Търсене На Работа

Как да започнете писмо с професионални примери за поздрав

СъдържаниеРазгънетеСъдържание изображението показва чифт ръце, които пишат върху две листа хартия. Заглавието гласи:

Мелиса Линг / Балансът

Какъв е най-добрият начин да започнете писмо? Когато пишете писмо за професионални цели, подходящ поздрав е от съществено значение. Вашият поздрав задава тона на вашето писмо или имейл и е индикатор за написаното от вас комуникационни умения .

Опции за започване на писмо

При вземане на решение кой поздрав да използвам , трябва да помислите дали и колко добре познавате човека. Отговорът ще определи как започвате писмото си. Важно е да използвате официален и професионален поздрав, когато не познавате добре получателя на вашето писмо или имейл.

Лични поздрави

Кога да използвате собственото име на човек: Ако пишете на някого в професионално качество, което познавате лично от много години, е подходящо да използвате само неговото име.

Професионални поздрави

Кога да използвате професионален поздрав: Ако не познаваш добре човека, най-добре е да се използва Г-н, г-жо или д-р. като подходящо делово писмо поздрав . Ако имате някакви съмнения относно това кой поздрав да използвате, бъдете внимателни и използвайте по-официалния стил на обръщение.

Използвайте официален поздрав

Поддържайте го официално: Опитайте се да избегнете изкушението да започнете професионалното си писмо с неформални поздрави като „Здравей“, „Поздрави“, „Здравей“ или „Добро утро“, ако не знаете името на лицето си за контакт.

Въпреки че тези неформални поздрави са подходящи за случайни имейли до приятели или дори за по-официални имейли, които може да изпратите до групи хора, в професионално писмо ще трябва да използвате личен поздрав с име и/или фамилия („Скъпи Г-н Доу“) или длъжност („Уважаеми мениджър по наемане“).

Винаги проверявайте отново изписването на името на получателя. В противен случай ще направите лошо впечатление от началото на писмото си.

Пунктуация

Също така не забравяйте да включите точката след „Mr.“ и 'г-жа' и последвайте поздрава си с двоеточие (напр. „Скъпа г-жо Доу:“).

Примери за поздравления за професионални писма

Всички тези поздрави са подходящи за професионална комуникация.

Когато познавате човека добре:

  • Скъпа Синди
  • Здравей Питър
  • Здравей Боб

Когато знаете името на човека:

  • Уважаеми г-н/г-жо Фамилия; например Уважаеми г-н Долан или Уважаема г-жо Бътлър
  • Уважаеми г-н/г-жо Име, фамилия; например Уважаеми г-н Мартин Хейнс или Уважаема г-жа Мелиса Тандор
  • Уважаеми Име Фамилия; например Уважаеми Майкъл Кернс

Когато не знаете пола на лицето:
Когато имате име, но не сте сигурни в пола на човека, на когото пишете, е приемливо да пропуснете почетното и да използвате само името и фамилията. Например:

  • Скъпи Робин Милър
  • Скъпи Джеймисън Кавано

Опитайте се да намерите лице за контакт

Ако е възможно, използвайте име за контакт, когато пишете. Това прави писмото ви по-лично и създава непосредствена връзка с читателя. Ако нямате име за контакт, направете проучване, за да разберете правилният човек, до който да адресирате писмото си .

Не отнема много допълнително време, за да се направи опит за намиране на име, а настроението, което предава, си заслужава. Струва си да опитате, дори и да не успеете.

Понякога името ще бъде на уебсайта на компанията или може да успеете да намерите правилния човек в LinkedIn. Може би някой от вашите колеги или контакти знае кой може да бъде подходящият човек. Можете също да се обадите в офиса на непознатото лице, на което пишете, и да попитате рецепционистката за името, като обясните причината за обаждането.

Например: „Кандидатствам за работа във вашата компания. Можете ли да ми кажете името на вашия мениджър по наемане, за да знам на кого да адресирайте мотивационното ми писмо ?

Когато нямате лице за контакт

Понякога, въпреки всичките ви усилия, просто не можете да намерите име, до което да адресирате писмото си. В този случай имате различни възможности за избор, всички от които са професионални и подходящи.

Колкото повече информация имате за това къде изпращате писмото, толкова по-добре. (Например отделът за човешки ресурси на компанията или мениджърът на отдела, свързан с вашето запитване.) По този начин можете да направите по-целенасочен избор, когато избирате своя поздрав.

Ако нямате лице за контакт, има различни опции, от които да избирате:

  • Уважаеми мениджър по наемане
  • Уважаеми мениджър човешки ресурси
  • Уважаеми екип за набиране на персонал
  • Уважаеми [Име на фирма] Набиращ персонал; например Уважаеми рекрутер на ABC Company
  • Уважаеми [Име на отдел] Наемател; напр. Уважаеми специалисти за ИТ поддръжка
  • Уважаеми [Име на отдел] екип; напр. Уважаеми набиране на продукти
  • Поздравления
  • Уважаеми господине или госпожо (това е остаряло, така че избягвайте, ако е възможно)
  • За кого може да се отнася (използвайте, ако нямате други работещи опции)

Поздрави за избягване

Следните поздрави не са подходящи за официални писма или имейл съобщения:

  • Добър ден
  • Добро утро или следобед (не знаете кога ще получат писмото или имейл съобщението)
  • здравей
  • Здрасти
  • Хей
  • Хей там

Съвети за писане и изпращане на писмо

Поздрав

Започнете писмото си с подходящ поздрав, както е изброено по-горе.

Първи параграф

След поздрава започнете първия си параграф, който обикновено е въведение, което позволява на читателя да разбере кой сте и за какво пишете. Ако имате общ познат, който ви е препоръчал към читателя, трябва споменете ги в този момент .

Корпус на писмото

Основното съдържание на вашето писмо обикновено се състои от параграф или два текст. Тук можете да уточните темата на вашето писмо и да предоставите подкрепящи подробности за темата.

Ще искате да го запазите кратък и уместен за човека и темата.

Бъдете задълбочени, но не се повтаряйте и не продължавайте безкрайно с маловажни подробности.

Заключение

След това ще трябва да обобщите писмото си. Вашето резюме трябва да включва благодарност към лицето за отделеното време и внимание. Ако планирате да се свържете по-късно, можете също да предоставите подробности за това кога и как ще се свържете с него или нея.

Опции за затваряне

Завършете своя професионално писмо с приключване , като „С уважение“ или „Поздрави“. Ако планирате да изпратите писмото с пощенска услуга, подписът ви трябва да бъде последван от въведеното от вас име.

Ако изпращате имейл, въведеното от вас име трябва да бъде последвано от вашата информация за контакт, която можете да въведете ръчно или да направите това автоматично вместо вас. Ето как да настроите автоматичен имейл подпис .

Ключови изводи

ИЗБЕРЕТЕ ОФИЦИАЛЕН ПОЗДРАВ: Когато не познавате добре човека, на когото пишете, не използвайте небрежен поздрав.

ОПИТАЙТЕ СЕ ДА НАМЕРИТЕ ЛИЦЕ ЗА КОНТАКТ: Ако не можете да намерите лице за контакт, добре е да използвате общ поздрав.

ПРОЧЕТЕТЕ ВАШЕТО ПИСМО ИЛИ ИМЕЙЛ: Когато изпращате професионална кореспонденция, важно е внимателно да коригирате документа си, преди да го изпратите.