Важни умения за управление на времето за успех на работното място

••• PM Images / The Image Bank / Getty Images
- Какво представляват уменията за управление на времето?
- Видове умения за управление на времето
- Приоритизиране
- Планиране
- Управление на задачите
- Управление на натоварването
- Делегация
- Повече умения за управление на времето
- Примери за управление на времето на работното място
Какво представляват уменията за управление на времето и защо са важни на работното място? Служителите, които управляват добре времето си, са по-продуктивни, по-ефективни и по-склонни да спазват сроковете. Те се фокусират върху най-важните и чувствителни към времето задачи и ограничават количеството време, което се губи за несъществени задължения.
Умения за управление на времето, като други меки умения , като организационни умения , са много търсени. Работодателите ще оценяват способността ви да управлявате времето си и ефективността на вашия екип за постигане на целите на отдела.
Научете за уменията за управление на времето, разберете защо те са ценни на работното място, прегледайте различните видове умения за управление на времето и вижте примери за това как се използват в работата.
Какво представляват уменията за управление на времето?
Управлението на времето включва както управление на собственото си време, така и на времето на другите. Управление на времето означава да се работи ефективно и работодателите във всяка индустрия търсят персонал, който може да използва оптимално времето, с което разполагат на работа. Спестяването на време спестява пари на организацията и увеличава приходите.
Ефективното управление на времето изисква персоналът да анализира работното си натоварване, да разпределя приоритети и да поддържа фокуса върху продуктивните начинания.
Служителите, които са отлични мениджъри на времето, могат да премахнат разсейването и да привлекат подкрепа от колеги, за да им помогнат да постигнат целите си.
Видове умения за управление на времето

Балансът
Приоритизиране
Може да е невъзможно да изпълнявате всяка една минута задача, която се очаква от вас. Може също да искате да направите всичко наведнъж. Но трябва да приоритизирате, така че да можете да изпълнявате най-важните задачи в ред, който има смисъл. Когато задавате приоритет, вземете предвид такива фактори, като кога всяка задача трябва да бъде изпълнена, колко време може да отнеме, колко важно може да бъде за другите в организацията, какво може да се случи, ако дадена задача не бъде изпълнена и дали някоя задача може да бъде прекъсната чрез тесни места в процеса.
- Разпределяне
- Управление на очакванията
- Предотвратяване на отпадъци
- Приоритизиране на исканията и исканията
- Дейности с висока стойност (HVAs)
- Отзиви за представяне
- Поставяне на цели
Планиране
Планирането е важно, защото някои задачи трябва да се изпълняват в определени часове. Планирането засяга вашия ден, седмица, месец, както и работния процес на други хора. Повечето имат определени часове от деня, когато са повече или по-малко продуктивни в резултат на енергийните нива и нуждите на деня. Графиците също могат да бъдат добър начин да избегнете отлагането.
- Софтуер за планиране
- Преднамереност
- Точност
- Разбиване на по-широки цели на важни етапи
- Разбиване на важни етапи в проекти
Управление на задачите
Списъците със задачи (правилно подредени по приоритет и интегрирани с вашия график) са чудесен начин да избегнете забравянето на нещо важно. Те също са чудесен начин да избегнете прекарването на цял ден в мислене за всичко, което трябва да направите. Запомнянето на задачите отнема енергия и мисленето за всичко, което трябва да направите през цялата седмица, може да бъде изтощително и непосилно. Разделете всички необходими задачи в списък за всеки ден и няма да се налага да се притеснявате за всичко наведнъж. Просто приемайте задачите си един ден.
- Проактивен
- Дозиране
- Създаване на ежедневни, седмични и месечни списъци със задачи
- Многозадачност
- Изчерпателност
- организация
- Управление на имейл
Управление на натоварването
Темпото на работата ви, въпреки че може да изглежда странно нещо да се нарече умение, е важна концепция за управление на времето. Въпреки че работата с дълги часове или пропускането на почивки понякога може да подобрят производителността в краткосрочен план, вашето изтощение по-късно ще гарантира, че общата ви производителност действително ще спадне. С изключение на редки спешни случаи, важно е да се противопоставите на изкушението да прекалите с работа. Включете необходимите почивки и разумно време за отказване в графика си.
Познаването и прилагането на оптимално работно натоварване за себе си гарантира последователност във вашето представяне и избягва прегаряне. Работодателите искат да могат да разчитат на вас в дългосрочен план.
- Управление на процесите
- Асертивност
- Елиминиране на отпадъците
- Правене на почивки
Делегация
В зависимост от това какъв вид работа вършите, може да успеете делегирайте някои задачи . Да знаете какво и кога да делегирате е важно умение. Някои хора се съпротивляват да делегират, или защото искат да запазят контрола, или защото искат да спестят пари, като не наемат помощници. И двата подхода в крайна сметка вредят на производителността и повишават разходите.
Не забравяйте обаче, че ако практикувате усърдно управление на времето и все още не можете да свършите всичко, може да се опитвате да направите твърде много. По-добре е да успеете в няколко задачи, отколкото да опитате и да се провалите в много.
- Търсене на експертна помощ
- Модериращи срещи
- Презентация
- Съвместна дейност
- Лидерство
- Сътрудничество
- Мотивация
Повече умения за управление на времето
Ето още управление на времето за автобиографии, мотивационни писма, кандидатури за работа и интервюта. Необходимите умения ще варират в зависимост от работата, за която кандидатствате, така че също прегледайте нашия списък с умения, изброени по работа и вид умение .
- Одитиране
- Грижа за себе си
- Откритост
- Софтуер за производителност
- Комуникация
- Адаптивност
- Висока устойчивост на стрес
- Надеждност
- Внимание към детайла
- Дедуктивно разсъждение
- Индуктивно разсъждение
- Критично мислене
- Оценяване
- Текущо подобрение
- Управление на риска
- Отстраняване на неизправности
- Осигуряване на качество
- Управление на проекти
- Управление на конфликти
- Проницателност
- Съответствие
- Артикулиране
- Мозъчна атака
- Ефективност
- Старание
- Проблемна чувствителност
Примери за управление на времето на работното място
Този списък предоставя примери за ефективно управление на времето на работа.
А - Е
- Адаптиране на плановете към променящите се обстоятелства.
- Разпределяне на време за конкретни задачи.
- Анализиране на процесите и избор на най-простия начин за изпълнение на дадена задача.
- Поискайте помощ, когато сте затрупани с изисквания.
- Асертивност да се каже не на неподходящи искания, които отвличат вниманието от централните задължения.
- Атакуване на по-сложни задачи, когато имате най-висока енергия и най-остри концентрации.
- Одитиране на това как се изразходва времето.
- Избягване на прекалено малки разговори с колеги.
- Избягване на отлагане; действа вместо да се тревожи.
- Разбиване на по-широки цели на по-малки части и фокусиране върху стъпка по стъпка.
- Разбиване на проекти на управляеми части.
- Създаване на ежедневни, седмични и месечни списъци със задачи.
- Създаване на графици.
- Делегиране на по-рутинни задачи на служители на по-ниско ниво.
- Хранете се добре, за да поддържате енергия.
- Елиминиране на губещите време.
- Упражнение и участие в други дейности за намаляване на стреса през свободното време, за да увеличите максимално енергията по време на работа.
F - Z
- Улесняване на ефективни срещи; придържане към времеви рамки за срещи.
- Групиране на подобни задачи заедно, за да се ограничи времето за преход.
- Поддържане на организирана работна зона.
- Многозадачност ; плавно преминаване от една задача към друга.
- Отвореност към по-ефективни начини за правене на нещата.
- Организиране цифрови файлове за лесно извличане.
- Планирайте деня си предишната вечер или първото нещо сутрин.
- Приоритизиране на исканията и исканията.
- Приоритизиране на списък с проекти и фокусиране върху задачи с по-висока стойност с по-незабавни срокове.
- Точност.
- Оставете мобилните телефони настрана, за да премахнете разсейването на личните съобщения, освен ако не е необходимо за работа.
- Преглед на представянето и елиминиране на отклоненията от приоритетите.
- Поставяне на дневни, седмични и месечни цели.
- Задаване на реалистични стандарти за качество и избягване на перфекционизма.
- Задаване на конкретни часове за отговор на имейл.
- Правете кратки почивки за възстановяване на енергията.
- Докосване на всеки лист хартия или четене на всеки имейл само веднъж, когато е възможно.
Как да откроите уменията си
Добавете подходящи умения към автобиографията си: За изпълнителните асистенти и мениджъри са важни изброените по-горе умения за управление на времето включете в автобиографията си .
Подчертайте уменията си в мотивационното си писмо: Докато четете внимателно описанието на длъжността, отбележете в писмото си подобни проекти където управлението на времето беше ключово.
Използвайте думи за умения във вашето интервю за работа: Прегледайте тези въпроси за интервю за управление на времето преди интервютата за работа, така че сте готови да отговорите с конкретни примери за това как ефективно управлявате работното си натоварване.
Източници на статия
O * NET OnLine. ' Умения — Управление на времето .' Посетен на 16 декември 2021 г.