корпоративния риск и др.

Управлението на проекта трябва да се вписват безпроблемно в текущите ви организационни процеси . С други думи, не създавайте чисто нов процес на финансово управление, когато вече имате такъв, който работи в други области! Използвайте съществуващото в момента и настройте корпоративните процеси, за да ги направите подходящи за използване в среда на проекти.

5 области на фокус за управление на проекти

Когато започнете да го разглеждате, ще разберете, че управлението на проекти е широко разпространено през всички елементи на управлението на проекти. Въпреки това, има някои ключови фокусни области, в които управлението е особено важно.

Методологии и процеси: Те ви помагат да извършвате работата надеждно и устойчиво.
Управление на знанията: Това е от решаващо значение, за да се гарантира, че организацията се учи от опита на проекта. Управлението на знанията е от съществено значение, ако искате да спрете да правите едни и същи грешки няколко пъти.
Зрялост за управление на проекти: Тъй като вашето организационно управление на проекти узрее чрез опит, така ще нараства и способността ви да изпълнявате успешно.
Закупуване на висше ниво: Ангажиментът към управлението на проекта започва от върха. Ако имате подкрепа от ръководството, това ще премине надолу през всички нива на бизнеса и подходът към управлението ще бъде по-устойчив.

Подкрепяща култура: Културата на подкрепа, а не на вина, ще гарантира, че мениджърите на проекти имат правилната среда, в която да процъфтяват. Подкрепящата култура, водена от офиса за управление на проекти или директора на проекта, ще помогне на ръководителите на проекти да постигнат своите цели и тези на проекта.

Какво да направите, ако няма корпоративен стандарт

Много ръководители на проекти в по-малки организации се оказват, че изпълняват проекти в среда, която е подкрепяща и където има подкрепа за концепцията за управление на проекти, но липсват официални организационни структури, от които да се хранят.

В тази ситуация, която не е изключително за малки организации, вие ще проектирате модела си за управление на проекта от нулата. Ако няма подход за управление на проекта, който можете да свалите от рафта и да напаснете своя проект, ще трябва да изградите свой собствен.

Това не е толкова трудно, колкото може да изглежда. Започнете с настройката на основите:

Създайте документ за „роли и отговорности“.
Уверете се, че имате спонсор на проекта.
Уверете се, че имате съвет по проекта или ръководна група и организирайте редовни срещи, за които отделяте и разпространявате протоколи.
Създайте процес за управление на риска.
Настройте a процес на управление на промените .
Вградете точки в графика на проекта си, където проверявате жизнеспособността на проекта спрямо първоначалните цели на бизнес казуса (краят на всеки етап от фазата е естественият момент за поставяне на тези проверки).