Управление На Проекти

Как да управлявате промените в проекти

Продължете напред в процеса на управление на промените в проекта

Жена, работеща на бюрото си, разработваща стратегия за управление на промяната в проект.

•••

Реза Естахриан / Стоун / Getty Images

Ръководителите на проекти прекарват много време в изготвяне на планове и установяване на цели на екипа. След това спонсорите, заинтересованите страни и екипите прекарват много време в промени в обхвата на работата и процеса на внедряване. Като ясна, лесна процес на управление на промените на място и стабилен поглед върху по-голямата картина, дори когато някои от детайлите се изместват, върви дълъг път към продължаването на проекта напред и ви позволява да запазите хладнокръвие.

Приемете, че промяната се случва

Промените се случват на практика във всяка точка от жизнения цикъл на управлението на проекти. Признавайки, че промените са неизбежни — наистина, често полезни — части от процеса позволява на най-добрите ръководители на проекти да възприемат по-гъвкави подходи към планирането и изпълнението. Наличието на стратегии за ефективно справяне с промените, когато те настъпят, е най-бързият начин да държите под око наградата на всички, дори в лицето на това, което понякога може да изглежда постоянни промени в посоката.

Дефиниран, структуриран процес за управление на промените е вашата книга за изпълнение; вашата стратегия 'библия'. Той ще определи за вас как най-добре да реагирате като лидер на предложения - дори на искания - за промяна в процеса на разработка. Това ще ви помогне да се ориентирате, изящно и с увереност, понякога спорни съвместни пейзажи към постигането на крайните цели на всички страни.

Процесът на управление на промените

Процесът на управление на промените изглежда така:

  • Получаване на заявка/искане за промяна в процеса на проекта
  • Оценете заявката/търсенето за промяна с фокус върху бюджета на проекта по отношение на:
    • материали
    • всички съответни изисквания за разрешително
    • човеко часове
    • загубено/спечелено време
  • Подгответе и представете на акционерите/свързването на проекта вашите препоръки за това как да процедирате по отношение на заявката(ите)
  • Получаване на одобрение на решението на акционера или отказ за продължаване

Нека разгледаме всяка от тези стъпки на свой ред:

Получаване на заявка/искане за промяна в процес на проекта

Ще получите заявка за промяна на проекта по стотици различни начини: на среща, по имейл, по телефона, в коридора, докато бързате да излезете от офиса вечер. В идеалния случай ще получите информацията във формуляра за заявка за промяна, но трябва да знаете, че в реалния живот много важни заинтересовани страни смятат, че попълването на този вид документи е работа на ръководителя на проекта - и във вашата компания може да е така.

Шаблонът за заявка за промяна на проекта (повече за това след минута) трябва точно и сбито да улавя всички детайли на заявката, независимо от това неофициално да пристигат до вас. След като почувствате, че всички подробности са записани точно, пуснете формуляра покрай инициатора, за да проверите дали всички точки са адресирани напълно.

Не забравяйте, че промените може да се отнасят и за тренировка. Не винаги приемайте, че промените ще са свързани с влагането на работа. Процесът е един и същ, независимо дали увеличавате или намалявате обхвата на проекта.

Извършете оценка на промените

Разгледайте подробно искането за промяна. Ще оценявате въздействието върху:

  • График
  • Документация
  • Работа свършена до момента и работа все още предстои
  • Бюджет
  • Мерки за качество
  • Обхват
  • Наличност на ресурси

Например, промяна в софтуера може да бъде оценена на пет дни. Това не просто ще добави пет дни към графика, защото ще изтласка друга задача и ще я премести във времеви период, в който ключовият ресурс е на почивка. Тази задача също ще трябва да бъде преместена, така че като цяло тази промяна ще добави осем дни към графика. Това би струвало $5 000, а допълнителните осем дни ни тласкат към друг месец с договора с доставчика, така че има разходи, които също трябва да вземем предвид. Качеството остава същото, но обхватът се променя, за да се включи новата промяна.Цялата съответна документация ще трябва да бъде актуализирана, включително плана на проекта и учебни ръководства, които вече са стартирани.

Така че в голямата картина една проста петдневна промяна има огромни ефекти. Важно е да вземете предвид всички релевантни фактори, преди да вземете решение за прилагане, тъй като пълната картина може да промени резултата.

Подгответе и представете препоръки

Въоръжен с разбиране на пълното въздействие на исканата промяна или промени, представете вашите препоръки относно жизнеспособността на смяната.

В някои случаи промените няма да бъдат приложени, защото възприеманата полза ще бъде по-малка от цената. В други случаи може да се намери достатъчно полза за компенсиране на разходите за извършване на допълнителната работа. Други случаи все пак ще се окажат, че промените са неизбежни и извън вашия контрол, независимо от негативния ефект, произтичащ от регулаторни проблеми или проблеми със съответствието, или вътрешни проблеми като организационно преструктуриране.

Решението

За малки промени, които попадат в рамките на вашето разрешение, решението дали да приемете или отхвърлите промените оставате за вас (с правилния принос от екипа). Всичко по-голямо трябва да бъде одобрено от спонсора на проекта или от борда на проекта. Условията за това какво попада в коя категория обикновено са изписани ясно в началото на всеки проект.

Независимо от резултата, важно е всички участници в процеса да бъдат информирани. Отчуждаването на членовете на екипа във всеки момент от разработката може да струва целостта на целия проект, както и на всяко бъдещо сътрудничество.

Инструменти за управление на промените

Разработени са редица инструменти за управление на промените, за да направят този процес по-лесен и по-рационализиран. В центъра на всяка кутия с инструменти за управление на промените трябва да бъде:

  • Контролен списък или карта на процеса, превеждащи заинтересованите страни през правилните стъпки за повишаване на промяната в обхвата на проекта
  • Формуляр за заявка за промяна на шаблон ( Забележка : Ако вашите проекти работят онлайн от автоматизиран работен процес, чудесна идея е този формуляр да бъде включен в списъка ви с документи)

Разработване на формуляр за искане за промяна на проекта

Формулярът за искане за промяна на проекта трябва да включва:

  • Името на лицето, което иска промяната („заявителят“).
  • Уникален идентификатор, като номер за промяна (можете да добавите това към себе си по-късно, тъй като е малко вероятно някой от хората, които подадат заявката и използват формуляра, да знае какво да въведете тук).
  • Описание на предложената промяна с възможно най-много подробности.
  • Категорията на промяната. В идеалния случай заявителите трябва да могат да избират от предварително попълнена категория за този раздел, така че трябва само да поставят отметка в квадратчето. Това е добро място да отбележите дали искането за промяна е свързано с регулация или вътрешно съответствие - ако е така (истински), можете да заобиколите много от стъпките за планиране и оценка и просто да продължите с него.
  • „Защо“ на промяната. Каква е обосновката за прилагането му? Защо заявителят го иска?
  • Потенциално въздействие на предложената промяна върху различни елементи на проекта, включително време, цена, качество и обхват. Заявителят може да не разполага с всички подробности, така че може да се нуждае от вашата помощ при попълването на тези празни места чрез стъпката за оценка на промяната. Минимумът, който търсите в този момент, е изясняване дали може да увеличи, намали или промени съществуващите параметри на проекта.

Формулярите за заявка за промяна трябва да бъдат закръглени с място за подробности, които да попълните, докато промяната се обсъжда допълнително. Шаблонът трябва също да включва място за:

  • Промяна на решението: Приемане, Отхвърляне или Отлагане
  • Име на лицето, вземащо решението (или група) плюс датата на вземане на решението и всякакви допълнителни коментари.

Промени и управление на обхвата на проекта

Управление на обхвата на проекта е процесът, който филтрира и прецизира разграниченията между това, което е необходимо за успешното изпълнение на проект и какво не. Когато бъдат получени заявки за промяна на проекта, е необходимо да се помисли как тези промени могат да повлияят на проекта като цяло. Вашият процес за управление на промените ви помага да прецизирате и дефинирате в контекста защо промяната е или не е практична или необходима.

Ръководство за Съда от знания за управление на проекти (Ръководство PMBOK) – шесто издание Струва си да се спомене управлението на промените в проекти за покритие, защото не е толкова интуитивно, колкото си мислите. „Ръководството за PMBOK“ включва отлични начални насоки под формата на процес, наречен „Обхват на контрола“ в раздела за управление на обхвата на проекта. Процесът на управление на промените по проекти обаче трябва да се управлява по по-интегриран начин и това е отразено в текста. Потребителите на „Ръководство PMBOK“ също трябва да се позовават на Изпълнете интегриран контрол на промените процес, тъй като излага ясно как всичко се свързва заедно в по-големия пейзаж.

За целите на става PMP , важно е да разберете как „Ръководството за PMBOK“ обхваща управлението на промените, тъй като то ще бъде част от вашия изпит. Но имайте предвид, че процесът на управление на промените, който всъщност ще използвате в проекти, трябва да бъде интегриран, лесен за следване и практичен.

Водете екипа си през процеса на промяна

Екипът на проекта е от решаващо значение за успеха на всеки проект, така че помага той да бъде активно ангажиран при управлението на промените в процеса.

Ето пет начина, по които можете да помогнете на екипа си бързо да се примири с процеса на управление на промените в проекта:

1. Бъдете отворени за промените. Уведомете екипа си, че се очаква промяна в проектите.

2. Бъдете отворени за процеса. Процесът на управление на промените, обсъждан тук, не е естествен за всеки. Повечето членове на екипа няма да знаят какво се очаква от тях, докато не бъдат посъветвани. Организирайте брифинг, за да преминете през процеса с тях, и уведомете всеки каква е ролята му в неговото изпълнение.

3. Улеснете го. Промяната на проекта често е в най-добрия случай контролиран хаос. Стъпките, които предприемате, за да навигирате успешно дефинирайте храбростта си като ръководител на проекти . Вашият екип може да намери промените за обезпокоителни – особено големи или такива, които отменят решения, които отдавна се смятат за уредени, и препятствията, които се смятат за отдавна изчистени. Графикът е грешен, бюджетът може да е различен, изискванията със сигурност са различни.

Екипът ви очаква от вас насоки и стабилизиране. Направете процеса възможно най-лесен за тях.

4. Бъдете там, за да помогнете. Нов начин на работа отнема време, за да се интегрира успешно. Ако преди това сте управлявали промяната на проекта по неформален начин (или изобщо не), тогава преминаването към официален процес може да отнеме известно време, за да стане „начинът, по който правим нещата тук“. Уведомете екипа, че сте там, за да им помогнете, ако трябва да прогонят нещо покрай вас.

5. Не се страхувайте да кажете не. Не всички промени са разумни предложения. Уведомете екипа си, че ако смятат, че промяната не е правилното нещо за проекта в този момент, вие ще застанете до тях в този разговор с заявителя за промяна.

Неуспехът да управлявате промяната ефективно е основният сред начините, по които един проект може да бъде напълно дерайлиран, така че внимавайте. Въоръжени с правилната информация и процеси, промените в проекта могат да бъдат третирани по контролиран, интелигентен и полезен начин за всички участници.