Човешки Ресурси

Съдържание на досието на служителите

Това са елементите, които принадлежат в досие на персонала на служителите

Доста HR мениджър, провеждащ интервю

••• mediaphotos / Getty Images

СъдържаниеРазгънетеСъдържание

В лично досие на служителите е основният файл на служителите, който съдържа историята на трудовото правоотношение от заявлението за работа през интервю за напускане и работа документация за прекратяване .

Достъп до досието на персонала на служителите

Само служителите по човешки ресурси и прекият ръководител или мениджър на служителя могат да имат достъп до информацията в досието на служителите и никога не напускат службата за човешки ресурси.

В някои компании достъпът до файла е ограничен до персонала по човешки ресурси. В тези организации надзорните органи или мениджърите поддържат собствен файл за управление, който включва документи, до които може да се наложи да имат достъп, като копия на предходни оценки на работата.

Изискванията варират от държава до държава, да не говорим, в международен план, за това кой има достъп до персоналното досие на служителя. В някои щати служителите имат право на достъп и дори получаване на копия на информацията в досието на персонала. При други достъпът е по-тесен. Изискванията също се различават по отношение на това до какво може да има достъп служителят. Познайте правилата в юрисдикцията, в която наемате хора, за да спазвате законовите си изисквания.

По принцип няма да искате да съхранявате документи в досието на служителите, до които служителят няма разумно право на достъп. Може да помислите да запазите всички документи, свързани с проверка на фона, референции, контролни списъци за интервюта и рейтинги в отделен файл, който е създаден, за да съхранява всички документи, свързани с конкретно събитие за набиране и наемане.

В лично досие на служителите обикновено се съхранява в заключен, пожаробезопасен шкаф за документи на заключено място, достъпно за служителите по човешки ресурси. Поверителността на информацията за служителите в персоналното досие е от първостепенно значение.

От всички досиета на служителите, водени от компанията, досието на служителите е най-често достъпно всеки ден за информация от работодателя, ръководителя или персонала по човешки ресурси.

Съображения относно съдържанието на файла на служителите

Досиетата на персонала обикновено съдържат документи, които служителят вече е прегледал и така той или тя е запознат с тяхното съдържание. Това включва документи като кандидатури за работа, оценки на представянето, писма за признание, записи за обучение и формуляри, които се отнасят до преместване и повишение.

Основните принципи и въпроси, които трябва да се вземат предвид при подаване на всеки документ в досие на персонала на служителите, са следните.

  • Ще има ли нужда работодателят от конкретен документ, за да обоснове решения, ако работодателят бъде съден? Ще има ли нужда от документа на работодателя в съда?
  • Знае ли и разбира ли служителят, че документът ще бъде заведен в неговото или нейното лично досие? В повечето случаи работодателите трябва да накарат служителя да подпише документа, не за да изрази съгласие със съдържанието на документа, а за признават, че са наясно и сте прочели документа.
  • Никакви изненади, мнения или лични бележки за служителя никога не трябва да се поставят в лично досие на служителя. Само фактите, без спекулативни мисли, принадлежат към личното досие на служителите.

Съдържание на досие на персонала на служителите

Следват препоръки относно документацията, която работодателят трябва да съхранява в персоналното досие на служителите.

История на заетостта

  • Кандидатстване за работа
  • Продължи
  • Мотивационно писмо за автобиография
  • Проверка на образованието
  • Проверка на заетостта
  • Писмо за отказ
  • Описание на длъжността
  • Записи за анализ на работата
  • Писмо с предложение за работа или трудов договор
  • Агенция по заетостта или споразумение с временна агенция, ако се използва
  • Информация за контакт при спешни случаи
  • Подписан формуляр за потвърждение на наръчника на служителите, показващ получаването на наръчника на служителите
  • Контролен списък от ориентация на нови служители, показващ обхванатите теми и от кого
  • Всички споразумения и документи за преместване
  • Всеки договор, писмено споразумение, разписка или потвърждение между служителя и работодателя (като напр. споразумение за неконкуренция , заетост договор или споразумение, свързано с автомобил, предоставен от фирмата)
  • Официални формуляри за трудова дейност, включително искания за прехвърляне , промоция , вътрешни заявления за работа и т.н
  • Всякакви други документи, свързани с работа

Развитие на представянето на служителите, планове за развитие и подобрение

  • Копия на всяка използвана оценка на работата или планове за развитие на служителите
  • Самооценки на служителите
  • Записи от всякакви официални сесии за консултиране
  • Бележки за присъствие или закъснение
  • Документация за план за подобряване на производителността
  • Доклади за дисциплинарни действия
  • Представено признаване на служители като сертификати, писма за признаване и т.н
  • Официални предложения и препоръки на служителите, отговори на организацията
  • Рекорди за обучение
  • Заявки за обучение
  • Оценки на компетенциите
  • Известия или графици за курсове или сесии
  • Необходими са подписани оценки
  • Отчет за разходите за обучение
  • Оплаквания от клиенти или колеги, които са били обсъдени със служителя

Документи за прекратяване на трудова дейност

  • Писмо за напускане на служител
  • Изход от документацията за интервю
  • Кобра уведомление
  • Контролен списък за приключване на заетостта
  • Окончателно отчитане на всички аспекти на заетостта на служителя, като окончателна заплата, заплащане за отпуск, връщане на имущество на компанията и т.н.

Долния ред

Вие ще искате да поставите в личното досие на служителите само документи, с които служителят е запознат. Ако виждането на съдържанието на техния файл предизвиква изненада на служителите, вие не сте управлявали ефективно съдържанието на файла.

Източници на статия

  1. Дружество за управление на човешките ресурси. ' Трябва ли работодателите да показват на работниците своите кадрови досиета? Посетен на 4 октомври 2020 г.