Търсене На Работа

Важни презентационни умения за успех на работното място

Бизнес жена прави презентация

•••

xavierarnau / Getty Images

СъдържаниеРазгънетеСъдържание

Независимо дали сте високопоставен изпълнителен директор или административен асистент, развитието на вашите презентационни умения е един от ключовите начини да се изкачите в офис-базирана работа. Лидерите вземат решения въз основа на информация, споделена във формат на презентация, и едва ли някой бизнес променя мнението си, без първо да види убедителна презентация.

Не всички презентации се провеждат на официална среща. Много презентационни умения са подходящи за индивидуални консултации или разговори за продажби.

За всеки служител в офиса е важно да знае кои стъпки са необходими за създаването на ефективна презентация и какви презентационни умения са най-важни за работодателите.

Подчертаването на тези умения също ще ви помогне да се откроите по време на търсенето на работа.

Какво представляват презентационните умения?

Презентационните умения се отнасят до всички качества, от които се нуждаете, за да създадете и предоставите ясна и ефективна презентация. Въпреки че това, което казвате по време на презентация, има значение, работодателите също ценят способността да създават помощни материали, като слайдове. Вашият бъдещ работодател може да иска да предоставяте брифинги и доклади на колеги, да провеждате обучителни сесии, да представяте информация на клиенти или да изпълнявате всякакви други задачи, които включват изказване пред публика.

Воденето на ангажиращи и лесни за разбиране разговори е основен компонент на силните умения за устна комуникация които са а изискване за работа за много позиции.

Фази на представяне

Всяка презентация има три фази: подготовка, доставка и последващи действия. Всички презентационни умения се вписват в една от тези три фази.

Подготовка включва проучване и изграждане на презентацията. Това може да означава изработване на целия текст (или поне писане на бележки) и създаване на всякакви слайдове и други поддържащи визуални/аудио материали. Също така ще трябва да се уверите, че подходящото място е налично и правилно настроено предварително и че проекторът работи (ако ще ви трябва) и се свързва с вашия лаптоп. Вие също така ще искате да практикувате презентацията си толкова пъти, колкото е необходимо, за да се чувствате комфортно да я изнасяте с лекота и увереност в рамките на времето, определено за презентацията.

Уменията, свързани с подготовката, включват:

  • Провеждане на проучване, свързано с темата на вашата презентация
  • Създаване на диаграми и графики, изобразяващи резултатите от вашите изследвания
  • Научете повече за вашата аудитория, за да приспособите по-добре вашата презентация към техните нужди
  • Създаване на цифрови слайдове
  • Разбиване на презентация на части с разумна дължина
  • Ефективно използване на статистически данни за убеждаване на аудиторията
  • Включване на конкретни примери и истории за илюстриране на точки и поддържане на вниманието на публиката
  • Подготовка на разпечатки или цифрови препратки, така че публиката да не е заета с водене на бележки
  • Ефективно популяризиране на презентации за генериране на подходяща аудитория

Доставка е частта, която публиката вижда. Добрата доставка зависи от внимателна подготовка и уверено представяне и изисква своя собствена отличителна черта набор от умения .

Уменията, свързани с доставката, включват:

  • Предоставяне на привличащо вниманието начало за разговор
  • Предоставяне на обобщение на това, което ще бъде обхванато за представяне на презентация и предоставяне на контекст
  • Използвайки език на тялото и зрителен контакт за предаване на енергия и увереност
  • Пауза, за да подчертаете ключови моменти
  • Модулиращ вокален тон за подчертаване
  • Артикулиране ясно и плавно
  • Инжектиране на хумор
  • Говорейки с ентусиазъм и анимация
  • Прожектиране на увереност
  • Обобщаване на ключови точки в заключението
  • Задаване на въпроси за изясняване на точките

Проследяване включва правилно разбиване и съхранение на всяко оборудване, свързване с всички членове на аудиторията, с които сте се съгласили да общувате по-нататък, и искане, събиране и анализиране на обратна връзка. В някои презентации може да събирате информация от членове на аудиторията – като имена и информация за контакт или попълнени анкети – която също трябва да организирате и съхранявате.

Уменията, свързани с проследяването, включват:

  • Създаване на формуляр за оценка за получаване на обратна връзка от присъстващите
  • Интерпретиране на обратна връзка от оценки и модифициране на съдържание и/или доставка за бъдещи презентации
  • Организиране на база данни с участници за бъдещи презентации
  • Интервюиране на ключови участници, за да получите допълнителна обратна връзка
  • Изпращане на презентационни слайдове по имейл до присъстващите

Видове презентационни умения

Аналитичен

Най-добрите водещи непрекъснато подобряват своите умения. За да станете по-добри, трябва да можете да гледате честно на представянето си, да оценявате обратната връзка, която получавате, и да разберете какво трябва да направите, за да подобрите. Това отнема аналитично мислене .

По-важното е, че трябва да имате твърдо разбиране за информацията, която предстои да съобщите на другите. Трябва да анализирате аудиторията си и да сте готови да мислите бързо, ако бъдат зададени въпроси, които ви принуждават да демонстрирате, че сте напълно наясно с материала и неговите последици.

  • Проблемна чувствителност
  • Отчитане
  • Проучване
  • Оптимизация
  • Прогнозно моделиране
  • Разрешаване на проблем
  • Преструктуриране
  • Стратегическо планиране
  • Интеграция
  • Управление на процесите
  • Текущо подобрение
  • Диагностика
  • Дисекция
  • Оценяване
  • присъда

организация

Не искате да сте човекът, който прекарва половината от времето си за презентация, опитвайки се да намери кабел за свързване на лаптопа си с проектора. Много неща могат да се объркат точно преди презентация и вероятно ще се объркат, освен ако не сте организиран .

Подготовката за презентация също означава следене на бележки, информация и начални/спирни времена.

Презентация, която е приключила за половината от определеното време, е проблематична, както и тази, която е твърде дълга.

И накрая, ще искате да коригирате и прецизирате всички материали, които планирате да използвате за презентацията.

  • Планиране на събитие
  • Одитиране
  • Бенчмаркинг
  • Приоритизиране
  • Водене на отчетност
  • Планиране
  • Внимание към детайла
  • Бързо мислене

Невербална комуникация

Когато говорите пред публика, начинът, по който се представяте, може да бъде също толкова важен, колкото и начина, по който представяте информацията си. Искате да изглеждате уверени и ангажирани. Можете да направите това чрез добра стойка, използване на жестове с ръце и осъществяване на зрителен контакт с публиката. Практикувайте своето невербална комуникация като се снимате как правите презентация за практика и внимателно наблюдавате езика на тялото си.

  • Активно слушане
  • лагер
  • Уравновесеност
  • Увереност
  • Емоционална интелигентност
  • Уважение
  • Улесняване на груповата дискусия
  • Осъзнаване на етническото, политическото и религиозното разнообразие

Софтуер за презентации

Microsoft PowerPoint е доминиращият софтуер, използван за създаване на визуални помагала за презентации. Научете се да го използвате добре, включително специалните функции извън основните шаблони, които наистина могат да оживят презентацията. Дори ако някой друг подготвя вашето слайдшоу вместо вас, ще ви помогне да знаете как да използвате софтуера в случай на промени в последния момент.

  • Microsoft Office
  • Дизайн
  • Основна бележка
  • Google Презентации
  • Adobe Presenter

Ораторство

Трябва да изглеждате удобно и ангажиращо, когато говорите пред публика на живо, дори и да не сте. Това може да отнеме години практика, а понякога ораторство просто не е за определени хора. Неудобният водещ е предизвикателство за всички. За щастие, уменията за публично говорене могат да се подобрят с практика.

  • Артикулация
  • годеж
  • Оценяване на нуждите на публиката
  • Консултиране
  • Справяне с трудни въпроси
  • Контролиране на тревожността при изпълнението
  • Запомняне
  • Модулиращ вокален тон

Изследвания

Изследването е първата стъпка в подготовката на повечето презентации и може да варира от многогодишен процес до прекарване на 20 минути онлайн, в зависимост от контекста и темата. Най-малкото трябва да сте в състояние да формулирате ясно изследователски въпроси, да идентифицирате подходящи източници на информация и да организирате резултатите си.

Вербална комуникация

Публичното говорене е една от формите на вербална комуникация , но ще ви трябват други форми, за да направите добра презентация. По-конкретно, трябва да знаете как да отговаряте на въпроси. Трябва да можете да разбирате въпросите, зададени от вашата аудитория (дори ако са странни или лошо формулирани) и да предоставяте уважителни, честни и точни отговори, без да излизате извън темата.

  • Активно слушане
  • Фокус
  • Съпричастност
  • Справяне с трудни въпроси
  • Асертивност
  • Съветване
  • Утвърждение
  • Изказване

Писане

Може да имате нужда или да не се нуждаете от писмен сценарий, но трябва предварително да планирате какво ще кажете, в какъв ред ще го кажете и на какво ниво на детайлност. Ако можете да напишете сплотено есе, можете да планирате презентация.

  • Граматика
  • Правопис
  • Речник
  • Корекция
  • Очертания на сградата
  • Водене на бележки
  • Маркировки на документи

Повече презентационни умения

  • Обобщавайки
  • продажби
  • Убеждаване
  • Предоставяне на анекдоти за илюстриране на точка
  • хумор
  • Обучение
  • Репетиране
  • Проектиране на разпечатки
  • Разпознаване и противодействие на възраженията
  • Поставяне на изпитателни въпроси, за да получите повече подробности за конкретни проблеми
  • Получаване на критика без защита
  • Въздържане от твърде често говорене или прекъсване на другите
  • Предвиждане на притесненията на другите
  • Познаване на продукта
  • Формат за SWOT анализ
  • Подкрепящи твърдения с доказателства
  • Многоезичен
  • Договори
  • Работа с рецензенти
  • Последователност
  • Разработване и поддържане на стандартни оперативни процедури (СОП)
  • Разработване на изявление за предложение
  • Креативност
  • логика
  • Създаване и управление на очакванията
  • Мотивация
  • Коучинг

Как да откроите уменията си

ВКЛЮЧЕТЕ УМЕНИЯ В БИБИОФИОТО СИ: Ако е приложимо, можете да споменете тези думи във вашия резюме на резюмето или заглавие .

ИЗБЕЛЕТЕ УМЕНИЯТА В МОТИВНОТО ВИ ПИСМО: Споменете едно или две специфични презентационни умения и дайте примери за случаи, когато сте демонстрирали тези черти на работното място.

ПОКАЖЕТЕ ВАШИТЕ ПРЕЗЕНТАЦИОННИ УМЕНИЯ НА ИНТЕРВЮТА ЗА РАБОТА: По време на процеса на интервюто може да бъдете помолени да дадете примерна презентация. В този случай ще искате да въплътите тези умения по време на презентацията. Например, ще искате да демонстрирате уменията си за устна комуникация, като говорите ясно и кратко по време на презентацията.

Източници на статия

  1. PennState. ' Стъпки в подготовката на презентация .' Посетен на 17 април 2020 г.