Как да пишете и изпращате професионални имейл съобщения
••• Bhavesh1988 / Getty Images
СъдържаниеРазгънетеСъдържание- Професионални указания за имейл съобщения
- Какво да включите в имейла си
- Какво да не включвате в имейла си
- Съвети за перфектни професионални имейли
- Прегледайте примерите за имейл съобщения
Независимо дали търсите работа, създавате нови мрежови връзки или просто се опитвате да превъзхождате текущата си работа, важно е да знаете как да пишете и изпращате професионални имейл съобщения.
Това може да бъде по-трудно, отколкото звучи. Много професионалисти са свикнали с много непринуден подход към имейла в личния си живот. Въпреки че жаргонът, емотиконите и текстовите съобщения обикновено са добре, когато изпращате имейли на близки приятели, те няма да летят в служебна кореспонденция. Важно е да знаете как да почистите комуникациите си, когато трябва.
Кога може да се наложи да изпратите професионален имейл? Има редица възможности. Може да се наложи да изпратите своя мотивационно писмо на потенциален работодател, а благодарствено писмо на колега, който се съгласи да бъде а справка , писмо за оставка до настоящия ви шеф или искане за препоръчително писмо.
Може да имате други причини за изпращане на нелични имейли и всъщност е добра идея да се уверите, че целият ви имейл е организиран и професионален.
Всеки път, когато изпращате професионални имейл съобщения, наистина е важно да се уверите, че съобщението е перфектно. Не искате да пропуснете възможност, като направите каквито и да било грешки – било то в начина, по който изпращате имейли, или как ги следите.
Научете какво да включите в съобщенията си, какво да не включвате и как да затваряте, подписвате и изпращате имейл съобщенията си.
Професионални указания за имейл съобщения
Прегледайте тези стъпки, за да напишете висококачествен професионален имейл и винаги ще правите страхотно впечатление на получателя.
Илюстрация от Мелиса Линг. Балансът
Какво да включите в имейл съобщението си
- Тема: Темата трябва кратко да предава целта ви за писане. Темата ви може да бъде толкова проста, колкото „Благодаря“ или „Молба за препоръка“.
- Поздрав: Дори ако пишете много кратък имейл, включва поздрав . Ако знаете името на човека, включете го. Освен ако не сте на първо име с човека, наричайте го с титлата му.
- дължина: Дръжте имейла си възможно най-кратък. Хората са склонни да преглеждат дълги имейли, така че включвайте само основна информация.
- Затваряне: Отпиши ме с кратко „Благодаря“, „Най-добро“ или друго просто изпращане и след това вашето име. Повечето имейл акаунти ви позволяват да вградите подпис с вашето име, заглавие и информация за контакт във всеки имейл. Това е страхотен начин да направите всяка кореспонденция по-професионална.
Какво да не включите в имейл съобщението си
- Стил на шрифта: Избягвайте богато украсени, игриви или цветни шрифтове; те просто отвличат вниманието на получателя от действителното ви съобщение. Избягвайте също да използвате удебелен шрифт и курсив, които правят имейла да изглежда претрупан. Не пишете и с главни букви; това изглежда като ядосан или превъзбуден в имейл.
- Емотикони: Не включвайте емотикони в професионален имейл; запазете ги за лична кореспонденция.
Съвети за осигуряване на перфектни професионални имейл съобщения
След като напишете имейла си, преминете през всички тези стъпки, преди да щракнете върху бутона за изпращане:
- Уверете се, че вашето съобщение е пълно: Проверете отново, за да се уверите, че тема от вашия имейл е попълнен, имате включваше подпис , изпращате съобщението до правилното лице за контакт и сте попълнили Bcc поле, за да изпратите копие на себе си, така че да имате запис на имейл съобщението.
- Докажете вашето имейл съобщение: Преди да натиснете изпращане, също така се уверете, че сте проверили правописа и граматиката и главните букви. Те са също толкова важни в кореспонденцията по имейл, колкото и в хартиено писмо.
- Изпратете тестово имейл съобщение: Преди да изпратите имейла си, първо изпратете съобщението на себе си, за да проверите дали форматирането работи и че нищо не изглежда не на място. Ако всичко изглежда добре, продължете и изпратете имейла на компанията или физическото лице, с което се свързвате.
- Изпратете копие на имейл съобщението до себе си: Използвай Bcc поле, за да изпратите копие на имейл съобщението до себе си, така че да имате запис кога сте изпратили съобщението и на кого сте го изпратили. Можете също да намерите тази информация във вашата изпратена папка.
- Файлирайте вашите копия: С много програми за електронна поща можете да настроите папки, за да улесните намирането на важни минали имейли. Настройте папки за всичките си имейли за търсене на работа и други професионални имейли и архивирайте копията си, след като изпратите съобщенията си.
Прегледайте примери за професионални имейл съобщения
Примерно имейл съобщение №1: Писмо за оставка
Тема: Оставка - Боб Смит
Уважаема г-жо Джоунс,
Пиша, за да подам оставката си за позицията си като координатор на отделение в градската болница, в сила от 10 юни.
По-благодарен съм, отколкото мога да кажа за цялата ви подкрепа и съдействие през последните пет години. Работата тук е първокласно образование за работа в екип, здравна администрация и свършена работа. Ще ми липсва работата с всички вас и се надявам да останете във връзка.
Моля, уведомете ме, ако мога да бъда полезен по време на прехода.
На Ваше разположение,
Боб Смит
B.Smith@email.com
555-123-4567
Примерно имейл съобщение #2: Заявка за препоръка
Предмет: Синтия Дейли—Заявка за препоръка
Скъпа Барбара Чо,
Наскоро в LinkedIn забелязах обява за работа за позицията маркетинг асистент в XYZ Corp. Тъй като знам, че сте там от няколко години, се чудех дали може да сте готови да ми дадете препоръка за работата.
Бях особено развълнуван да видя, че работата включва усилена работа с вашия екип по имейл маркетинг и кампании в социалните медии. Откакто за последно работихме заедно в ABC LLC, натрупах богат опит с HubSpot, Google Analytics и SurveyMonkey. Бих искал да използвам тези умения за XYZ.
Прикачих копие от автобиографията си и връзка към моето портфолио, за да можете да видите скорошния ми опит. Моля, уведомете ме, ако имате въпроси или ако искате да видите допълнителни мостри от моята работа.
най-добър,
Синтия Дейли
cynthia@email.com
portfoliosite.com/cdailey
555-091-7865
- Правопис и граматика: Само защото пишете имейл, не означава, че трябва да сте небрежни с правописа и граматиката. Редактирайте внимателно имейла си преди да го изпратите. Съобщение без грешки казва на получателя, че имейлът ви трябва да бъде взет сериозно.
Ключови заключения
Поддържайте го професионално: Бизнес кореспонденцията трябва да бъде изпипана, дори когато я изпращате по имейл.
Бъдете кратки: Стигнете до точката си и бъдете възможно най-ясни за това, което имате нужда или имате да предложите.
Редактиране, корекция, тест: Уверете се, че съобщението ви не съдържа грешки и печатни грешки. Изпратете тестово съобщение до себе си, преди да натиснете изпращане.
Водете запис: Bcc себе си във важна кореспонденция и запишете всяко съобщение в подходящата имейл папка за бъдещи справки.
Ключови заключения
Поддържайте го професионално: Бизнес кореспонденцията трябва да бъде изпипана, дори когато я изпращате по имейл.
Бъдете кратки: Стигнете до точката си и бъдете възможно най-ясни за това, което имате нужда или имате да предложите.
Редактиране, корекция, тест: Уверете се, че съобщението ви не съдържа грешки и печатни грешки. Изпратете тестово съобщение до себе си, преди да натиснете изпращане.
Водете запис: Bcc себе си във важна кореспонденция и запишете всяко съобщение в подходящата имейл папка за бъдещи справки.
Източници на статия
Sage Journals. ' Тъмната страна на усмивката: Ефекти от усмихнатите емотикони върху виртуалните първи впечатления ,“ Посетен на 19 ноември 2019 г
Бюрото за достъп до Интернет. ' Най-добрите шрифтове за използване за достъп до интернет ,“ Посетен на 19 ноември 2019 г.
Университет на Питсбърг. ' Използване на функцията Blind Carbon Copy (BCC) в имейл ,“ Посетен на 19 ноември 2019 г.