Реклама

Как да организираме успешно медийно събитие

Крупен план на микрофони на маса на медийно събитие

•••

Михайло Маричич / EyeEm / Getty Images

Един от най-лесните начини вашата компания да получи безплатна медийна експозиция – често известна като „спечелена медия“ – е чрез медийни събития. Независимо дали се обединявате с няколко спонсора, за да помогнете на по-малко щастливите, или провеждате пресконференция, за да обявите пускането на продукта, има определени стъпки, които трябва да следвате, за да организирате успешно медийно събитие.

Започнете с прессъобщение

Изпращане на вашите прессъобщение ще помогне на медиите да решат дали вашата история е достатъчно достойна за отразяване. Ето защо ви помага да поддържате прессъобщението си просто и никога да не използвате никаква реклама. Станциите и вестниците търсят новини; те не търсят забавление за продажби.

Имате прозорец за изпращане на вашето прессъобщение. Не искате да го изпратите твърде рано и след това да бъде забравено или погребано, и не искате да го изпратите твърде късно, когато други истории може вече да са назначени и те просто не могат да се поберат във вашето събитие Обикновено два до три дни преди вашето събитие е достатъчно предварително известие, за да има време на пресата да насрочи репортери.

Също така искате да сте сигурни, че включвате указания и всякакви специални инструкции във вашето съобщение за пресата. Ако централата на вашата компания е на едно място, но вашето събитие е във вашия завод на 30 мили, трябва да посочите това ясно в съобщението си.

Гледайте телефонните разговори

След като изпратите прессъобщението си, можете да се обадите на редакторите във вестниците или на продуцентите в телевизионните станции, за да проверите дали са го получили. Това е всичко, което трябва да попитате.

Често ще отвори разговора, за да ви кажат дали смятат, че ще могат да дойдат или не. Но дори и да не стане, не искате да ги питате дали идват. Те ще бъдат там, ако могат, но няма да дават никакви обещания.

Имайте предвид, извънредни новини или тежките новини може да им попречат да дойдат в последния момент. Не искате да ги досадите, за да видите дали идват, дори в деня на събитието, когато стоите там и чакате да се появят репортери.

Вие също искате да наблюдавате времето, когато извършвате телефонното си обаждане. Обаждане в десет минути преди 17:00 ч. може да изглежда като края на деня за вас, но за продуцент остават десет минути до ежедневна новинарска емисия. Най-доброто време за обаждане обикновено е около 10:00 ч. и между 13:00 и 14:30 ч.

Планирайте внимателно времето на вашето събитие

Всички работят в срокове. Вестниците са определили часовете, в които слагат броя на следващия ден в леглото. Това означава, че те дойдат на вашето събитие в 17:00. в четвъртък покритието може да не се появи до събота.

Телевизионните станции обикновено имат сутрин, обед, 17:00, 18:00, 10:00 и/или 23:00 часа. новинарски емисии през седмицата, в зависимост от вашите ТВ пазар . Получаване на отразяване, ако вашето медийно събитие започне в 16:00 ч. може да е много сложно. Те няма просто да се качат в новинарската си кола и да карат като луди, за да пуснат вашата лента в ефир до 5:00. Има сценарий, който трябва да бъде написан, и лента, която трябва да бъде редактирана.

Планирайте времето на събитието си така, че не само да е удобно за репортерите, но и да увеличи шансовете ви за по-незабавно излагане.

Не се опитвайте и правете всичко

Колкото и изкушаващо да е да станеш режисьор, не казвай на репортер, фотографи или видеооператори какви кадри искаш да получат. Искате да установите определена връзка с тях и да започнете връзка с вестника или телевизията. Няма да спечелите приятели, като им кажете как да си вършат работата.

Улеснете влизането (и излизането)

Ако провеждате събитието във вашия завод от 50 000 квадратни фута и зоната, която позволявате на медиите, е в задната част на сградата, осигурете им възможно най-лесен достъп. Не ги карайте да паркират отпред на сградата и след това да влачат оборудването си чак отзад, ако можете да му помогнете. Ако има начин да шофирате отзад, уведомете медиите за упътванията за шофиране във вашето прессъобщение и маркирайте ясно пътя, когато пристигнат.

Също така искате да помислите коя зона от вашето съоръжение е строго забранена. Например, ако не можете да избегнете дълга разходка, наистина ли искате медиите да минат през цялата ви сграда с камери? Това не означава, че ще започнат да снимат каквото си искат. Но много компании имат строги политики за това къде могат да отидат камерите и неслужителите поради собствени причини.

Помислете за визуализациите

Помислете внимателно за вашите визуализации. Дайте на медиите колкото е възможно повече практически опит. Говоренето за продукт в продължение на половин час и след това препращане към снимката в брошурата е нещо, за което медиите дори не трябва да се появяват. Не забравяйте, че те предават визуализацията на вашите потенциални клиенти – техните зрители или читатели – така че е важно да имате предвид аудиторията си, за да можете да получите необходимото покритие.

Не забравяйте комплект за пресата

Включете информацията за вашето събитие и я раздайте на медиите. Тази информация ще им помогне да напишат историята, но също така ще ви помогне да имате повече контрол върху новините, тъй като им предоставяте важната информация.

Уверете се, че контактът ви с медиите е наличен

Не забравяйте да предоставите контакт с медиите за въпроси. Ако репортер има допълнителни въпроси, той трябва да може бързо да се свърже с вашия медиен контакт. Не забравяйте да включите телефонния номер на медийния контакт и всяка друга информация за връзка във вашия прес комплект .

Използвайте служители с опит

Не е нужно да ограничавате говорителите на вашето събитие до вашия собствен медиен контакт. Ако служител може да даде по-добър звук, защото е имал повече опит в разработването и работата с определен продукт, непременно го направете на разположение за въпроси.

Подгответе изявлението си предварително

Ако планирате да говорите пред камера или с репортер на вестник, помислете какво искате да кажете предварително. Може да ви помогне да имате приятел, който не е запознат с вашия бизнес, да прочете вашия комплект за пресата и да зададе въпроси, които имат. Въз основа на тези въпроси, както и някои собствени мозъчни нападения, измислете списък с отговори. Не искате да звучите репетирани, но не искате да звучите неподготвени или да казвате „Ъмм...“ често.

Вие също искате да разгледате различните видове медии. Вестникът има различни нужди от телевизията и обратно. Репортер на вестник може да ви зададе въпроси, които са много различни от а тв репортер . Всяка медия има различни начини за представяне на вашите новини, така че ще се нуждаят от типа, който е най-подходящ за тяхната аудитория.

Ами ако репортерът не се покаже?

Станцията или вестникът може да изпрати фотограф или видеооператор вместо репортер. Това не означава, че вашата история не е важна за тях. Те нямаше да са там, ако не планираха да отразяват историята ви, така че се отнасяйте много добре към всеки, който се появи.

Ако видеооператор носи екипировката си, не му подавайте комплект за пресата веднага. Предложете им да го носите, докато не успеят да получат нужните им снимки. Отнасяйки се с тях като с граждани от втора класа, ще се върнете в станцията и може да навреди на шансовете ви за бъдещо покритие.