Човешки Ресурси

Как да предоставите обратна връзка, която помага на служителите да се подобрят

Вашата обратна връзка има влияние, когато се предоставя с уважение и внимание

Трима фабрични работници на неформална среща

••• Jetta Productions/Iconica/Getty Images

СъдържаниеРазгънетеСъдържание

Предоставете обратна връзка, която оказва влияние

Накарайте вашата обратна връзка да има ефекта, който заслужава, чрез начина и подхода, който използвате, когато пожелаете предоставят на служителите обратна връзка за изпълнението . Вашата обратна връзка може да промени хората, ако успеете да избегнете провокиране на защитна реакция.

Особено на възприемана отрицателна или по-малко от положителна обратна връзка, служителите имат склонност да реагират защитно, защото хората са склонни да приемат обратната връзка лично, а не професионално. Това е възпиращ фактор за способността ви да помогнете на служителя да подобри представянето си.

Тези насоки ще ви помогнат да помогнете на служителите да развият ефективността си чрез положителната ви употреба на обратна връзка.

Ето как най-добре можете да предоставите обратна връзка

Ефективната обратна връзка на служителите е конкретна, а не обща.

За да предоставите конкретна обратна връзка, например, кажете: „Докладът, който изпратихте вчера, беше добре написан, разбираем и представи твърденията ви за бюджета много ефективно.“ Не казвайте „добър отчет“. Това твърдение е твърде общо, за да може служителят да използва информацията за подобряване.

Една от целите на ефективната, конструктивна обратна връзка е да уведомите индивида за конкретното поведение, за което бихте искали да видите повече от него. Общата обратна връзка като потупване по гърба кара служителя да се почувства добре за момент, но не върши добра работа за засилване на поведението.

Полезната обратна връзка винаги се фокусира върху конкретно поведение.

Искате конкретно да идентифицирате поведението, което се нуждае от подобрение, а не върху човек или неговите намерения. (Когато участвахте в съревноваващи се разговори по време на срещата на персонала, докато Мери имаше думата, разсейвахте останалите присъстващи . В резултат на това точката на Мери беше частично пропусната.)

Най-добрата обратна връзка се предоставя искрено и честно, за да помогне.

Доверете се на това твърдение. Хората ще знаят дали получават обратна връзка по някаква друга причина. Повечето хора имат вътрешен радар, който лесно може да открие неискреност. Имайте това предвид, когато предлагате обратна връзка.

Успешната обратна връзка описва действия или поведение, за които индивидът може да направи нещо.

Например, никога не бихте предоставили обратна връзка. Ако можете, осигурете каквито и да било инструменти, обучение, време или подкрепа, от които човекът се нуждае, за да изпълнява успешно, както вие имате нужда от него.

Когато е възможно, исканата обратна връзка е по-мощна.

Поискайте разрешение за предоставяне на обратна връзка. Кажете: „Бих искал да ви дам малко обратна връзка за презентацията, добре ли е с вас?“ Това дава на получателя известен контрол върху ситуацията, което е желателно. Може би получателят може да каже: „Какво ще кажеш за утре? Бих искал да мисля за представянето си през нощта.

Предоставете обратна връзка, която получателят може да използва.

Когато споделяте информация и конкретни наблюдения, вие предоставяте обратна връзка, която служител може да използва.

Той не включва съвет, освен ако нямате разрешение или е поискан съвет. Попитайте служителя какво може да направи по различен начин в резултат на чуването на обратната връзка. По-вероятно е да помогнете на служителя да промени подхода си, отколкото ако кажете на служителя какво да прави или как да промени.

Предоставете обратна връзка в близост до събитието.

Независимо дали обратната връзка е положителна или конструктивна, предоставете информацията възможно най-тясно свързана със събитието. Ефективната обратна връзка е навременна, за да може служителят лесно да свърже обратната връзка със своите действия. Да се ​​налага да си спомняш няколко дни по-късно не е идеално.

Ефективната обратна връзка включва какво или как нещо е направено, а не защо.

Да питаш защо е да питаш хората за тяхното лично мотивация и това провокира отбранително отношение от лицето, което получава обратната връзка. Попитайте, какво се случи? Как се случи това? Как можете да предотвратите този резултат в бъдеще? Как можех да свърша по-добра работа, за да ви помогна? Какво ти трябва от мен в бъдеще?

Проверете дали другият човек е разбрал какво сте съобщили, като използвате обратна връзка.

Обратна връзка, като например задаване на въпрос на служителя или наблюдение на промененото му поведение, ви позволява да знаете, че другата страна разбра какво сте съобщили . Задайте време, за да се съберем отново, за да обсъдим дали обратната връзка е променила производителността и дали са необходими допълнителни действия.

Успешната обратна връзка е възможно най-последователна.

Ако действията на служителя са страхотни днес, те са страхотни утре. Ако нарушение на политиката заслужава дисциплинарно действие , винаги трябва да заслужава дисциплинарни мерки - за този служител или който и да е друг, който изпълнява подобни действия. Смесените съобщения не дават резултати.

Съвети за предоставяне на най-ефективна обратна връзка

Когато предоставяте обратна връзка към служител , имайте предвид тези пет съвета.

  1. Обратната връзка се съобщава на човек или екип от хора относно ефекта, който тяхното поведение оказва върху друго лице, организацията, клиента или екипа.
  2. Положителната обратна връзка включва да кажете на някого за доброто представяне. Направете тази обратна връзка навременна, конкретна и честа.
  3. Конструктивната обратна връзка предупреждава индивида за област, в която неговото или нейното представяне може да се подобри. Конструктивната обратна връзка не е критика. Той е описателен и винаги трябва да бъде насочен към предприетите действия, а не към човека. Например „Мери, комуникацията ти по време на презентацията ти беше твърде задълбочена за нуждите на аудиторията ти. Те трябваше да чуят само основните неща, а ти сподели цялата информация, която имаш. За ефективна обратна връзка не бихте казали: „Мери, това беше дълга, скучна реч“.
  4. Основната цел на конструктивната обратна връзка е да помогне на хората да разберат къде се намират очаквано и/или продуктивно поведение при работа .
  5. Признание за ефективно изпълнение е мощен мотиватор. Повечето хора искат да получат повече признание, така че признанието насърчава повече от оценените действия.