Човешки Ресурси

Впрегнете силата на програма за предложения за служители

Отидете отвъд кутията за пословични предложения

Бизнес хора на среща, за да обмислят идеи

••• Westend61 / Getty Images

Една добре изградена програма за предложения за служители – стартирана с организационна ангажираност, яснота и непрекъсната комуникация – може да има положително въздействие върху крайния резултат на компанията и да вдъхне на служителите си мотивация и ентусиазъм.

Една зле замислена, набързо стартирана, недефинирана програма за предложения за служители може да отблъсне хората и да породи лоша воля, цинизъм и неразбиране. Това е съдбата на много програми за предложения за служители, стартирани необмислено чрез кутия за предложения за служители. Така че първо планирайте.

Вашата компания има ли нужда от кутия за предложения?

Преди да стартирате програма за предложения за служители, помислете за вашата корпоративна култура . Получавате ли в момента свежи и обмислени идеи?

Ако предложенията на служителите вече изплуват на повърхността по време на срещи на персонала и в непринуден разговор, се изискват по-неформални методи за култивиране на нови идеи, тогава пълноценна програма за предложения на служителите или кутия за предложения. Например:

  • График ведомствени мозъчни сесии .
  • Генерирайте идеи за конкретни теми по време на седмичната си среща на персонала.
  • Задайте месечен обяд за всеки служител, за да представи поне една идея.
  • Помолете мениджърите да донесат по три идеи за служители на срещата на всеки мениджър.

Ако трябва да се справите по-добре, започнете с питане какво за вашата култура задушава идеите ? Вашата програма трябва да премахне или заобиколи тези пречки, преди да започнете, или всяка програма за предложения за служители е обречена да се провали.

Как да създадете екип за преглед

Успешните програми за предложения за служители изискват управление. Настройте a междуфункционален екип със силата да прилага предложенията, които получава. Екипът трябва да прегледа предложенията и да потвърди получаването им в рамките на 48 часа. Ако този екип е всички мениджъри или всички директори, той може да се възприеме като изключен или блокиращ промяна. Така че хората в него трябва да са готови да се променят и да искат да попитат „защо не“, а не „защо“?

Всички отдели, особено финансите, трябва да бъдат представени. Ако мениджърите или директорите преглеждат предложенията, направете прегледа част от редовно планирана среща, като предложенията се разпределят и обмислят предварително. Ако е кросфункционален екип на служителите е избраното от вас превозно средство за преглед на предложението, избор на членове на екипа за екипа за преглед на предложенията трябва да включва позициите, които отразяват начина, по който бизнесът като цяло се осъществява във вашата култура.

Ако екипът се среща по-често от всеки месец, това става повече работа, отколкото хората обикновено са готови да вършат. Редувайте членовете на този екип 4-6 пъти годишно, но не всички членове наведнъж.

Стъпки към успеха

Определете области за предложения: Задайте насоки за теми, отворени за предложения — освен ако не искате да насърчавате само неща като „сложете машина за сладолед в трапезната“ или „нека се приберем рано в петък“. Те вероятно ще включват идеи, които засягат спестяването на разходи, качеството, производителността, подобренията на процесите, генерирането на приходи, и повишаване на морала.

Комуникирайте процеса на подаване и преглед: Споделете публично всички насоки и особено целите, които се опитвате да постигнете, като стартирате програма за предложения за служители.

Изисквайте подробности за изпълнението: Лесно е да се измъкне една идея, така че изисквайте обяснение от вносителя как смятат, че трябва да бъде приложена. Не ви е необходим цялостен план за действие, а повече от едно-две изречение.

Поискайте потенциално въздействие: Изисквайте защо и как идеята ще повлияе на компанията, включително анализ на спестяванията. Но поддържайте процеса прост. Не изключвайте служителите от самото начало с формуляр от три страници, който изглежда обременяващ.

Постъпете по различен начин, когато това е собствена работа на служителя: Служителите винаги трябва да мислят за начини да подобрят собствената си работа, без да се налага да я минават покрай екип за одобрение. Дайте на мениджърите начин да възнаграждават хората които идват с идеи, които трябва да бъдат приложени незабавно, но същевременно отговарят на целите на програмата за предложения.

Поставете служител да отговаря: Определете администратор за програмата за предложения за служители, който ще се увери, че процесът се движи както е обещано и няма да се затъва от срив на морала неефективна комисия за преглед.

Определете шампион от висшето ръководство: Това придава доверие на програмата за предложения за служители и кара вносителите да се чувстват важни.

Награди и признание

Възнаграждението за реализирани предложения трябва да бъде ясно дефинирано в предния край. Ако идеята за служителите спестява пари на компанията, в много програми за предложения за служители служителят получава процент от спестяваните разходи. Тази награда може да се равнява на 5-20% от доказаните икономии на разходи.

Признайте, че спестяването на разходи е трудно да се докаже, ако нямате добри цифри, определящи процеса, преди да се приложи предложението на служителя. Често първата стъпка в прилагането на предложение за спестяване на разходи е да измерване на процеса за да сте сигурни, че знаете как се представя в момента.

Други, по-малко измерими идеи за процеси се нуждаят от определена стандартна награда. Често най-важното за служителя е признанието.

Наградите могат да включват стоки с логото на компанията, сертификати за подарък, обяд с мениджър по избор на служителя, тримесечна наградна вечеря и точки за закупуване на по-скъпи артикули от каталози.

Всъщност, като се има предвид трудността при измерването на резултата от много предложения на служители, някои компании предлагат тези награди за признание дори когато идеите се добавят значително към крайния резултат. Това не е толкова мотивиращо, колкото служителят да получи част от спестяванията, реализирани през определен период от време.

Обратна връзка във вашата програма за предложения за служители

Направете обратната връзка на хората с предложения частна, особено ако идеята е отхвърлена. В противен случай е малко вероятно хората да изпънат вратове, като предлагат необикновени предложения, които може би са най-ползотворните ви.

Когато предложението на служител е изпълнено и води до награда, потвърдете публично приноса на събрание на персонала с разрешението на участващия служител. Освен това можете да публикувате предложението за служител, имената на служителите в екипа за изпълнение и дадената награда.

В много организации предложенията сякаш изчезват в тъмна дупка, от която може да не излязат с месеци – гарантиран провал за програмата за предложения за служители.

Поддържането на участниците в програмата за предложения на служителите в течение на напредъка на техните предложения е по-важно от предоставянето на предлагащия с бързи отговори. Служителите просто искат да знаят какво се случва с техните идеи.

Популярен подход към внедряването на предложения е включването на предложителя във всеки екип за изпълнение. Това също така поддържа предложенията, превърнати в разумни. Като минимум, ако предложението бъде прието, задайте график за изпълнение, който вносителят разбира.

Още насоки за успешна програма за предложения

Програмите за предложения за служители трябва да наблягат на качеството пред количеството предложения. Много програми насърчават обратното, причинявайки обезсърчение, когато не предоставят много удар за инвестираните пари и време.

Не се препоръчват анонимни предложения на служители. Хората трябва да са готови публично да застанат зад своите идеи. Това е типът на фирмена култура, която трябва да насърчавате за създаване на успешна организация.

Награждавайте не само служителите, които представят печеливши идеи. Наградете и признайте мениджърите и надзорните органи, които вършат най-добрата работа насърчаване на предложенията на служителите и излизане от пътя на прогреса.

Идеите за промяна на играта идват отвсякъде. Помислете за включването на клиенти и доставчици като вносители, особено когато програмата ви за предложения за служители узрее.