Умения И Ключови Думи

Важни административни умения, които работодателите ценят

Административен асистент на тел

••• x-reflexnaja / iStock / Getty Images Plus

СъдържаниеРазгънетеСъдържание

Кандидати за работа със силни административни умения са много търсени за работни места в почти всяка индустрия.

Хората с тези умения помагат за поддържането на гладко управляван офис, като същевременно подкрепят усилията на своите надзорни органи и заинтересовани страни. Без тях една компания може бързо да стане хаотична, да попречи на производителността и да доведе до нещастни служители. Лицата на административни позиции трябва да могат да се справят с много движещи се части и предизвикателни ситуации наведнъж.

Ако искате да се отворите за повишения и повишения, разумно е да развиете изключителни административни умения.

Какво представляват административните умения?

Административните умения са тези, свързани с управлението на бизнес или поддържането на организиран офис, и са необходими за различни работни места, вариращи от офис асистенти през секретарки до офис мениджъри.

Служителите в почти всяка индустрия и компания се нуждаят от силни административни умения. Тези умения са високо прехвърляеми , което означава, че същите способности, използвани в компания, специализирана в недвижими имоти, ще бъдат уместни и необходими и в технологична компания.

Хората с административни умения предлагат подкрепата, която позволява на компаниите да успеят в основната си мисия, независимо дали това е обслужване на клиенти или продажба на джаджи. Техническите умения, като способност за използване на програми като Microsoft Office, са важни при административните работни места. Но и така са меки умения , като комуникационни и организационни способности.

Видове административни умения

Важни административни умения

Балансът

Разгледайте следния списък с важните административни умения, които повечето работодатели търсят при кандидатите. Той също така включва подсписъци със свързани административни умения.

Развийте тези умения и ги подчертайте в кандидатури за работа, автобиографии, мотивационни писма и интервюта. Показването, че притежавате специфичните умения, които компанията търси, ще ви помогне да бъдете наети и повишени.

Комуникация

Вербална комуникация

Комуникация е критична административна меко умение . Административните служители често трябва да взаимодействат с работодатели, персонал и клиенти, лично или по телефона. Важно е те да говорят ясно и високо, като поддържат положителен тон.

Слушане

Да си добър комуникатор също означава да си добър слушател . Трябва да слушате внимателно мениджърите, другите служители и въпросите и притесненията на клиентите.

Писмена комуникация

Умения за писмена комуникация също са изключително важни. Повечето административни длъжности включват много писане. Административните служители често са помолени да напишат различни документи, включително бележки за своите работодатели, копия за уебсайта на компанията или имейл съобщения за служители или клиенти. Те трябва да могат пишете ясно, точно и професионално .

Други комуникационни задачи и умения включват:

  • Отговаряне на телефони
  • Делова кореспонденция
  • Обаждане на клиенти
  • Връзки с клиенти
  • Комуникация
  • Кореспонденция
  • Обслужване на клиенти
  • Насочване на клиенти
  • Редактиране
  • електронна поща
  • Записване
  • Поздравления за клиенти
  • Поздрави на служителите
  • Поздрави на посетителите
  • Междуличностни
  • Слушане
  • Устно общуване
  • Презентация
  • Връзки с обществеността
  • Ораторство
  • Рецепционист
  • стенография
  • Съвместна дейност
  • Писане
  • Писмена комуникация

технология

Административните служители трябва да работят с различни технологични инструменти, вариращи от Microsoft Office Suite до WordPress до програми за онлайн планиране. Те също така трябва да използват и често поддържат офис оборудване като факсове, скенери и принтери.

Ето списък с други технически знания или умения, необходими за административните служители:

  • Компютър
  • Настолно публикуване
  • Управление на документи
  • Изпращане на факс
  • интернет
  • Поддържане на офис записи
  • Microsoft Office
  • Офис техника
  • Поръчка на офис консумативи
  • Обработка на поръчка
  • Outlook
  • QuickBooks
  • Водене на отчетност
  • Изследвания
  • Работещи офис машини
  • софтуер
  • Електронни таблици
  • Време и фактуриране
  • Транскрипция
  • Писане
  • Писане от Диктовка
  • Подготовка за видеоконференция
  • Гласова поща
  • Обработване на текст

организация

Административните работни места от всякакъв вид изискват силни организационен умения за жонглиране с много задачи. Административният помощен персонал трябва да управлява различни календари, да планира срещи и да поддържа офиса да работи ефективно.

Ето организационните умения, необходими за административна работа:

  • точност
  • Настройка на среща
  • Внимание към детайла
  • Таксуване
  • Счетоводство
  • Календар и докетиране
  • Чиновнически
  • Ефективност
  • Записване
  • Складова наличност
  • Правно познаване
  • Многозадачност
  • Офис администрация
  • Офис мениджмънт
  • Сортиране и доставка на поща
  • Управление на времето
  • Организация за пътуване

Планиране

Друго важно административно умение е да можете да планирате и планирате нещата предварително. Това може да означава управление на нечии срещи, създаване на план за случаите, когато служителите са болни, или разработване на офис процедурни системи. Администраторът трябва да може да планира предварително и да се подготви за всякакви потенциални проблеми с офиса.

Ето и други умения, свързани с планирането, които изискват административните работни места:

  • Аналитичен
  • Общуване
  • Оценяване
  • Координация на събития
  • Поставяне на цели
  • Действия за изпълнение
  • Назначаване на срещи
  • Планиране на срещи
  • Действия за наблюдение
  • Организиран
  • Предсказване
  • Приоритизиране

Разрешаване на проблем

Разрешаване на проблем и уменията за критично мислене са важни за всяка административна позиция. Администраторите често са най-подходящото лице, към което служителите и клиентите търсят помощ при въпроси или проблеми. Те трябва да могат да чуват различни проблеми и да ги решават с помощта на критично мислене.

Ето необходимите умения за решаване на проблеми и критично мислене:

  • Напорист
  • Връзки с клиенти
  • Съвместно
  • Критично мислене
  • Вземане на решение
  • Връзки със служителите
  • Целенасочена
  • Изпълнение
  • Решение на проблема
  • Медиация
  • Офис координация
  • Изследвания
  • Наблюдаване
  • Работа в екип
  • Обучение
  • Отстраняване на неизправности

Повече административни умения

Ето допълнителни административни умения за автобиографии, мотивационни писма, кандидатури за работа и интервюта. Необходимите умения ще варират в зависимост от работата, за която кандидатствате, така че също прегледайте нашия списък с умения, изброени по работа и вид умение .

  • Динамичен
  • Боравене с оборудване
  • Записване
  • Гъвкавост
  • Поддържайте фокус
  • Организационна
  • Търпелив
  • Приятно
  • Професионализъм
  • Находчивост
  • Само мотивиране
  • Стратегическо планиране
  • Поемете инициатива
  • Писмена комуникация

Прегледайте образци на автобиография и мотивационно писмо

Прегледайте примери за автобиография и мотивационно писмо за административна позиция.

Как да откроите уменията си

ДОБАВЯТЕ СЪОТВЕТНИ УМЕНИЯ КЪМ ВАШАТА БИБИОФИОНА: Включете термините, които са най-тясно свързани с работата във вашата автобиография, особено в описанието на вашата трудова история.

ИЗБЕЛЕТЕ УМЕНИЯТА В МОТИВНОТО ВИ ПИСМО: Включете своите административни умения във вашите мотивационно писмо . Включете едно или две умения и дайте конкретни примери за случаи, когато сте демонстрирали тези черти на работа.

ИЗПОЛЗВАЙТЕ ДУМИ ЗА УМЕНИЯ ПО ВРЕМЕ НА ИНТЕРВЮТА ЗА РАБОТА: Можете също да използвате тези думи в интервютата си за работа. Бъдете готови да дадете примери за това как сте използвали всяко от тези умения, когато отговаряте въпроси за административно интервю .