Човешки Ресурси

Колко дълго трябва HR да съхранява досиетата на служителите?

Федералните и държавните закони може да се различават, така че знайте вашите изисквания

Ръчно поставяне на избрано лице от пъзел

••• Димитри Отис / Getty Images

СъдържаниеРазгънетеСъдържание

Един от важните факти за човешките ресурси е, че имате много документи. Тонове и тонове и тонове. Разбира се, много от тях са електронни в наши дни, но принципът остава. HR се занимава с водене на записи. И трябва да съхранявате тези записи. Но основният въпрос, който трябва да зададете, е колко дълго трябва HR да съхранява досиета на служителите?

Ето основните насоки за водене на HR записи. Не забравяйте обаче, че държавните закони може да се различават от тези насоки. Ако държавните закони и федералните закони противоречат, винаги съхранявайте записите въз основа на това, което изискване е по-дълго. По-добре е да запазите нещо твърде дълго, отколкото не достатъчно дълго.

Следните стандарти за съхранение на записи се основават на информация от Обществото за управление на човешките ресурси (SHRM).

Колко дълго трябва да съхранявате записи за наемане

Трябва да запазите всички автобиографии, бележки за интервюта, кандидатури и обяви за работа и дори запис на вашите търсения чрез вашата система за проследяване на кандидатите за една година след вземането на решението да направите предложение за работа. Така че, ако интервюирате кандидат и целият процес се проточи в продължение на три месеца, чак до се взема окончателно решение за наемане че часовникът започва да тиктака.

Защо трябва да правиш това? Ако някой някога оспори решението ви за наемане, ще трябва да покажете, че сте били не дискриминиращ незаконно по какъвто и да е начин, форма или форма. Закони като Закона за американците с увреждания, Дял VII и много други изискват от вас да докажете, че спазвате изискванията. Поддържането на тези записи ви помага да направите това.

Колко дълго трябва да съхранявате записи от тестове за наркотици

Ако имате нужда тестване на наркотици за предварително назначаване на работа, резултатите от теста са част от записите за наемане и трябва да съхранявате копие от тях за една година. Ако правите допълнителни тестове за наркотици, независимо дали поради инцидент, който се случва на работното място, или като част от проверка на случаен принцип, вие също трябва да поддържате тези записи в продължение на една година.

Въпреки това, ако сте обект на разпоредбите на Министерството на транспорта, тогава минималният срок за съхраняване на записи от тестове за наркотици е пет години.

Колко дълго трябва да съхранявате ведомости за заплати/времеви карти и т.н.?

Законът изисква да поддържате тези записи в продължение на три години, но последните съдебни дела означават, че би било по-разумно за вас да ги съхранявате по-дълго. Искате да поддържате запис за това колко е бил платен всеки служител и колко часа е работил за целия си мандат във вашата компания. Съхранявайте записите си поне пет години след напускането на служителя, независимо от причината.

За освободените служители, разбира се, не е необходимо да поддържате отчети за време, тъй като заплащането им е едно и също, независимо от броя на отработените часове.

Въпреки това, ако някога сте класифицирали служител като освободен, когато той или тя е трябвало да не са освободени, тези отчети за отработените часове могат ви напътства за плащане на дължим извънреден труд . Уверете се, че сте включили как компанията е изчислила заплащането. Например, трябва да проследите дали е била директна заплата, заплата плюс комисионна, извънреден труд, работа на парче или директно почасово заплащане.

Трябва да направите това не само за въпроси, свързани със заплащането и данъците, но и много други решения разчитат на броя на отработените часове. Например, допустимостта за FMLA зависи от броя на отработените часове за една година. Ако имате освободен служител на непълно работно време, може да искате да помислите за изискване на запис на времето, за да определите допустимостта на FMLA. Освен това трябва да можете да докажете, че сте плащали на работниците си за всички отработени часове.

Колко дълго трябва да съхранявате формуляр I-9

Поддържайте служителят I-9 Форма , съхранявани отделно от личните ви досиета, за три години след наемането на служителя и за една година след прекратяването на трудовото правоотношение, което от двете настъпи по-късно.

Вие съхранявате тези формуляри отделно от досиетата на персонала, така че ако правителството поиска да ги провери, работниците няма да имат достъп до останалата информация в личните досиета на служителя.

Колко дълго трябва да съхранявате информация за здравни/пенсионни обезщетения

Трябва да съхранявате записите на вашите планове за всичките си обезщетения за минимум шест години. Съдилищата са постановили, че ако служител ви съди, казвайки, че той или тя заслужава по-висока пенсия, например, отговорността на работодателя е да докаже, че не дължат повече, а не на служителя да докаже, че го прави. Запазете всички тези описания на обобщените планове.

Ако имате бивши служители, които са отговаря на условията за COBRA , разширявайки техните ползи за здравето, вие също трябва да съхранявате тези записи в продължение на шест години, само за да сте в безопасност. Законът не уточнява задържането, но тъй като това може да се прилага съгласно Закона за сигурност на доходите при пенсиониране на служителите (ERISA), този закон изисква задържане за шест години. За да сте в безопасност, не изхвърляйте тези записи.

Вижте Института за правна информация на Cornell Law School за Закона за сигурност на доходите при пенсиониране на служителите (ERISA) за разяснение.

Колко дълго трябва да съхранявате FMLA записи

Когато служител поиска FMLA , трябва да запазите тази хартиена следа, дори ако откажете отпуска за три години. Уверете се, че следите отпуска на всеки служител – кога е започнал и колко време е използвано. Ако служителят има периодично FMLA, уверете се, че проследявате всеки отпуск и документирайте броя на часовете използван. Датите и броят на часовете трябва да бъдат документирани. Не забравяйте, че периодичният отпуск може да се използва за няколко часа на ден или няколко дни в седмицата. Документирайте всичко и пазете тези записи.

Не забравяйте, че това не е изчерпателен списък и се отнася само за федералните закони. Може да сте обект на допълнителни закони за запазване на записи, ако например сте федерален изпълнител или вашата държава има различни стандарти. Когато се съмнявате, не го изхвърляйте.

Можете да получите достъп до допълнителни ресурси за водене на записи и задължително отчитане в Обществото за управление на човешките ресурси (SHRM).

Моля, имайте предвид, че предоставената информация, макар и достоверна, не е гарантирана за точност и законност. Сайтът се чете от публика от цял ​​свят и ​ трудови закони и регулациите варират от щат до щат и от страна до държава. Моля те потърсете правна помощ , или помощ от държавни, федерални или международни правителствени ресурси, за да се уверите, че вашето правно тълкуване и решения са правилни за вашето местоположение. Тази информация е за насоки, идеи и помощ.

Източници на статия

  1. SHRM. , Правила за водене на записи – Поддръжка, запазване и унищожаване на записи .' Посетен на 29 март 2020 г.

  2. classaction.com. ' Споразумение за заплати и час .' Посетен на 30 март 2020 г.

  3. Институт за правна информация в Cornell Law School. ' 29 Кодекс на САЩ

    § 1027. Запазване на записи Код на САЩ .' Посетен на 29 март 2020 г.

  4. SHRM. , Политика за водене на записи – Поддръжка, запазване и унищожаване на записи .' Посетен на 29 март 2020 г.