Как да издадете устно предупреждение за лошо представяне
••• Гари Бърчъл / Getty Images
Надзорници издаде устно предупреждение когато лошото представяне на служител налага дисциплинарно действие, по-тежко от надзорното консултиране и коучинг . Целта му е да привлече вниманието на служителя, когато нормалните управленски дискусии, срещи и предложения не са успели да имат положителен ефект.
Документиране на устно предупреждение
Устното предупреждение е документирано от ръководителя в техните неформални бележки за положените усилия, за да помогнат на служителя да се подобри.
Ако устното предупреждение не е документирано, като подписът на служителя показва, че го е получил, то може също да не съществува.
Устното предупреждение би било трудно да се докаже по време на евентуални предупреждения за прогресивна дисциплина или бъдещи съдебни спорове. Но има и друго предимство: служителите също са склонни да приемат присърце всяка документирана критика към тяхното представяне.
Тази документация за устно предупреждение е включена с всяка друга писмена документация които ръководителят поддържа—като цели на служителите, напредък, резервна информация за служителя план за развитие на производителността (PDP) или оценка на работата , и така нататък.
Тези бележки не са част от личното досие на служителя; те са частна надзорна документация за работата на служителя. Ако работата на служителя в крайна сметка налага прекратяване, документите за устно предупреждение могат да се окажат в досието на служителя като резервно копие, за да докажат формални прогресивни дисциплинарни действия.
Изпълнение, което гарантира устно предупреждение
Няколко вида поведение могат да накарат мениджъра да иска да използва устно предупреждение. Често срещаните включват време, прекарано на работа или липса на такова: Служител постоянно закъснява за работа, напуска работа рано или не работи необходимия брой часове.
Други проблеми с производителността:
- Служителят не успява да изпълни задачите навреме поради отлагане и лошо планиране.
- Служителят взаимодейства негативно с колеги или клиенти.
- Без причина служителят не успява да събере важна резервна информация и изследвания, необходими за адекватно проучване и представяне на решения на проблем или процес, който се нуждае от подобрение.
- Служителят говори лекомислено и гадно с шефа.
Стъпки след устното предупреждение
Устното предупреждение обикновено е последвано, в процедурите за дисциплинарни действия, от писмено устно предупреждение, което започва документирането на дисциплинарните действия в служителите кадрово досие . Писменото устно предупреждение дава началото на документацията, необходима на организацията уволни служител .
След това, ако представянето на служителя не успее да се подобри по време на серия от дисциплинарни мерки , работодателят е документирал законово предприетите стъпки, за да помогне на служителя да подобри и запази заетостта си през целия процес. Работодателят също така демонстрира, че е предприел необходимите действия, за да помогне на служителя да се подобри и че последващото дисциплинарно действие не е било произволно.
Докато стъпките в дисциплинарните действия, включително устно предупреждение, се различават от компания до компания – и дори в рамките на една компания, в зависимост от естеството на неизпълнението – устното предупреждение е отрицателно събитие. Работата на служителя е на ниво, което работодателят прецени, че изисква дисциплинарни мерки.
В съответствие с политиката за дисциплинарни действия, очертана в наръчник на служителите , устното предупреждение може да бъде първата, последната или единствената стъпка, необходима преди прекратяване на трудовото правоотношение , в зависимост от тежестта на неизпълнението или провокиращото събитие. Поради тази причина наръчниците на служителите трябва да останат неясни по отношение на това дали винаги се следва официално прогресивно дисциплинарно действие.
Ако работодателят има възможност да прекрати служителя от работата много по-рано, това обикновено е предимство. Не искате служител да се мотае наоколо, ако оказва влияние върху работата и морала на другите служители или ако активно пречат на напредъка на работното място.