Интервюта За Работа

Как да отговаряте на въпроси за интервю относно организацията

Бизнесмен на интервю за работа

•••

Клаус Ведфелт / Райзър / Getty Images

СъдържаниеРазгънетеСъдържание

Не е изненадващо, че интервюиращи за работа често задавате въпрос относно вашите организационни умения. Способността за ефективно разпределяне на време, енергия и ресурси е от решаващо значение за почти всяка позиция във всяка индустрия. Организацията също е необходима меко умение за хора, които работят в забързани среди, където се очаква да бъдат отлични многозадачни .

Преди да седнете за интервю, обмислете отговора си на въпроси за интервю за организацията.

Какво иска да знае интервюиращият

На най-основното ниво интервюиращите искат да знаят дали сте – или не сте – организирани като служител.

Те ще търсят доказателства, че можете да следите сроковете и отговорностите и да проследявате дори и най-малките задачи.

Те също ще се интересуват да разберат дали вашите организационни способности отговарят добре на това, което изисква ролята.

Интервюиращите могат да попитат:

  • Как оставате организирани?
  • Разкажете ми за момент, в който сте работили по голям проект с много срокове.
  • Организиран човек ли си?
  • Какви инструменти и системи използвате, за да поддържате организираност?

Как да отговаряте на въпроси относно организацията

Няма нито един правилен начин да останете организирани и следователно няма един правилен отговор на въпроса.

В отговора си трябва да споделите личните си методи за поддържане на организация, независимо дали използвате химикал и хартия за съставяне на списък или се възползвате от софтуера за управление на проекти. Трябва също да обясните защо сте избрали този метод.

Най-добрите отговори ще дадат примери за това как сте използвали различни организационни системи и също така ще покажат, че сте способни да бъдете гъвкави.

Това е важно, защото понякога система, която работи за една роля, не е непременно подходяща за друга роля - ще искате да покажете, че можете да се адаптирате, за да отговаряте на нуждите на съответната ситуация.

Примери за най-добри отговори

Може да ви попитат дали бихте се описали като организиран човек. Краткият отговор е „да“, но помислете за разширяване на отговора си с някои подробности, които показват обосновката, лежаща в основата на вашата увереност.

Можете да приспособите един от тези примери към собствения си опит и навици:

  • Абсолютно. Обичам да поддържам контролен списък и да се уверя, че всеки елемент получава необходимото внимание.
  • Да, понякога малко прекалено. Уверявам се, че всичко е изрядно и изрядно.
  • Аз съм много организиран и задълбочен човек, което смятам, че допринася за моя успех.
  • Да, използвам няколко онлайн и настолни инструменти, за да бъда организиран. В понеделник всяка седмица преглеждам календара си и подчертавам ключовите неща, които трябва да постигна.
  • Обичам да планирам внимателно своите ежедневни, седмични и дългосрочни работни проекти.
  • Имам смисъл да настроя напомняния и да пиша списъци със задачи. След това отделям блокове от време, които да отделя на конкретни задачи, така че съм определил стъпки и необходимото време, разпределено за постигане на тези цели.
  • Планирам предварително колкото е възможно повече, но в действителност нещата се появяват в последния момент. По този начин се уверявам, че мога да се адаптирам и да реагирам бързо, като интегрирам нови приоритети в ежедневната си работа.
  • Уверявам се, че членовете на моя екип и аз знаем установените срокове на проекта и след това задавам критерии, за да можем да проследяваме напредъка си. За повечето проекти също така поставям „ранни срокове“ ден или два преди „крайния срок“ и правя всичко възможно да постигна тази цел, така че проектът да бъде завършен преди време.

Съвети за даване на най-добри отговори

В отговора си полагайте усилия да говорите за вашите лични методи, какво работи за вас и защо. Следвайте тези стратегии при формулирането на отговора си:

  • Демонстрирайте, че сте помислили за своите организационни методи и предизвикателства, че те са важни за вас и че имате система, която работи.
  • Опишете вашите специфични методи за поддържане на организация възможно най-подробно.
  • Дайте пример за начини, по които вашата система е от полза за вас и другите.
  • Подчертайте, че можете да бъдете гъвкави, за да посрещнете неочаквани нови проблеми и задачи.

Какво да не казвам

Въпреки че организационните системи могат да варират и няма един правилен начин за организиране, има някои отговори, които е най-добре да се избягват.

  • Не казвайте, че не сте организирани. Дори и да не сте най-организираният човек, все пак ще искате да запазите отговора си положителен.
  • Не бъди твърд. Добре е да имате предпочитание, когато става въпрос за организационни системи, но се стремете да стане ясно, че можете да се адаптирате според нуждите.
  • Не ставайте твърде дребни. Дори и да изпитвате страст към вашата организационна система, не прекалявайте. Интервюиращият вероятно не се интересува от задълбочен урок за вашите стратегии за поддържане на отговорностите и крайните срокове. Поддържайте отговора си кратък и точен.

Възможни последващи въпроси

Интервюиращите често проследяват първоначален въпрос относно организацията, за да проверят дали наистина сте го обмислили. Тези примери показват колко подробно трябва да мислите при подготовката за интервюто.

  • Какви стъпки предприемате, за да организирате и планирате проект? Вашият отговор трябва да демонстрира как използвате организационните умения, за да се подготвите за проект и след това да се съсредоточите върху него.
  • Как приемате промените в последната минута, в които трябва да се вместите? Вашият отговор трябва да покаже, че можете да промените плановете си и да интегрирате нова информация, когато е необходимо.
  • Как приоритизирате задачите в рамките на един проект? Вашият отговор трябва да демонстрира, че знаете как да планирате, анализирате различни подходи и възможности, да вземате разумни решения и да успеете с натовареността си.
  • Как планирате предварително за възможни промени в срока или непредвидени предизвикателства? Разкажете ни как разработвате резервни планове, в случай че „План А“ не работи.
  • Как се справяте със ситуация, когато планирането ви е било недостатъчно? Обсъдете способностите си за решаване на проблеми, способността си да изпълнявате много задачи, как се справяте с конкурентни приоритети и способността си да реорганизирам колкото е необходимо.

Докато отговаряте на тези последващи въпроси, опитайте се да предоставите конкретни примери за случаи, в които сте демонстрирали своето организационни умения на работното място. Това ще бъде особено ефективно, ако можете да покажете как вашите умения са решили проблем или по друг начин са допринесли за вашата компания.

Може би сте успели да премахнете изоставането от документи. Може би сте установили срокове и процеси за важен проект, който е осигурил успешното му завършване. Описвайки как вашите организационни таланти са имали положително въздействие, вие ще можете да впечатлите интервюиращите си като човек, който може да взема ефективни организационни решения.

Ключови заключения

Бъди подготвен: Ще искате да се почувствате готови да говорите за това как оставате организирани и защо това е предпочитаният от вас метод.

Споделете примери: Както винаги, най-мощните отговори на интервюто са конкретни. Споделете примери за това как сте приложили вашата организационна стратегия да работи (и бонус точки, ако това е било от полза за компанията).

Бъдете кратки: Не бъркайте в отговора си. Ще искате да потвърдите, че сте организирани и да споделите някои подробности, но не навлизайте твърде дълбоко в същността на вашата организационна стратегия.