Често срещани грешки при фактуриране от юристи
Правилното отчитане на времето е по-важно от всякога. Тъй като корпоративното затягане на коланите продължава, законовите законопроекти са подложени на по-голямо внимание. Акцентът върху юридическите такси създаде обикновена индустрия от юридически одиторски фирми, които преглеждат и анализират правните услуги, за да се насочат към несъответствия, неетични практики за фактуриране, грешки при фактуриране и области на потенциални спестявания.
Клиентите, които не използват независими услуги за юридически одит на сметки, често имат вътрешни програми за контрол на качеството, които рутинно анализират фактури, маркирани за преглед. Избягването на тези десет грешки при фактуриране ще помогне на вашите законни сметки да издържат на контрол. Тези елементи представляват приблизително 90% от оплакванията, направени от клиенти и одиторски екипи.
Неясни описания за фактуриране
Echo/Culture/Getty Images
Пълните, подробни и точни описания на задачите са най-лесният начин да попречите на клиент да маркира сметката ви. Всяко описание на задачата трябва да идентифицира дейността с достатъчно подробности, за да се оцени нейната необходимост и уместност за проекта. Заедно с подробно описание на задачата, всеки запис за време трябва да включва датата на изпълнение на задачата, хронометриста, който я е изпълнил, времето, прекарано в изпълнение на задачата и общата такса.
Време за запълване
За да изпълните обременителни изисквания за фактуриране на вашата фирма, може да е изкушаващо да надуете или запълните времето, необходимо за изпълнение на задача, особено ако сте ефективен работник. Такива практики предизвикват контрол и критика от страна на клиент или одитор. Важно е да се гарантира, че времето, което таксувате за всяка задача, отразява точно извършената работа и е съизмеримо с важността и сложността на задачата.
Изплащания
Тъй като плащанията по съдебни спорове оказват голямо влияние върху общия бюджет на клиента, трябва да вземете предвид цената на услугата спрямо нейната стойност за клиента. Например, необходимо ли е да изпращате на Federal Express всяка кореспонденция до вашия експерт, когато процесът е след шест месеца?
Вие също трябва да сте наясно с политиките за фактуриране и договорите, установени от нашия клиент. Клиентът изисква ли използването на определен съдебен репортер или доставчик на фотокопия? Освен това определени разходи никога не трябва да се таксуват на клиента и са част от режийните разходи на адвокатската кантора.
Административна работа
Адвокатската практика неизбежно включва административни и деловодни задачи. Повечето клиенти в наши дни няма да плащат за канцеларски задачи – като писане, архивиране и фотокопиране – или административни функции като обучение, подготовка на фактури, проверка на конфликти или развитие на клиента. Доколкото сте в състояние, делегирайте чиновнически функции на секретар, деловодител или други членове на юридическия персонал.
Интерофис конференции
Клиентите често отказват да плащат за конференции между служители на адвокатска кантора; те разглеждат координацията, консултациите и обсъждането на казус или проект между професионалисти на фирмата като част от правенето на бизнес и по този начин част от режийните разходи на фирмата. Интерофисните конференции също могат да се превърнат в значителен разход за клиента, тъй като няколко професионалисти едновременно таксуват за един и същ разговор.
Ето защо е добра практика да избягвате таксуването за рутинни дискусии относно файл с други членове на вашата фирма, освен ако тези дискусии не включват елементи от съществено значение, включват редица външни страни или не включват големи блокове от време.
Обучение
Ако сте нов в дадена задача или област на правото, вашата неопитност може да изисква допълнително време, за да завършите проекта. Клиентите стават все по-нетърпими към неопитността и са по-малко склонни да плащат за разходите за обучение на нов служител или за правен специалист, за да се запознаят с преписката.
Дублиране на фактуриране
Дублираните вписвания на време са обичайна практика сред адвокатските кантори, но клиентите, които съзнават разходите, са по-малко склонни да плащат за дублиране на усилия. Множество партньори участваха ли в изслушване?
Направи ли помощник юрист присъства на всяко депозиране? Четирима сътрудници допринесоха ли за един бриф? Тези елементи могат да повдигнат червен флаг. Клиентът може да откаже да плати за цялата или част от работата или най-малкото да проучи въпроса допълнително, за да определи дали е оправдан.
Блокиране на таксуването
Времето за таксуване за множество задачи в големи блокове е друг червен флаг за клиентите. Трябва да посочите всяка задача поотделно със съответно време и таксуване за всяка задача. Подробните вписвания за време позволяват на рецензента да установи по-добре уместността на прекараното време по отношение на значимостта и сложността на задачата.
Преглед и ревизия
Вашият клиент може да се запита защо сте таксували 43,2 часа, като прегледате и преразгледате бриф. Може би кратката информация беше 40 страници и включваше множество, сложни въпроси и обширно изследване. Каквато и да е причината, неясни и повърхностни термини като преглед и ревизия не помагат да информират клиента защо прегледът заслужава едноседмично време. Вместо преглед, думи като оценяване, анализиране, оценка или преизготвяне означават по-провокиращи и по този начин времеемки задачи.
Делегируеми задачи
Когато таксувате и възлагате задачи, трябва да се уверите, че проектът се изпълнява от съответния член на правния екип. Клиентите могат да откажат да плащат за задачи, изпълнявани от старши хронометристи, които биха могли да бъдат делегирани на младши, по-евтин член на персонала. Например, адвокати, които усвояват показанията, старши партньори, извършващи рутинни изследвания или помощни юристи подаването на документи може да предизвика червен флаг.