Как персоналът по човешки ресурси трябва да мисли за проблемите

••• лафлор / Getty Images

Въпросът на служителя изглежда прост, ясен и трябва да е лесен за отговор. нали така? Не и ако работата ви е в 'Човешки ресурси'. Дори и най-простият въпрос на служителя повдига безброй червени знамена за HR екипа на работодателя. Още веднъж вървите по този петолъчен път. Как удовлетворявате всичките пет заинтересовани страни, докато се отнасяте справедливо към настоящия служител?

Какво е най-доброто за работодателя? Какво е най-доброто за служителя? Какво е законно или изисквано от правителствена агенция? Какво създава прецедента за бъдещи решения и справедливо отношение към служителите? Какво решение ще ви накара да съдите с всички съпътстващи разходи и утежняване?

Не можете да вземете решение, освен ако решението не удовлетворява всичките пет заинтересовани страни – до известна степен. Наистина ли е чудно, че понякога заинтересованата страна на служителите страда? Ето как хората от човешките ресурси трябва да мислят и да вземат решения, за да отговорят на въпрос на служител. Нека използваме модификацията на политиката за пътуване на тази фирмена изложба като пример.

Как HR мисли, взема решения и отговаря на въпроси

Въпросът, зададен от читател, изглеждаше достатъчно прост. Служител, който пътува служебно до търговски изложения и други клиентски събития, искаше да удължи времето си в града на събитията, като използва времето за почивка. Няма проблем.

Няма проблем, тоест докато HR не го информира как дните ще бъдат начислени срещу неговите платен отпуск . Със симпатия както към HR, така и към служителя, ето как HR човек трябва да мисли и взема решения.

Служителят е пътувал в неделя на търговско изложение. (Няма проблем с това време за пътуване; компанията, според политиката, която всички служители разбират, не плаща времето за пътуване през уикенда освободени служители .) Служителят работеше от понеделник до сряда на търговското изложение и искаше да започне да използва ваканционния ден след събитието.

Добре, каза Мениджър човешки ресурси , четвъртък и петък са почивни дни. Не, отговори служителят, в четвъртък обикновено ще пътувам обратно до компанията; тъй като този ден ще бъде платен като част от нормалната ми работна седмица, не е честно да ме карат да си взема отпуска, за да покрия четвъртък. С мен ли си?

HR мисленето и вземането на решения започват да се развиват

Добре, казва мениджърът по човешки ресурси, чиято първа склонност е да таксува четвъртък като ден за ваканция, тъй като служителят всъщност не използва деня, за да пътува обратно до компанията. Човекът по човешки ресурси с право не иска да взема решения за отпуск на служителите за всеки отделен случай за служители, които посещават спонсорирани от компанията събития.

Проверявайки с няколко главни изпълнителни директори и друг човек по човешки ресурси, и двете решения имаха поддръжници. Ако се очакваше служителят да се върне от конференцията в сряда и да работи в четвъртък, тогава четвъртък трябва да е ден за почивка.

Ако четвъртък обикновено е ден за пътуване, той ще се счита за работен ден, а не като ден за почивка. При нормални обстоятелства той така или иначе би пътувал обратно и компанията не бива да го санкционира, защото е удължил престоя си с ваканция.

Но той е избрал да не пътува обратно, а вместо това да отиде на почивка, казаха дисидентите. Това не е проблем на компанията и ние плащаме само времето за пътуване, ако служителят използва работния ден, за да пътува обратно. Тъй като не плащаме за време за пътуване през уикендите и няма такова нещо като ден за пътуване, служителите трябва да получават заплащане само ако работят.

Освен това обикновено се очаква служител, освен ако не е бил назначен за разрушаване на кабината, да пътува обратно в сряда и да се яви на работа в четвъртък. Можеше да се уговори да пристигне късно с мениджъра си, ако полетът му беше с „червени очи“.

В такъв случай, без съмнение, четвъртък трябва да бъде таксуван като ден за почивка. Но каква е била досегашната практика в компанията? Очаква ли се служителите да пътуват обратно в сряда, ако е възможно, или четвъртък е нормалният ден за пътуване за връщане.

Повечето служители искат да се върнат у дома и да работят възможно най-скоро. И така, те пътуват вкъщи в сряда, ако е възможен някакъв полет, вместо да прекарат една нощ, мотайки се сами в странен град без каквото и да е за правене.

Това също е въпрос на частния спрямо държавния сектор. Ако сте служител в публичния сектор, често работите при договорените условия на синдикален договор, очаквате такива съображения като заплащане за всяка минута, която работите. Ако не директно компенсация , очаква служител в публичния сектор време за комп за отработени часове и биха очаквали да бъдат платени и за пътуване през уикенда.

Това мислене е анатема за работодател от частния сектор, който очаква освободени служители да свършите работата и да постигнете целите си. Всъщност мисленето като служител на час ще попречи на кариерата ви и ще ви направи по-малко ценен като служител. Ето някои по-ранни мисли за компенсация на служителите за време за пътуване .

Ако служителят е почасов или неосвободен служител , работодателите трябва да вземат предвид платеното време за пътуване, плюс отработените часове на търговското изложение. Когато служителят отговаря на условията за над времето , тези разпоредби важат дори на пътя.

(Това е една от теориите за това защо служителите, които не са освободени от освобождаването, толкова рядко са помолени да пътуват за събития и обучение на клиенти. Правителствените разпоредби правят разходите за тяхното присъствие непосилни – или поне – болка в задната част, за да се отчетат и плащат от работодателите. И , доколкото тези правила могат да възпрепятстват използването и кариерното израстване на служителите на час, симпатиите към HR са към работодателите.)

Съображения за решението за човешките ресурси относно политиката на търговското изложение

Следващият проблем, който HR трябва да вземе предвид в този случай, е, че много служители пътуват често за търговски изложения и други фирмени събития. В този случай едно взето решение има далечни последици за работодателя и решения относно други искания на служители в бъдеще.

Наистина ли HR иска да взема тези решения за всеки отделен случай? В кой момент свършва работата и започва ваканцията? Когато търговското изложение приключи в 16 ч. в сряда?

Кога тръгва последният самолет за родния град на служителя в сряда вечер? Ами ако няма самолет в сряда? Колко документация и изследвания ще трябва да изисква HR в бъдеще от други служители, за да гарантира, че счетоводните решения на компанията са последователни и справедливи?

В даден момент HR трябва да определи, че решението в полза на този служител да използва четвъртък като ваканционен ден има твърде много последствия за подобни заявки в бъдеще. Разбираемо, служителят ще се почувства недоволен.

Но никой в ​​HR, когото познавам, не иска да прекарва работното си време като ченге, отговарящо за HR време. Служителят избира да не пътува обратно в платеното време; той може да пътува обратно, ако иска заплатата си, и след това да отиде на почивка. Всяко друго решение отваря твърде голяма кутия с червеи.

Една последна мисъл за човека по човешки ресурси включва как са били третирани служителите в миналото. Служителите обикновено пътуват в сряда вечер или четвъртък? Ако в четвъртък, очаква ли се те да се появят в офиса? Ако в сряда вечер, колко от четвъртък се очаква да работят?

Ако при нормалния ход на работа той се върнеше в сряда вечерта, тогава четвъртък трябва да се счита за ваканция. Ако в нормалния ход на бизнеса той ще пътува в четвъртък, но се очаква да се появи и на работното място в четвъртък, тогава четвъртък трябва да бъде таксуван като ден за почивка.

А, за първи път се сблъсквате с този въпрос? Страхотен. Имате шанса да създадете прецедент и да установите политиката и практиките за пътуване на вашата компания.

Вероятно дори можете да добавите решението си към наръчник на служителите , така че всички служители познават положението на земята, за да ръководят вземането на решения в бъдеще.

HR достига до решение

Какво ще кажете за това за решение на текущия въпрос? Как компанията се справяше с пътуванията на служители до търговски изложения и събития на клиенти в миналото? Служителите летят ли обратно същата нощ и работят на следващия ден или компанията им дава свобода и ги оставя да отлетят обратно в деня след събитието и да се явят на работа на следващия ден?

Определете какво е управлявало управлението на тези практики в миналото, според няколко от вашите мениджъри, които отговарят за служителите, които посещават събития, насочени към клиентите. Миналата практика ще определи използването на ваканционен ден – или не – за отсъствие в четвъртък.

Ами ако откриете – както е вероятно – че практиките са били непоследователни навсякъде и не съществува ясна предишна практика? Начертайте линията в пясъка. Кажете на служителя, който пита в момента, който няма правила, които да го ръководят, че може да използва ваканционен ден за четвъртък. Тогава:

• Развийте своята политика,
• Добавете политиката към наръчника на служителите ,
• Обучете служителите, които пътуват за ревизираната политика,
• Нека мениджърите знаят, че дискретността на ръководството вече няма да ръководи решенията за пътуване на служителите, тъй като решенията не са последователни и справедливи, и
• Използвайте новата политика да взема последователни, справедливи решения в бъдеще.

Език на политиката за пътуване за бъдещето

В компания, в която служителите пътуват често по работа, и особено ако групата служители е голяма, би било кошмар за компанията да взема решения за всеки отделен случай и компанията никога не би могла да бъде справедлива отвсякъде. Изисквания за документация към служителите добавят ненужна тежест.

Заяждането с добри, допринасящи служители при проследяване на времето е обидно и унизително – за мениджъра, HR и служителя. И побеждава вашата цел да се доверите на служителите , третирайки служителите като възрастни и очаквайки служителите да вземат отговорни решения в рамките на посочените насоки.

Така че, в зависимост от нуждите на вашата компания, ето политиката, препоръчана като част от цялостната ви политика за пътуване. (Имате много допълнителни решения за цялостна политика.)

И, о, между другото, ако имате само няколко служители, които пътуват? Игнорирайте цялото това HR мислене и вземане на решения. Дух! Мениджърите могат да вземат решения за отчитане на времето за всеки отделен случай.

Пътуване до и от спонсорирани от компанията събития:

В (име на компанията) служителите често пътуват по работа. Служителите посещават срещи за обучение или професионални асоциации, посещават доставчици и конкуренти, срещат се с клиенти и присъстват търговски изложения и други събития за взаимодействие с клиенти, за да назовем само няколко примера. Тъй като тези събития често се провеждат на желани места, служителите често искат да използват техните ВОМ или време за почивка, за да удължат престоя си на мястото на събитието.

В тези случаи компанията носи отговорност за разходите за пътуване на служителите, включително самолети, такси, летищни автобуси и необходимите транспортни средства от деня, в който служителят пътува до събитието, докато служителят завърши дейността на компанията на събитието. Служителят трябва да отчете всеки допълнителен делничен ден, отстранен от работа след събитието, като платен отпуск, време на PTO или неплатен отпуск с разрешение на ръководството.

Всички разходи, направени от служителя или спътниците в пътуването, за пътуване, храна, настаняване, транспорт и т.н., по време на почивка, трябва да бъдат заплатени от служителя. Частта от самолетния билет, закупена от компанията за връщане на служителя след посещение на събитието, или отчетен пробег , обикновено плащан за връщане на служителя от компанията, може да се използва за завръщането на служителя у дома.

Компанията няма да плаща допълнителни разходи. Служителят трябва да отчита всеки почивен ден след спонсорираното от компанията събитие.

Да, това е дълъг отговор на въпроса на служителя относно използването на времето за отпуск, за да удължи пътуването си за фирмено събитие. Но това е добър пример за всички фактори, които HR трябва да вземе предвид при мисленето и вземането на решения. Това не е забавно за HR, но е необходимо HR мислене и вземане на решения, за да се задоволят нуждите на петте заинтересовани страни в компанията.

Недей просто мразя HR жаргон ? Започнете с думата: стимулирайте.