Как да създадете съобщение за отпуск по майчинство извън офиса

Не оставяйте вашето съобщение извън офиса в ръцете на някой друг

Изображение от Danie Drankwalter. Â Балансът 2019

Създаването на правилния отговор извън офиса е важно, особено когато сте в отпуск по майчинство. Съобщението създава лична граница, която предупреждава подателя, че няма да сте на разположение по време на отпуска си и го информира за това с кого могат да се свържат по време на вашето отсъствие. Настройването на това рано може да ви позволи да създадете целенасочена бележка. По този начин ще се чувствате уверени в посланието си, а вашите колеги и клиенти ще се чувстват обгрижвани.

Ето обяснение, което да ви помогне да разберете важността на вашето съобщение и защо трябва да планирате време, за да работите върху него.

Той задава очаквания за всички

Отпускът по майчинство, който ползвате след раждането на вашето бебе, е личен и много специален. Моментите с вашето новородено никога не могат да бъдат заловени. Ето защо е важно да защитите този период от живота си.

Знаеш какво е да получиш работен имейл докато е на ваканция , нали? Чувствате се принудени да изпратите бърз отговор. Но докато сте в отпуск, всъщност нямате време за това. Освен това бързият отговор може да прерасне в по-голям проблем, който трябва да се реши.

Вие посрещате нов член в семейството си. Това време на обвързване ще бъде изпълнено с безсънни нощи, непредсказуем график, възстановяване, срещи с лекар, посетители и много други. Освен това ще има голяма промяна, която ще искате да управлявате. Писането на имейли при тези условия няма да доведе до най-добрата ви работа.

Вашето съобщение „извън офиса“ ще ви предпази от прекъсвания на работата, както и от лошо обмислени имейли.

Поставянето на граници е важно през това време. За да помогнете да спрете работния си живот, установете, че вашето новородено и всичко, което идва с пакета радост, е основен приоритет. Когато създадете правилното съобщение извън офиса, хората ще разберат какъв е текущият ви приоритет и ще спазват границите, които той поставя.

И така, как да създадете страхотно послание, за да защитите такъв специален момент?

Помислете за вашето съобщение извън офиса

Когато сте на около 26 седмица от бременността, започнете да работите върху съобщението извън офиса. Ако имате възможност да запазите заглавие за това, озаглавете го „Отпуск по майчинство – извън офиса“.

Подготовката на съобщението преди време ви дава повече контрол върху това, което ще каже вашето съобщение.

Вие сте този, който знае как да върши работата си, който ще поеме вашите отговорности и кога може да се върнете в офиса. Решете дали искате да включите конкретна дата или седмица за връщане на работа или помислете да не споменавате дата, ако не сте сигурни. Ако не посочите конкретно лице, с което подателят може да се свърже, решете дали искате да предоставите имейла и/или телефонния номер на вашия мениджър.

Ранното създаване на съобщението спестява време на вас, на вашия работодател и на вашите контакти. Може да се наложи да напуснете офиса неочаквано (за да родите бебето си); в резултат на това наличието на подготвено съобщение дава на вашия ИТ администратор или на вашия мениджър съобщение, което да използвате. Искате ли IT или вашият мениджър да зададе тона на това съобщение? По дяволите, не! Освен това съобщението, създадено от вашия работодател, може да не отразява езика или посланието, което искате да предадете на вашите контакти. Това също може да причини объркване или недоразумения с клиентите, особено когато са навън за продължителен период от време.

Информирайте вашия мениджър, когато съобщението ви приключи. Те ще се радват да чуят, че сте подготвени за напускането си и има едно нещо по-малко, което трябва да направят, за да ви подкрепят.

Неща, които да включите в съобщението си

По-долу е показано примерно съобщение за извън офиса, което можете да използвате. След като активирате съобщението във вашия имейл софтуер, то автоматично ще отговаря на всички имейли, изпратени до вас през определено време.

От вас зависи дали искате да информирате получателите къде се намирате. Можете просто да кажете, че сте извън офиса, или можете да съобщите, че сте в отпуск по майчинство. Можете да използвате вариант на това имейл съобщение и за продължителни ваканции или бизнес пътувания.

Където виждате (скоби), поставете подходящите думи или фрази за вашите обстоятелства.

Примерно имейл съобщение за отпуск по майчинство извън офиса (текстова версия)

Благодаря ви за вашия имейл. Извън офиса съм в отпуск по майчинство до (дата, на която очаквате да се върна).

Ако имате нужда от незабавна помощ, моля, свържете се (име на колега, който ви покрива, с данни за контакт, имейл на вашия мениджър или телефонен номер).

(Ако имате определени проекти, които покривате, избройте името на проекта и лицето, което ви покрива).

Ако въпросът ви не е спешен, ще отговоря на имейла ви, след като се върна.

Поздрави,

(Твоето име)

Разгънете