Управление На Проекти

Компонентите на диаграма на Гант

Функциите в диаграмата на Гант и как те ви помагат да управлявате проекти

Мъж гледа гигантската диаграма на Гант

•••

NicoElNino / Getty Images

Докато прост списък със задачи може да е достатъчен за попълване на малки проекти около къщата, когато става дума за управление на проекти , обикновено е необходим по-подробен план за действие. Един от най-популярните и практични начини за управление на времето на всички задачи на a проект е да се използва диаграма на Гант.

Какво е диаграма на Гант?

Диаграмата на Гант е диаграма, която показва всички различни подзадачи на даден проект и как те се свързват една с друга във времето.

Диаграмата на Гант показва всички задачи, които трябва да бъдат извършени, времето, което се очаква да отнеме всяка задача, времевите рамки, в които отделните задачи трябва да бъдат изпълнени, и връзката между различните задачи. По този начин всичко се получава извършено по график , и никога не губите време в чакане за изпълнение на задача, която вече е трябвало да бъде изпълнена.

Какви са частите на диаграмата на Гант?

Диаграмите на Гант са съставени от девет компонента.

  1. Дати. Един от основните компоненти на диаграмата на Гант, датите позволяват на ръководителите на проекти да видят не само кога ще започне и приключи целият проект, но и кога ще се изпълни всяка задача. Те се показват в горната част на диаграмата.
  2. Задачи. Големите проекти винаги се състоят от голям брой подзадачи. Диаграмата на Гант помага на мениджърите на проекти да следят всички подзадачи в проекта, така че нищо не се забравя или забавя. Задачите са изброени отляво.
  3. Барове. След като подзадачите са изброени, се използват ленти, за да покажат времевата рамка, в която всяка задача трябва да бъде изпълнена. Това помага да се гарантира, че всяка подзадача се изпълнява по график, така че целият проект да бъде завършен навреме.
  4. Основни етапи. Основните етапи са онези задачи, които са от съществено значение за завършването и успеха на проекта. За разлика от незначителните детайли, които също трябва да бъдат направени, завършването на етап предлага усещане за удовлетворение и движение напред. На диаграма на Гант основните етапи се показват като диаманти (или, понякога, различна форма) в края на определена лента на задачите.
  5. стрелки. Докато някои от вашите задачи могат да бъдат извършени по всяко време, други трябва да бъдат завършени преди или след като друга подзадача може да започне или приключи. Тези зависимости са обозначени с малки стрелки между лентите на задачите на диаграма на Гант.
  6. Ленти на задачите. Въпреки че много подзадачи могат да бъдат изпълнени сравнително бързо, ще има много случаи, когато ще искате да видите с един поглед как точно се развива вашият проект. Напредъкът се показва чрез засенчване на лентите на задачите, за да се представи частта от всяка задача, която вече е завършена.
  7. Маркер за вертикална линия. Друг начин да наблюдавате напредъка на вашия проект, маркерът за вертикална линия показва текущата дата на графиката. Помага ви да управлявате времето си ефективно, тъй като можете да видите с един поглед колко много ви остава да направите и дали сте на път да завършите проекта навреме.
  8. ID на задачата. В днешния забързан бизнес свят вероятно имате няколко задачи, които се изпълняват едновременно. Включването на идентификатора на задачата в диаграмата на Гант помага на всички участващи бързо да идентифицират задачата, за която говорите.
  9. Ресурси. Въпреки че не всяка диаграма на Гант изброява имената на хората, които ще работят върху нея, ако вашият проект ще бъде завършен от определен брой хора, изброяването на имена и задачите, които са им възложени, може да бъде невероятно полезно. Идентифицирането и присвояването на ресурси за всяка задача ви помага ефективно да управлявате хора, инструменти и умения, за да завършите всеки проект навреме.

Инструменти за управление на проекти и диаграми на Гант

Когато първоначално бяха разработени диаграмите на Гант, те бяха написани на ръка, което правеше промяната или актуализирането на диаграмата трудна. За щастие, с днешния софтуер за управление на проекти, ръководителите на проекти могат лесно да добавят, изваждат и променят задачи, без да е необходимо да коригират цялата диаграма на ръка.

Има много популярни инструменти и софтуер за управление на проекти, които използват диаграми на Гант или структури на задачи. Те могат да се използват за вашите бизнес, лични и кариерни нужди.

Когато управлявате проект, трябва да сте сигурни, че всички отделни задачи са изпълнени навреме и ефективно. Диаграмата на Гант ще ви помогне да направите точно това.