Писма И Имейли

Как да се обърнете към бизнес или професионално писмо

Мъж отваря поща в домашния офис

••• Hill Street Studios / Getty Images

СъдържаниеРазгънетеСъдържание

В тази ера на текстови съобщения и директни съобщения понякога е трудно да си спомните всичко, което сте научили в училище за писането на официални писма. Може да изминете години в кариерата си, без да се налага да пишете повече от един професионално изглеждащ имейл . Въпреки това, професионалното писане на писма е важно умение, когато търсите работа, работите в мрежа за кариера или изпращате друга кореспонденция, свързана с бизнеса.

Когато става въпрос за търсене на работа, трябва да издърпате всички спирки, за да изглеждате професионално. Casual просто няма да стане, когато се опитвате да впечатлите мениджър по наемане и да се откроите от конкуренцията си. Първото нещо, което потенциалният работодател вижда, е как се адресира писмото, така че следвайте правилните правила за адресиране на писмо или професионална кореспонденция е от съществено значение за вашите професионални и бизнес комуникации.

На първо място, когато пишете писмо или изпращате имейл съобщение за работа или бизнес цели, е важно да използвате официалния език, когато се обръщате към лицето, на което пишете, освен ако не го познавате изключително добре.

Ако не сте сигурни дали трябва да използвате официален или случаен (собствено име) форма на обръщение, сгрешете от страна на професионализма и използвайте официалното обозначение.

Как да адресирате писмо: г-н, д-р, г-жа или г-жа.

Подходящото заглавие, което да използвате, когато пишете на мъж, е г-н За жена, използвайте госпожица, дори ако знаете семейното положение на адресата. Г-жа е по-професионална от госпожица или г-жа , който може да изглежда остарял.

За лекар или някой с докторска степен използвайте д-р като заглавие. Като алтернатива можете също да използвате Professor, ако пишете на преподавател в университет или колеж.

Ако не знаете полова идентичност на лицето, към което се обръщате, използвайте неутрален по отношение на пола поздрав и просто включете неговото име и фамилия, например „Скъпи Тристан Долан“.

Примери за поздравителни писма

Много поздрави с писма са подходящи за бизнес кореспонденция и кореспонденция, свързана със заетостта, включително:

  • Уважаеми г-н Смит
  • Уважаема г-жо Маркъм
  • Скъпа Кили Доу
  • Уважаеми д-р Хейвън
  • Уважаеми професор Джоунс

Следвайте поздрава с двоеточие или запетая, след това използвайте прекъсване на ред и започнете първия абзац от писмото си. Например:

Уважаеми г-н Смит:

Първият параграф от писмото.

Намиране на лице за контакт

илюстрация за намиране на лице за контакт

Алисън Чинкота - Балансът 2018

Не е нужно да знаете името на човека, към когото се обръщате, но това не ви боли и всъщност може да направи положително впечатление, особено ако се опитвате да спечелите интервю за работа. Използването на име може да бъде предизвикателство, тъй като работодателите често не успяват да предоставят име за контакт в обява за работа, особено в големите сайтове за търсене на работа.

Струва си да опитате намерете лицето за контакт защото отделянето на време за откриване на името на този човек ще демонстрира лична инициатива. Той също така показва внимание към детайлите, което ще говори добре за вас, когато автобиографията ви се преглежда.

Най-добрият начин да намерите името на контакт във фирмата е да попитате. Ако се свързвате в мрежа, за да достигнете до позиция, попитайте контакта си в мрежата за името и имейл адреса на най-добрия човек, с когото да говорите за позицията. Освен това, обадете се на основния номер на компанията и попитайте рецепционистката за името и информацията за контакт на мениджъра по човешки ресурси (HR), който отговаря за наемането (или ръководителя на такъв и такъв отдел и т.н.).

Ако нито един от тези методи не работи, често можете да разкриете информацията, която търсите, като направите малко интернет проучване. Започнете с уебсайта на компанията и потърсете изброени служители. Често ще виждате контакт с човешки ресурси на страницата на персонала или в указателя на компанията.

Ако това не даде резултати, време е да натиснете LinkedIn и да извършите разширено търсене на длъжности и имена на компании. В процеса може дори да намерите друг връзка с човека, когото търсите . Това никога не е лошо, когато се опитвате да накарате човешко същество да разгледа автобиографията ви.

Примерно писмо с лице за контакт

Име, фамилия
Вашият адрес
Вашият град, щатски пощенски код
Вашият телефонен номер
Твоят имейл

Дата

име за контакт
Заглавие
Име на фирмата
Адрес
Град, щат Пощенски код

Уважаеми г-н/г-жо Фамилия,

Пиша относно предстоящото събитие за работа в мрежа за студентска кариера във вашия университет. Интересувам се от резервация на кабина, защото търсим да наемем двама нови дизайнери.

Името на нашата компания е Blue Fox Designs и бих искал да се свържа с някои от вашите студенти по дизайн и изкуство, които ще завършат тази година. Ние се фокусираме върху съвременния интериорен дизайн и декорация на дома.

Моля, уведомете ме дали имате място за вашето събитие. Можете да ми изпратите имейл на myname@anemail.com или да се обадите на мобилния ми телефон на 555-555-5555.

На Ваше разположение,

Подпис (за писмо на хартиен носител)

Вашето въведено име

Разгънете

Когато нямате лице за контакт

Ако нямате лице за контакт в компанията, или пропуснете поздрава от мотивационното си писмо и започнете с първия параграф или използвайте общ поздрав . Например:

  • За кого може да се отнася
  • Уважаеми мениджър по наемане
  • Уважаеми мениджър човешки ресурси
  • Уважаеми Господине или Госпожо ( внимавайте да използвате този, може да звучи остаряло )

Следвайте общия поздрав с двоеточие, точно така:

Уважаеми мениджър по наемане:

Първият параграф от писмото.

Примерно писмо без лице за контакт

Име, фамилия
Вашият адрес
Вашият град, щатски пощенски код
Вашият телефонен номер
Твоят имейл

Дата

Уважаеми мениджър по наемане:

Пиша, за да попитам за възможността за откриване на работни места в издателство Woodlynn. По-конкретно, търся позиция като административен асистент. Имам шест години опит като административен асистент в Wedgewood Realty в North Grove, но следващия месец ще се преместя във вашия район, така че търся нова позиция.

Ако имате налични възможности, моля, уведомете ме. Прикачих автобиографията си за вашето внимание. Настоящият ми мениджър Джон Андерсън и двама от моите колеги са много склонни да предоставят препоръки, за да потвърдят моята квалификация.

Можете да се свържете с мен на myname@myemail.com или на телефон 555-555-5555. Очаквам отговора ти с нетърпение.

На Ваше разположение,

Подпис (за писмо на хартиен носител)

Вашето въведено име

Разгънете

Как да адресирате плика

Използвайте плик с бизнес размер (#10) за цялата изпратена кореспонденция, като сгънете писмото си на трети.

  • Вашият обратен адрес ( име, адрес, град, щат и пощенски код ) трябва да бъде горе вляво на плика.
  • Уверете се, че името и адреса на получателя ( лице за контакт, фирма, адрес, град, щат и пощенски код ) са центрирани върху плика.
  • Поставете пощенската марка в горния десен ъгъл на плика.

Професионални комуникационни умения

Правилно адресиране a бизнес или професионално писмо не е умение, от което ще се нуждаете само когато търсите работа. След като сте наети на работа, ще има моменти, когато ще трябва да пишете писма, които изискват официални обръщения и поздравления .