Писма И Имейли

Шаблон за професионално бизнес писмо

Бизнесмен подписва писмо

••• Ник Корея / arabianEye / Getty Images

СъдържаниеРазгънетеСъдържание

Бизнес писмо е а професионална кореспонденция . Ако пишете мотивационно писмо, препоръчително писмо , или благодарствена бележка , ще трябва да следвате официалните конвенции на бизнес писмо.

Спазването на тези указания е важно, тъй като показва, че приемате кореспонденцията сериозно. Освен това, той гарантира, че получателят на писмото може да се съсредоточи върху вашето съобщение (а не върху несъответствията във форматирането, печатните грешки или други малки, но разсейващи грешки).

Преди да напишете или финализирате следващото си бизнес писмо, отделете време за преглед как да форматирам писмото , от избор на шрифт до стил, заедно с информация за това кои поздрави и знакове са подходящи за използване.

Видове формати за бизнес писма

Има три основни формата, използвани в бизнес писмата:

  • Блоков формат : В този стил целият текст се подравнява вляво. Пропуснете един ред между всеки раздел.
  • Променен формат на блока: Повечето съдържание е оставено подравнено в този стил, точно както в писмото с блоков формат. Ето изключенията: за вашата информация за контакт и безплатно затваряне, отворете раздела в центъра на страницата и напишете информацията си там.
  • Полублоков формат: Също понякога наричан формат на блок с отстъп, този стил е същият като модифицирания блоков формат, с изключение на това, че всеки параграф е с отстъп.

Всеки от тези стилове е приемлив за използване в бизнес писмо, но тъй като правилата за блоковия формат са толкова ясни, това може да е най-лесният вариант за избор.

Много програми за текстообработка ще имат налични шаблони, които ще ви улеснят при правилното форматиране на писмото.

Възползвайте се от тези шаблони, за да можете да се съсредоточите върху съдържанието на вашето писмо вместо върху форматирането. Който и формат да изберете, уверете се, че сте поставили буквата с един интервал и пропуснете интервал между всеки параграф и раздел.

Как да форматирате и напишете писмо

Външният вид има значение! Бизнес писмото е професионална кореспонденция, но няма да бъде възприето по този начин, ако изберете шантав шрифт или имате много правописни грешки. Ето някои насоки, които да следвате:

  • Изберете подходящ шрифт и размер на шрифта . Изводът тук е, че искате ежедневен, незабележим шрифт (като Times New Roman, Calibri или Arial), който няма да се откроява. Шрифтът по подразбиране във вашата програма за текстообработка вероятно е приемлив избор.
  • Избягвайте непринуден език или жаргон . Това е официално писмо, така че ще искате да използвате по-официален език.
  • Предотвратете печатни и граматически грешки от корекция внимателно.
  • Ако разпечатвате писмото, помислете за избора на висококачествена хартия . Каквато и хартия да изберете, сгънете внимателно писмото, преди да го поставите в плика. Ако можете, въведете адреса на получателя върху плика; ако това не е възможно, използвайте най-чистия си почерк.

Какво да включите във всеки раздел от писмото

Информация за връзка

Включете вашите Информация за връзка в следния ред:

Твоето име
Вашият адрес
Град, щат Пощенски код
Вашият телефонен номер
Вашата електронна поща

Ако използвате персонализирани бланки, които включват тази информация, пропуснете този раздел.

Дата: В Съединените щати форматът за изписване на датата е месец, дата и година, например, 3 март 2020 г . Не съкращавайте месеца.

Информация за контакт на получателя: Включете информацията за контакт с лицето, на което пишете. Ако нямате конкретно име, оставете го.

име
Заглавие
Търговско дружество
Адрес
Град, щат Пощенски код

поздрав: Започнете писмото с поздрав, като „Скъпи“, последвано от заглавието и името. Вижте още примери за подходящи поздрави, които да използвате в бизнес писмо както и съвет какво да правите, ако нямате конкретно лице за контакт. Следвайте името на човека с двоеточие.

Уважаеми г-н/г-жо Фамилия:

Корпус на бизнес писмо

Поддържайте писмото си просто и фокусирано, така че целта му да е ясна.

  • Първият параграф от вашето бизнес писмо трябва да предостави въведение в това защо пишете.
  • В следващите параграфи дайте повече информация и подробности относно вашата заявка.
  • Последният параграф трябва да повтори причината, поради която пишете, и да благодарите на читателя, че е прегледал искането ви.

Поставете буквата си с един интервал и обосновете писмото си вляво. Оставете празен ред между всеки абзац.

Безплатно затваряне :

С уважение,

Подпис

Саморъчен подпис (за изпратено писмо)

Въведен подпис

Шаблон за бизнес писмо

Това е пример за професионално бизнес писмо. Изтеглете професионалния шаблон за бизнес писмо (съвместим с Google Docs и Word Online) или вижте по-долу за повече примери.

Екранна снимка на примерно професионално бизнес писмо

Балансът 2018

Изтеглете Word шаблона

Пример за бизнес писмо (текстова версия)

Джоан Лау
Главна улица 123
Anytown, CA 12345
555-555-5555
joan.lau@myemail.com

1 март 2020 г

Стивън Крамър
Директор, Човешки ресурси
Офис консумативи Acme
123 Business Rd.
Бизнес Сити, Ню Йорк 54321

Уважаеми г-н Крамър,

Пиша днес, за да поканя вас или друг представител на вашата компания да говорите на годишната бизнес конференция на Metropolitan, която ще се проведе в хотел North Branch, 15 - 18 септември 2020 г.

Темата на нашата предстояща конференция е намирането и наемането на служители, които отговарят на фирмената култура. С растежа, който вашата компания отбеляза през последните пет години, вярвам, че ще имате какво да предложите на нашата аудитория.

Като част от пакета на лекторите, ние предлагаме скромен хонорар и маса за шестима на вечерята в събота вечер.

Ако имате въпроси или искате да научите повече за възможността за изказване, моля, уведомете ме. Номерът на мобилния ми телефон е 555-555-5555, а имейлът ми е joan.lau@myemail.com.

Очаквам отговора ти с нетърпение. Благодаря ви за вашето внимание.

На Ваше разположение,

Вашият подпис (писмо на хартиен носител)

Джоан Лау

Разгънете

Още шаблони и примери

Претоварени от всички стъпки, свързани с форматирането на кореспонденция на бизнес писма? Шаблон може да помогне. Шаблони за писма на Microsoft са достъпни като безплатно изтегляне за потребители на Microsoft Word или са налични във вашата програма Word. Можете да използвате тези шаблони за създаване на различни бизнес писма и писма за работа.

Ако не сте сигурни какво да напишете в тялото на бизнес писмо, прегледайте ги примерни писма за търсене на работа и заетост за вдъхновение.

Източници на статия

  1. Университет Пърдю. ' Писане на основното бизнес писмо .' Посетен на 28 април 2020 г.

  2. Университет Пърдю. ' Писане на основното бизнес писмо .' Посетен на 18 март 2020 г.