Човешки Ресурси

Ориентация на служителите: задържане на нови служители на борда

Защо ориентацията е от ключово значение за задържането на нови служители

Черно-бели HR специалисти по подбор на персонал приветстват нов служител на новата й работа.

••• PeopleImages / Getty Images

Ориентирането на служителите към техните работни места и работни места е една от най-пренебрегваните функции в много организации. Ан наръчник на служителите и купчините документи вече не са достатъчни, когато става въпрос посрещане на нов служител във вашата организация .

Най-честите оплаквания от нов служител ориентация са, че е непосилно, скучно или че новият служител е оставен да потъва или плува. Служителите се чувстват така, сякаш организацията им е изхвърлила твърде много информация, която е трябвало да разберат и приложат за твърде кратък период от време.

Резултатът често е объркан нов служител, който не е толкова продуктивен, колкото би могъл да бъде. Освен това е по-вероятно да напусне организацията в рамките на една година. Това е скъпо както за работодателя, така и за служителя. Умножете това по броя на служителите, които наемате всяка година, и цената на оборота става значителна .

С продължаващата трудова криза разработването на ефективен опит за ориентация на служителите продължава да бъде от решаващо значение. Изключително важно е новите програми за наемане да бъдат внимателно планирани, за да образоват служителите за организацията стойности и история и за това кой кой е в организацията.

Една добре обмислена програма за ориентация, независимо дали ще продължи един ден или шест месеца, ще помогне не само за задържането на служителите, но и за повишаването на производителността на служителите. Организациите, които имат добри програми за ориентация, ускоряват новите хора по-бързо, имат по-добро съответствие между това, което правят служителите, и това, което организацията трябва да правят, и имат по-ниски нива на текучество .

Цели на ориентацията

Работодателите трябва да осъзнаят, че ориентацията не е просто приятен жест, направен от организацията. Той служи като важен елемент от посрещането на новите служители и интеграцията на организацията.

За намаляване на разходите за стартиране
Правилната ориентация може да помогне на служителя да се ориентира много по-бързо, като по този начин намали разходите, свързани с изучаването на работата.

За намаляване на тревожността
Всеки служител, когато бъде поставен в нова, странна ситуация, ще изпита безпокойство, което може да попречи на способността му да се научи да върши работата. Правилната ориентация помага за намаляване на тревожността, която е резултат от навлизането в непозната ситуация и помага да се предоставят насоки за поведение и поведение, така че служителят да не изпитва стреса от гадаене.

За намаляване на текучеството на служителите
Текучество на служителите
нараства, тъй като служителите чувстват, че не са ценени или са поставени на позиции, където е невъзможно да вършат работата си. Ориентацията показва, че организацията цени служителя и помага да осигури инструментите, необходими за успех в работата.

За да спестите време на супервайзера
Просто казано, колкото по-добра е първоначалната ориентация, толкова по-малко вероятно е ръководителите и колегите да прекарват време обучение на служителя . Можете ефективно и ефикасно да покриете всички неща за компанията, отделите, работната среда и културата по време на ориентация. Тогава мениджърът и колегите ще трябва само да затвърдят тези концепции.

Да развие реалистични очаквания за работата, положителни нагласи и удовлетворение от работата
Важно е служителите да научат възможно най-скоро какво се очаква от тях и какво да очакват от другите, освен че научават за ценностите и нагласите на организацията.
Въпреки че хората могат да се учат от опита, те ще направят много грешки, които са ненужни и потенциално вредни. Основните причини за неуспех на програмите за ориентиране: Програмата не е планирана; служителят не е запознат с изискванията на длъжността; служителят не се чувства добре дошъл.

Ориентацията към служителите е важна — ориентацията предоставя много предимства и можете да използвате обратна връзка от участващите служители, за да направите ориентацията си още по-добра.

Всички нови служители трябва да завършат нова програма за ориентация на служителите, която е предназначена да им помогне да се адаптират към тяхната работа и работна среда и да внушат положително отношение към работата и мотивация в самото начало.

Една обмислена нова програма за ориентация на служителите може да намали текучеството и да спести на организацията хиляди долари. Една от причините хората да сменят работата си е, че никога не се чувстват добре дошли или част от организацията, в която се присъединяват.

Какво трябва да включите в процеса?

Най-важният принцип, който трябва да предадете по време на ориентацията, е вашият ангажимент за непрекъснато усъвършенстване и непрекъснато учене. По този начин новите служители се чувстват комфортно да задават въпроси, за да получат информацията, която трябва да научат, решаване на проблеми и вземане на решения .

Един добре обмислен процес на ориентиране отнема енергия, време и ангажираност. Това обаче обикновено се изплаща за отделния служител, отдела и организацията. Един такъв пример е успехът на окръг Мекленбург (Северна Каролина) в обновяването на програмата си за ориентация на служителите.

Работодателят искаше да изпълни кредото си служителите да са най-големият ресурс на организацията. През 1996 г., като част от по-мащабна инициатива за редизайн на услугите, за да отговори на нуждите на клиентите, служителите на отдела за човешки ресурси на окръг Мекленбург взеха умно решение. Те разглеждаха новите служители като част от своята клиентска база и попитаха клиентите си какво искат.

Служителите бяха попитани какво искат и имат нужда от ориентация. Те също бяха попитани какво им харесва и какво не им харесва в ориентацията. Новите служители бяха попитани какво искат да знаят за организацията. Освен това висшите мениджъри на организацията бяха попитани какво смятат, че е важно служителите да научат, когато се присъединят към окръжната ведомост.

Използвайки обратна връзка, събрана от служителите, обучителният персонал на Мекленбург за първи път осъзна, че задоволяването на нуждите на служителите изисква повече от половин дневна сесия за обучение. Доверявайки се на обратната връзка на служителите, обучителите изработиха еднодневна ориентация, която даде на служителите това, което казват, че искат и това, което висшето ръководство смята, че служителите трябва да знаят.

По същество миксът за ориентация вече включва по-малко вълнуващите теми като W-2s и различни политики и процедури , но също така включва подробности, които позволяват на служителя да знае нещо за организацията.

Имате нужда от повече за това как да планирате ориентация на служителите, която е полезна и забавна?

Ключови въпроси за планиране

Специалистите по човешки ресурси и преките мениджъри първо трябва да обмислят ключови въпроси за планиране на ориентацията на служителите, преди да внедрят или преработят текуща програма. Това са ключовите въпроси, които трябва да зададете.

  • Какви неща трябва да знаят новите служители за тази работна среда, които биха ги направили по-удобни?
  • Какво впечатление и въздействие искате да имате в първия ден на нов служител?
  • С какви ключови политики и процедури трябва да са запознати служителите през първия ден, за да избегнат грешки на втория ден? Концентрирайте се върху жизненоважни въпроси.
  • Какви специални неща (бюро, работна зона, оборудване, специални инструкции) можете да предоставите, за да накарате новите служители да се чувстват комфортно, добре дошли и сигурни?
  • Какъв положителен опит можете да предоставите на новата служителка, която тя би могла да обсъди със семейството си в края на първия работен ден? Опитът трябва да е нещо, което да накара новия служител да се почувства ценен от организацията.
  • Как можете да помогнете на началника на новия служител да бъде на разположение на новия служител през първия ден, за да му осигури лично внимание и да предаде ясно послание, че новият служител е важно допълнение към работния екип?

Как да поставите най-доброто от себе си за нов служител

Тъй като първите впечатления са от решаващо значение, ето няколко съвета как да поставите най-доброто от себе си. Забавлявай се. Концентрирайте се само върху много важните теми от наръчника. Играйте някои игри — това може да помогне на хората да се научат. Игрите включват:

Снимка мач: след обиколката. На всеки служител се предоставят снимки на други служители и списък с имена. Целта е да съпоставим името с лицето.

Signature Hunt: Докато служителите обикалят съоръжението, предоставете им лист хартия с имената на няколко сътрудници, с които ще се срещнат. След това от тях се иска да получат подписите на хората, които срещат. Служителят, който събере най-много подписи от различни нови колеги, получава награда.

Други игри, които се отнасят до това, което служителят е научил по време на ориентацията, също са ефективни гаранции, че ориентацията е успешна.

Стъпки в превръщането на новоназначените за добре дошли

  • Започнете процеса, преди новият човек да започне работа. Изпратете дневен ред на новия сътрудник с писмото с оферта, така че служителят да знае какво да очаква. Поддържайте връзка, след като той или тя е приел позицията да отговаряте на въпроси. Уверете се, че работната зона на новия човек е готова за първия работен ден.
  • Уверете се, че ключовите колеги знам, че служителят започва и ги насърчавайте да дойдат да кажат „здравей“, преди да започне ориентацията. Поздравително писмо за нов служител с дневен ред позволява на колегите да поддържат връзка с новия служител и нейния график.
  • Присвояване ментор или приятел , за да покажете на новия човек наоколо, да се запознаете и да започнете обучение. Нека наставникът има достатъчно предупреждение, за да може да се подготви. В менторските отношения трябва да продължат за 90 дни и може да продължи много по-дълго, ако двойката направи страхотна връзка. Много връзки продължават с години и дори може да се превърнат в спонсорство.
  • Започнете с основите. Хората стават продуктивни по-рано, ако са здраво застъпени в основните знания, от които се нуждаят, за да разберат работата си. Съсредоточете се върху това защо, кога, къде и как на позицията, преди да очаквате да се справят със задачи или големи проекти. Не ги затрупвайте с твърде много информация.
  • Предоставете мостри за това как да попълвате формуляри и длъжностната характеристика на лицето с ориентационния пакет.
  • Забавлявай се. Концентрирайте се само върху много важните теми от наръчника. Играйте някои игри — това може да помогне на хората да се научат.
  • Предоставете списък с често задавани въпроси с лице за контакт и телефонен номер или разширение.
  • Планирайте да заведете новия служител на обяд или помолете други да се присъединят към новия служител в трапезарията или в конферентна зала с други членове на отдела. Първият работен ден не е денят за оставяне на новия служител сам по време на обяд.
  • Това е подходящ момент за ръководителя да заведе служителя на обяд, да включи други колеги и да се увери, че служителят е спокоен. Това също е отлична среда, в която служителите могат да се опознаят и новия колега.
  • Имайте предвид семейството на новия човек. Нова работа означава приспособяване за цялото семейство, особено ако са се преместили. Направете каквото можете, за да облекчите прехода и да им помогнете да се чувстват комфортно в общността.
  • Поискайте обратна връзка. Разберете от бивши нови служители как са възприели процеса на ориентация и не се страхувайте да правите промени въз основа на тези препоръки. Можете да изпратите оценка две до четири седмици след като служителят е започнал работа и да попитате: Сега, след като сте били във фирмата известно време, дали новата ориентация на служителите отговаря на вашите нужди?
    След като служителят е работил за вас известно време и той разбере какво е трябвало да научи, но не е направил при ориентацията. В окръг Мекленбург, след техния процес на редизайн, един от обучителите, Алисън Бирбилия, каза: „Ние осъзнаваме, че трябва непрекъснато да подобряваме ориентацията, за да отговорим на променящите се нужди на нашите клиенти. Това, което работи сега, може да не служи добре на нашите служители следващия месец или следващата година.

Една ефективна програма за ориентация – или липсата на такава – ще направи значителна разлика в това колко бързо новият служител става продуктивен и има други дългосрочни въздействия върху вашата организация. Краят на първия ден, краят на първата седмица, краят на всеки ден във вашата работа е също толкова важен, колкото и началото.

Помогнете на служителите си да почувстват, че искате да се върнат на следващия ден, и на следващия, и на следващия.

-------------------------------------------------- --------

Д-р Джудит Браун е програмен мениджър за управление на политиката и изпълнението в Naval Intelligence.