Професионални указания за писане на писма и имейли

••• Джони Грейг / Getty Images
СъдържаниеРазгънетеСъдържание- Професионални указания за писане на писма и имейли
- Какво да включите в писмо или имейл
- Части от писмо
- Форматиране на вашата кореспонденция
- Насоки за писане на писма
- Примери и шаблони
- Корекция и проверка на правописа
Какъв е най-добрият начин да напишете писмо? Хартиените писма все още работят или имейлът е по-добър вариант? Няма един най-добър начин за комуникация. В някои случаи има смисъл да общувате по имейл, в други случаи може да се наложи да изпращате традиционни напечатани, отпечатани и подписани писма.
Кое ще изберете зависи от това с кого общувате и от целта на вашата кореспонденция.
Имейлът е по-бърз и по-лесен, но някои имейл съобщения никога не се отварят и в зависимост от това на кого пишете и защо пишете, може да се наложи да изпратите напечатано и подписано писмо или дори да го качите онлайн.
Типът съобщение, който избирате, зависи от това с кого общувате и от целта на вашата кореспонденция.
Професионални указания за писане на писма и имейли
Ето насоки за писане на писма и имейл съобщения, включително как да пишете, форматирате и коригирате вашите писма, с примери за различни видове бизнес писма.
Какво да включите в писмо или имейл
Независимо от начина, по който общувате, добре написаните писма включват няколко раздела. Какво ще включите във всеки раздел и как е форматиран документът ще зависи от това дали изпращате написано писмо или имейл съобщение.
Това ръководство за писане на писма включва какво трябва да бъде изброено във всяка част от писмото, как да адресирате и подписвате въведени и имейл съобщения, формати и оформления на писма, както и примери и шаблони.
Части от писмо
- Информация за връзка
- поздрав (поздрав)
- Корпус на писмото
- Затваряне
- Подпис
Информация за връзка
Начинът, по който ще включите вашата информация за контакт, ще бъде различен в зависимост от това как изпращате писмото си. Когато изпращате имейл съобщение, вашата информация за контакт ще бъде в края на съобщението, вместо в горната част на страницата.
Примери за поздрав
Поздравът е поздравителният раздел на вашето писмо. Ето списък с примери за поздрави с писма, които работят добре за професионална кореспонденция.
Корпус на писмото
Основната част на вашето писмо ще включва няколко параграфа.
- Първият параграф трябва да включва въведение и кратко обяснение на причината да пишете.
- Вторият параграф (и всички следващи параграфи) трябва да обяснява допълнително причините за писането.
- Последният параграф трябва или да поиска действие от читателя, ако искате нещо, или да посочи как ще последвате действия.
Уверете се, че целта на вашето писмо е ясна. Читателят ще трябва да знае какво искате и как може да ви помогне. Или, ако предлагате услуги или помощ, какво можете да предоставите на читателя.
Затваряне
Писмото се затваря с термин като „С най-добри пожелания“ или „С уважение“, последван от запетая, след това вашият подпис, ако изпращате напечатано писмо. Ако изпращате имейл съобщение, просто въведете името си след затварянето. Ето списък с примери за затваряне на писма, които са подходящи за бизнес и трудова кореспонденция.
Подпис
Последният щрих към вашето писмо е вашият подпис, който в имейл съобщение ще включва вашата информация за контакт.
Как да адресирате писмо
Важно е да се обърнете официално към лицето, на което пишете, освен ако не го познавате много добре. Ето как да адресирате писмо, включително обща информация, която можете да използвате, ако нямате лице за контакт в компанията.
Форматиране на вашата кореспонденция
Сега, когато имате цялата информация, която трябва да включите, прегледайте стандартния формат, който да използвате за писма и имейл съобщения:
Насоки за писане на писма
Следващата стъпка е да излъскате писмото си, така че да има достатъчно пространство между абзаците и горната и долната част на страницата. Вие също ще искате да изберете четим, професионален стил и размер на шрифта. Какво ще кажете ще зависи от причината, поради която пишете, така че не забравяйте да приспособите писмото си така, че да отговаря на вашата лична и професионална ситуация.
Ето ръководства стъпка по стъпка за писане на различни видове букви, включително полета на страници, шрифтове, интервали и подробности за това какво да включите, заедно с примери за всеки.
- Как да напиша мотивационно писмо
- Как да напиша писмо за кандидатстване за работа
- Как да напиша референтно писмо
- Как да напиша писмо за оставка
- Как да напиша благодарствено писмо
- Указания за съобщения и покани на LinkedIn
- Професионални указания за имейл съобщения
Примери и шаблони
Използването на шаблон е чудесен начин да започнете свое собствено писмо или имейл съобщение, защото започвате с основния формат. Просто попълнете информацията си в съответния раздел на писмото.
Разглеждането на примери също е полезно, защото ще получите идеи какво да кажете в собствената си кореспонденция.
Образци на писма
Образци на писма, включително бизнес писма, мотивационни писма, благодарствени писма за интервю, последващи писма, писма за приемане и отхвърляне на работа, писма за оставка, благодарствени писма, бизнес писма и още образци и шаблони за писма.
Примери за имейл съобщения
Примери за заетост, търсене на работа и бизнес имейл съобщения, плюс шаблони за имейли, примери за форматирани съобщения и тема, поздрави и примери за подпис.
Корекция и проверка на правописа
И накрая, преди да отпечатате или качите писмото си или да изпратите имейл съобщението си, проверете правописа, проверете граматиката и го коригирайте. Съвет, за да се уверите, че няма грешки, е да го прочетете на глас. Може да забележите грешки, които не сте хванали, като го прегледате, като просто го погледнете.