Работа-От-Вкъщи-Работни Места

Как да пишете ефективни имейли

9 правила за писане на имейл, на който е лесно да се отговори

Много от нас не са се научили да пишат имейли в училище, но да знаете как да пишат имейл е безценно умение на работното място. Това е особено вярно за тези, които работят (или търсят) работа от разстояние. До добър телефонен етикет вероятно няма толкова важно умение като имейла, когато става въпрос за получаване и поддържане на работа вкъщи.

Добре написан имейл улеснява получателя да разбере и да действа според съобщението му. При търсенето на работа имейлът може да предшества или дори да замени първото впечатление лице в лице, така че правилната пунктуация и съгласуваното послание са ключови. А по време на работа неясни имейли причиняват объркване и забавяне. Следвайте тези съвети, за да пишете ефективни имейли до колеги, клиенти, потенциални клиенти, мениджъри по наемане и дори приятели и семейство.

Първо, разгледайте съобщението и получателя

Жена пише имейл на компютър

Марк Романели / Getty Images

Имейл трябва да започва в ума ви, а не с пръсти на клавиатурата. За да пишете ефективно имейл, първо помислете защо пишеш ли Какъв отговор искате? Какво послание искате да предадете? Ако искате информация, кандидатствате за работа или питате за свободни позиции, уверете се, че искането ви за действие от получателя е ясно.

След това помислете за гледната точка на получателя. Каква информация им е необходима, за да предприемат действия или да разберат вашето послание? Дайте необходимата (но не прекомерна) основна информация. Също така, имайте предвид подходящия етикет за този конкретен получател. Емотиконите и съкращенията, като OMG или LOL, не са подходящи за заявления за работа и повечето бизнес имейли.

Напишете описателна тема на имейла

Когато пишете имейл, не пишете нещо неясно в тема като „здравей“ или „работа у дома“ или оставете празно. Имейлите с този вид тема имат голям шанс да попаднат в кутията за спам на получателя или просто да бъдат игнорирани. Ако кандидатствате за работа, поставете името на позицията в темата. Ако имейлът е до колега, направете темата си кратка фраза, която обобщава целта на съобщението.

Друго предимство от писането на описателна тема е, че ще ви бъде по-лесно да намерите във входящата си кутия, ако трябва да я потърсите по-късно. Нещо с имейл линия като „Въпрос“ обаче няма да е полезно.

Поздравете правилно получателя

Ако знаете името на вашия получател, но не го познавате лично, поздрави чрез използване на заглавие, напр. Уважаема г-жо Брунели. (Използвайте г-жа за жени, когато не сте сигурни дали е подходяща г-жа или госпожица.) Ако не сте сигурни относно пола, просто използвайте името и фамилията, т.е. Уважаеми Крис Смит. Ако не знаете името на човека, започнете имейла си без поздрав или използвайте обикновен поздрав, напр. Здравейте, поздрави, уважаеми мениджър и др.

Ако имейлът е до колега или някой друг, когото познавате, използвайте името, което бихте използвали лично или по телефона.

Използвайте правилна граматика и пунктуация

Много е важно да използвате правилната граматика в имейл. Съзнателно или подсъзнателно читателите наказват подателите за граматически грешки.

  • Изречения за изпълнение - Когато пишете имейл, не пестете точките. Тази малка пауза дава време на читателите да възприемат значенията на думите. Кратките изречения позволяват повече от тези малки паузи. Разбивайте дълги изречения, дори когато те не са технически изпълнени изречения.
  • Запетаи - Твърде малко или твърде много запетаи могат да бъдат объркващи. Научете се да използвате запетаята правилно.
  • Споразумение субект-глагол - Изреченията с този тип грешка са червен флаг за работодатели, които търсят кандидати с добри комуникационни умения. Прегледайте правилата за споразумение между субект и глагол.

Проверете правописа и главните букви

Използвайте проверка на правописа, но не разчитайте на нея. Проверката на правописа няма да хване 'the' за 'the' или 'there' за 'their' и този тип грешка показва невнимание. Не използвайте съкращения за текстови съобщения като „u“ за „ти“ или „tho“ за „макар“.

Използвайте правилно изписване с главни букви. Повечето хора знаят да пишат с главни букви началото на изречението и собствените съществителни, но много не го правят в имейлите. Покажете, че нямате нищо против да отделите тази допълнителна част от секундата, за да натиснете клавиша shift. От друга страна, твърде много главни букви могат да разсеят читателя. Избягвайте да пишете фрази с главни букви (които мнозина тълкуват като еквивалент на лично крещене), както и да пишете с главни букви, само за ударение, първата буква на думите, които не са в началото на изречение или собствени съществителни.

Използвайте просто форматиране в имейл

Не забравяйте, че всички програми за електронна поща се показват по различен начин. Това, което изглежда перфектно подравнено на вашия екран, може да работи заедно на някой друг. Поради тази причина избягвайте да поставяте силно форматиран документ за текстообработка, като автобиография или мотивационно писмо, в имейл. Използвайте документи, които са написани в обикновен текстов формат.

Направете абзаците кратки. Подобно на периодите, прекъсванията на абзаци дават почивка на окото на читателя. Някой, който чете имейл на мобилен телефон, ще се възползва от кратки параграфи. Но внимавайте да спазвате основните правила относно параграфите.

Бъдете кратки

Изкривяващите се имейли, които погребват точката, се разглеждат и в крайна сметка се забравят. Или по-лошо, може да са неразбрани. Изяснете целта си, използвайки кратък език .

  • Премахване на многословието - Пишете с активни глаголи. „Джак ми изпрати формулярите“ използва активен глагол. „Формулярите ми бяха изпратени от Джак“ е пасивно. Пасивната форма използва само няколко думи повече, но се сумира. Нещо повече, изисква от читателите да пренаредят идеите в главите си.
  • Придържам се към темата на разговор - Устоявайте на изкушението да добавяте ненужна информация или идеи. Запазете ги за друг имейл.
  • Използвайте Bullet Points - Те позволяват на читателя ви да използва визуални улики, за да възприема това, което е важно. Но ако се съмнявате как ще се показват куршумите, използвайте звездички или тирета, за да създадете куршуми.

Подпишете имейл по подходящ начин

Ако вашият имейл по подразбиране е a стандартен подпис , уверете се, че е подходящ за конкретния имейл, който изпращате. Подписите с политически изявления или имената и възрастта на вашите деца са подходящи за личен имейл, но за работа използвайте по-малко личен подпис. В зависимост от вашата работа и вашия работодател, все пак може да персонализирате подписа си на имейл с оферта. Изберете нещо неспорно. Ако питате за работа, използвайте подписа си, за да дадете подходяща информация за контакт без цитати или допълнителна персонализация.

Препрочетете/преосмислете, преди да натиснете Изпращане

Проверете за правописни и пунктуационни грешки, преди да натиснете изпращане. Ако откриете грешка в имейл за кандидатстване за работа, поправете я и след това прочетете отново, преди да натиснете бутона за изпращане. Но също така препрочетете за съдържание. Ако имейлът ви е дълъг, помислете за начини да го направите по-сбит. И ако имейлът ви е спорен или е написан в гняв, натиснете „Запазване“, а не изпращане. Върнете се към него след няколко часа или един ден и вижте дали все още искате да го изпратите.

Това може да звучи като много работа, преди да изпратите имейл, но ако изпращате ефективни имейли и по-ефективно организирате имейла си, ще откриете, че всъщност имате повече време, а не по-малко.