Човешки Ресурси

Преглед на досиетата на персонала и правилата за примерни файлове

Ето какво трябва да знаете за съдържанието на досиетата на персонала

C-Users-Susan-Documents-About.com-Business-personnel-file-policy-466123061.jpg

••• Cultura RM/Julian Love/Collection Mix: Subjects/Getty Images

СъдържаниеРазгънетеСъдържание

Персоналното досие е запазено от работодателите документация за историята и състоянието от цялото трудово правоотношение с отделен служител. Работодателят поддържа тази трудова документация в лично досие по три причини.

Видове досиета на персонала

Работодателят обикновено поддържа няколко типа досиета на персонала, за бизнес употреба, за поверителността на служителите, за медицинска поверителност, и за спазване на закона . Не съществува закон, който да казва колко файлове трябва да съхранява работодателят - някои закони обхващат достъпа на служителите до файловете и други практики, свързани с личните досиета.

Въпреки това, има много закони и има най-добри практики за персонала за поверителността на служителите, които уреждат съдържанието на досиетата на персонала и кой има достъп до тази информация. Това са досиетата на персонала, които поддържат повечето работодатели в САЩ. (Световните закони и практики може да се различават.)

  • Персонално досие : Това е основният файл на служителите, който съдържа историята на трудовото правоотношение.
  • Файл за заплати : Искате да поддържате отделен файл за всички въпроси на заплатите по отношение на заплатата и обезщетенията. Не искате да давате на персонала си по ведомост достъп до информация за персонала.
  • Медицинско досие на служителите : Федералният Закон за преносимост и отчетност на здравното осигуряване от 1996 г. (HIPAA) изисква от работодателите да защитават медицинските досиета на служителите като поверителни. Много работодатели държат тези файлове заключени в чекмедже за файлове в заключен килер.
  • I-9 Формуляри за служители : Трябва да поддържате отделен файл за всички служители (не за един служител) I-9 формуляри тъй като не искате държавни служители, които са упълномощени да проверяват тези формуляри при различни обстоятелства, да преглеждат основните ви, поверителни досиета на персонала на служителите.

Достъп на служителите до досиетата на персонала

На служителите е разрешен достъп до личните досиета на служителите им под ръководството и надзора на персонала по човешки ресурси. Персоналните досиета на служителите се считат за собственост на работодателя който носи отговорността да ги поддържа и пази .

Примерна политика за личните досиета

Следва примерна политика за персонално досие за използване във вашата компания. В него се обсъждат различните файлове, които се препоръчват и кой трябва да има достъп до всеки файл.

Примерна политика относно досиетата на персонала

Компанията поддържа три досиета на служители за всеки служител.

Досиета на персонала

ДА СЕ кадрово досие се поддържа за всеки служител на (Името на вашата компания). Тези досиета на персонала съдържат поверителни документи и се управляват и поддържат от персонала по човешки ресурси.

Достъпът до този файл е ограничен до персонала по човешки ресурси и предполага, че мениджърът на всеки служител поддържа свое собствено досие с документи, свързани с работата на служителя.

Типичните документи в кадровото досие включват заявлението за работа , семейна форма за контакт при спешни случаи, документирана история на дисциплинарните действия, автобиография, наръчник на служителите и по желание работодателят подписва листове, актуална лична информация, и писмени оценки на изпълнението .

Не всички кадрови досиета съдържат едни и същи документи, но всяко лично досие има някои документи, които са еднакви.

Файлове за заплати

Файловете за заплати също се поддържат; файловете за заплати съдържат история на работните места на служителя, отделите, промените в компенсациите и т.н. Достъпът до файла за заплати е ограничен до съответния счетоводен и HR персонал.

Медицинско досие на служителите

Поддържа се и медицинско досие на служителите. Съдържанието на медицинското досие не е достъпно за никого освен персонала, назначен от човешки ресурси, и служителя, чиито записи се съхраняват в досието. На името на вашата компания), медицинските досиета получават най-висока степен на безопасно съхранение и поверителност.

Преглед на файловете на служителите

Служител може да прегледа своето персонално досие, като се свърже с служител по човешки ресурси през нормалното работно време. Персоналът по човешки ресурси ще насрочи среща, по време на която служителят може да види съдържанието на своя файл. Никой служител не може да променя или премахва какъвто и да е документ от личното си досие, който трябва да бъде прегледан в присъствието на служител по човешки ресурси.

Въпроси или притеснения относно съдържанието и достъпа на досиетата на персонала

Ако имате въпроси или притеснения относно съдържанието на препоръчаните файлове или възможността си за достъп до тях, моля, свържете се с член на персонала по човешки ресурси,

Отказ от отговорност: Моля, имайте предвид, че предоставената информация, макар и достоверна, не е гарантирана за точност и законност. Сайтът се чете от световна аудитория и трудови закони и регулациите варират от щат до щат и от страна до държава. Моля те потърсете правна помощ , или помощ от държавни, федерални или международни правителствени ресурси, за да се уверите, че вашето правно тълкуване и решения са правилни за вашето местоположение. Тази информация е за насоки, идеи и помощ.