Човешки Ресурси

Как да документираме представянето на служителите

Съвети как да знаете кога, защо, как и какво да документираме

Ръка, избираща жена на клавиатурата на портрети

••• Димитри Отис / Getty Images

СъдържаниеРазгънетеСъдържание

Документацията е от решаващо значение за правилното вземане на решения

В света на човешките ресурси и заетостта, документация за работата на служителя може да направи или да наруши способността ви да дисциплина , прекрати , или справедливо насърчаване, награждаване и признават служителите .

Документацията е от съществено значение за мениджърите и персонала по човешки ресурси, защото трябва да положите сериозни усилия, за да запишете всички събития в трудовата история на вашите служители – както положителни, така и отрицателни инциденти на представяне.

Тук ще намерите всичко необходимо на мениджърите и HR персонала, за да документират внимателно работата на служителите.

Защо трябва да документирате представянето на служителите

  • Документацията предоставя доказателства, че бяха обсъдени проблеми с изпълнението със служителя своевременно и кратко.
  • Документацията предлага история на подобрения или неуспех на служителя да подобри производителността с течение на времето. Това е хронологично и точно описание на действията на служителя, действията на мениджъра и събитията, когато се случват.
  • Документацията предоставя доказателства, които подкрепят вземането на управленски решения неблагоприятни действия като дисциплина или прекратяване със служител.
  • Документацията предлага доказателство, че даден служител заслужава налично повишение или възможност в сравнение с други служители, които също отговарят на условията.
  • Документацията предоставя доказателства, които оправдават увеличенията, намаленията на заплатите или защо служителят не е получил повишение.
  • В случай на съдебен иск, пълната и изчерпателна документация защитава интересите на работодателя. Документацията може да подкрепи действията на ръководството в уволнение на неуспешен служител . Той също така може да докаже, че служителят е бил уволнен по причини, които са законни, за разлика от други като незаконна дискриминация .

Какво да се документира

Мениджърите трябва да документират представянето на служителите, както положителния принос, така и провалите в работата. Те трябва да документират точно какво е направил и казал служителят и какво е направил и казал мениджърът в отговор по време на срещата или разговора.

Трябва да документирате всички споразумения, направени по време на разговора, поставени цели , необходими и очаквани подобрения и график за подобрение. Документацията трябва да съдържа и ангажименти, които мениджърът поема за подпомагане на служителя.

Как да документираме

Документацията трябва да бъде написана по време или непосредствено след срещата или разговора със служителя. Никога не трябва да пропускате да запишете разговора със служителя в деня, в който действително се е случило. Изчакването до по-късно или на следващия ден се отразява на качеството на документацията, защото се основава на това, което си спомняте.

Една от най-лошите грешки, които правят мениджърите, е да вярват, че могат да възстановят историята на консултирането на служителите, ако е необходимо. Никой HR човек, който има опит с прилична, навременна документация, никога не е заблуден от възстановен запис. Мениджърите, които възстановяват по памет, носят ненужен и неприемлив риск за компанията си, защото измислената история няма да издържи в потенциален съдебен процес.

Имате нужда от вашата документация, за да изглежда професионално, спретнато и организирано. Напишете документация, сякаш говорите за историята на събитията на трета страна. Никога не знаете кой може да прочете документацията ви един ден, така че се уверете, че тя отразява вашия професионализъм. (Гърбът на коктейлна салфетка, плик или лепкава бележка не се квалифицира като професионална документация.)

Вашата документация трябва да отиде при новия мениджър на служител, ако служителят получи нова работа - или вие - във вашата организация. За вашата памет и за да информирате новия мениджър на служителя, трябва да поставите името и длъжността на служителя, вашето име и титла и пълната дата на всеки документ.

Напишете документация, която е фактическа, справедлива, законна, обективна, пълна и последователна. Избягвайте мненията (Майк е помия. Алис е мързелива. Том ме лъжеше.), наричането на имена, редакционирането (Джон е глупак. Марк има проблем с отношението.) и етикетирането (Мери е безотговорна. Джордж не е екип играч.).

Избягвайте също да се опитвате да интерпретирате поведението на служителя. (Марша не трябва да харесва тази задача. Изглежда, че Паула е в главата си.) Минимизирайте използването на описателни думи като прилагателни и наречия (бавно, небрежно, нещастно, мрачно, грубо). Посочете конкретното поведение и действия на служителя, а не вашето мнение или интерпретация за него.

Каква документация трябва да предостави

При по-късния преглед на документацията това, което е необходимо, е точен запис на разговора. Придържайте се към фактите и запишете какво сте казали и какво е казал служителят. Уверете се, че вашата документация е недвусмислена и че изяснява фактите. (Във всяка потенциална правна ситуация грешките в което и да е от документираните събития правят цялата останала документация подозрителна.)

И накрая, документирайте всички споразумения, ангажименти, срокове, необходими подобрения, точки за чекиране и други подробности, които може да се изплъзнат от паметта. Уверете се, че сте задали дата и час за крайни срокове и крайни дати, за да не възникнат недоразумения.

Запознайте се с политиката за документация на вашия HR отдел, която ще ви каже каква документация трябва да бъде поставена в личното досие на служителя Всяка документация за дисциплинарни действия със сигурност трябва да бъде включена.

Къде да документирате и съхранявате документация

Тъй като документацията за служителите е поверителна и частна за служителя, трябва да се погрижите всяка документация да остане поверителна за мениджъра, HR и евентуално следващия мениджър на служителя. По този начин не се препоръчва поставянето на документация на споделен компютър. Ръчно написаната документация и разпечатаната документация на мениджъра се съхраняват най-добре в заключено хранилище.

Долния ред

Ако следвате тези указания, когато отидете в HR, за да поискате помощ за дисциплиниране, уволнение или преместване на служител на работа с по-добро потенциално прилягане, HR ще ви помогне да разрешите проблема или да подобрите ситуацията. Когато HR ви каже да документирате, документирате, документирате или не могат да ви помогнат; ще трябва да покриете всичките си бази.

Моля, имайте предвид, че предоставената информация, макар и достоверна, не е гарантирана за точност и законност. Сайтът се чете от публика от цял ​​свят и ​ трудови закони и разпоредбите се различават от щат до щат и от страна на държава. Моля те потърсете правна помощ , или помощ от държавни, федерални или международни правителствени ресурси, за да се уверите, че вашето правно тълкуване и решения са правилни за вашето местоположение. Тази информация е за насоки, идеи и помощ.