Управление И Лидерство

Спечелете подкрепа от изпълнително лидерство в управлението на проекти

бизнес професионалисти, разглеждащи спецификациите на проекта

••• PeopleImages / Getty Images

Ръководителите на проекти имат трудна работа. По естеството на своята роля те поемат отговорност за формиране на ефективен екип, който да преследва и да успее с нови инициативи. Тъй като проектите могат да обхващат цялата работа, извършена във фирмата, всеки проект е ново приключение.

Един от най-важните фактори, насърчаващи успеха на проекта, е наличието на ефективен, ангажиран изпълнителен спонсор. Докато ръководителите на проекти може да знаят, че изпълнителните спонсори правят много, за да помогнат на проекта да успее, много ръководители не разбират как могат да помогнат или какво да правят.

Отговорности на изпълнителния спонсор

Изпълнителният спонсор е от съществено значение за успеха на проекта. Има много причини проектите да се провалят, но липсата на подкрепа в една организация не трябва да е една от тях. Изпълнителните спонсори трябва:

  • Поемете отговорност на изпълнително ниво за резултата от проекта
  • Уставете проекта и дайте правомощия на ръководителя на проекта и членовете на основния екип
  • Подкрепете стремежа на екипа по проекта към ресурси и видимост
  • Осигурете и поддържайте ефективни ценности на екипа, включително отчетност и прозрачност
  • Подкрепете екипа в лицето на извънредни трудности
  • Защитете екипа на проекта срещу организационна намеса
  • Останете ангажирани и заинтересовани
  • Бъдете отговорни като ръководителя на проекта и членовете на екипа, ако инициативата е неуспешна

Присъствие на изпълнителен спонсор

При липса на подкрепящ изпълнителен спонсор, всички изброени по-горе отговорности се падат на вече претоварения ръководител на проекта, на когото обикновено липсва влияние с други мениджъри или ръководители, които може да се противопоставят на проекта.

Липсата на ефективен спонсор увеличава риска от проблеми на проекта, включително, но не само неуспех, неоптимално представяне, повишени цели за цена и качество и възможно повишено сътресение в екипа.

Просто казано, наличието на ефективен изпълнителен спонсор е положителна разлика в проекта, който са спонсорирали. Предвид очевидната важност на ролята, може да е разумно да се предположи, че повечето организации приемат сериозно работата си с изпълнителни спонсори.

Организационно третиране на ролята

Макар че би било разумно да се очаква, че повечето фирми ще покажат зрели практики около ролята на изпълнителния спонсор в ера, в която практиките за управление на проекти са добре установени, ситуацията е точно обратната.

  • Много фирми нямат официални практики около изпълнителното спонсорство
  • Малко фирми имат формализирано обучение или стандартизирано описание за ролята и отговорностите на спонсора
  • Рядко се среща фирмата, която осигурява обучение за своите изпълнителни спонсори
  • Има малко последователно съгласие относно отговорността на спонсора за успеха на проекта
  • Повечето ръководители на проекти изразяват неудовлетвореност от липсата на подкрепа от техните спонсори

Според Института за управление на проекти през 2018 г. 38% от организациите анкетиран не са имали активни изпълнителни спонсори за проекти.

Въпреки че сегашното състояние на практиката на изпълнително спонсорство може да остави място за подобрение, мениджърите на проекти нямат друг избор, освен да продължат напред със своите инициативи. Въпреки това, има някои стъпки, които ръководителите на проекти могат да предприемат, за да наемат така необходимата подкрепа на изпълнителните директори.

Стъпки за получаване на подкрепа от изпълнителната власт

  1. Наемете спонсор. Ако вашият проект има стратегически последици за вашата фирма, пряко за клиентите или косвено, като позволява по-ефективни и ефективни вътрешни дейности в подкрепа на клиентите, трябва да наемете спонсор. Работете директно с вашия отчет към мениджъра или ръководителя на вашия офис за управление на проекти, за да подсилите важността на проекта и да поискате помощ. Подчертайте ролята и отговорностите на спонсора и посочете индустриални изследвания което свързва успеха на проекта и ефективното спонсорство.
  2. Обучете своя спонсор. Подчертайте ролята на спонсора като стратегическа, а не тактическа или като фигура. Повечето ръководители влизат в ролята на спонсор без официално обучение или дори контекст за своите отговорности. Въпреки че сте в малко неудобната роля да обучавате изпълнителен директор, повечето от тези хора ще оценят вашия контекст и насоки. Проблемите с отчетността, укрепването на ценностите и защитата на екипа трябва да бъдат вашият основен фокус, когато се присъединявате към вашия изпълнителен спонсор.
  3. Активно ангажирайте и включете своя спонсор. Отношенията с най-добрия проектен мениджър и изпълнителния спонсор са силно интерактивни. Важно е двете страни да създадат ясен комуникационен протокол за актуализации на дейностите по проекта, както и за сигнализиране и реагиране при извънредни ситуации. Ръководителят на проекта трябва да насърчава изпълнителния спонсор да присъства от време на време на срещи за статус или екип, за да покаже истински интерес и да служи като активен мажоретка на организацията за успехи на екипа.
  4. Поискайте коучинг подкрепа от вашия спонсор. Винаги е полезно някой с повече опит от вас да наблюдава и предлага конструктивна и положителна обратна връзка и коучинг за вашето представяне.
  5. Използвайте внимателно спонсора за големите проблеми . Внимавайте да не черпите твърде много от спонсора си за тактически проблеми. Най-доброто използване на вашия спонсор е да помогнете за осигуряването на ресурси, да служите като говорител на екипа на проекта пред по-широката управленска група и да ви помогне да затвърдите основните ценности на екипа.

Финалният терен

Ролята на изпълнителния спонсор е една от важните части от пъзела за успеха на проектните инициативи. Успешните ръководители на проекти разбират колко важна е тази роля и работят, за да получат подкрепа от изпълнителната власт на правилното ниво и интензивност.

Ако спонсорът отсъства или е неясен, поемете задължението да наемете и/или да обучите своите изпълнителни спонсори да подкрепят вас, вашия екип и вашата фирма за успех.