Управление И Лидерство

Предизвикателства и предимства на матричното управление на работното място

Мениджър говори със служителите си

•••

Morsa Images / DigitalVision / Getty Images

Матричното управление обикновено се използва в организациите за споделяне на служители и ресурси между функции. В матричната система за управление, дадено лице има основен отчет на шефа, като същевременно работи за един или повече мениджъри, обикновено на проекти.

Има различни видове стилове на управление на матрици и различни методи за преодоляване на предизвикателствата, които идват с тях. Трябва да знаете дали е подходящо да използвате матрично управление и какъв стил трябва да използвате.

Където матричното управление има смисъл

Матричното управление е идеално за споделяне на таланти и умения между отделите. Това е особено удобна система при разработването на нови продукти – позволява на хора от различни функции в рамките на една организация да работят под ръководител на проект, за да създадат нещо ново и уникално. Това дава на екипа възможност да използва различни набори от умения от множество дисциплини, укрепвайки екипа на проекта.

Това е чудесен начин и за намаляване на разходите — матричният подход към проектите обикновено е по-евтин от създаването на специализирани екипи за проекти. Разнообразието на членовете на екипа прави екипа по-добър от много чисто функционални екипи.

Където управлението на матрицата не е идеално

Въпреки че има много потенциални ползи от този гъвкав стил на екипна структура, има някои обстоятелства, при които той не е идеален. Те включват:

  • Проект, който се предвижда да бъде дългосрочен. Специален екип с постоянно назначение може да бъде оптимален
  • Ситуации, в които уменията на един служител са критични за конкретна функция. Споделянето на това лице може да намали ефективността на тази функция

Разновидности на матричните стилове на управление

Типовете матрични стилове на управление зависят от властта, дадена на ръководителя на проекта, водещ междуфункционалната инициатива. Има три типа стилове на проектни екипи: слаба матрица, балансирана матрица и силни матрични екипи.

Форматът на твърдата матрица е подобен на специален екип, при който членовете на екипа имат ясна линия на докладване на ръководителя на проекта. Ръководителят на проекта е функционален мениджър до края на проекта. Като цяло функцията, на която членът на екипа принадлежи, губи това лице за времето на проекта.

Във формата на балансирана матрица членовете на екипа се отчитат както на ръководителя на проекта, така и на функционалния мениджър. В тази форма обикновено се очаква членовете да работят по проекта и да изпълняват функциите си, като информират и двамата мениджъри.

Слабата форма на матрицата обикновено означава, че ръководителят на проекта трябва да комуникира с функционалните мениджъри на всеки съответен член на екипа. Всеки член се отчита на своя функционален ръководител за задачите по двете функции и проекта, към който е назначен.

Предизвикателства с управлението на матрицата

Въпреки че има много ползи от подхода за управление на матрицата, има и предизвикателства. Редица от тях включват:

  • Възможността участниците да бъдат в конфликт между различни мениджъри и приоритети
  • Комуникационно объркване между и между проекти и функции
  • Загуба на яснота за това кой е отговорен оценка на изпълнението
  • Няма определение относно отговорността за коучинг и професионално развитие
  • Намаляване на индивидуалните способности, тъй като участниците се разтягат в твърде много инициативи
  • Намалена ефективност сред функционалните екипи, които работят заедно от известно време
  • Загуба на организационно обучение и учене в екип, тъй като хората участват само за кратко време

За да се намали объркването, конфликтите и загубата на яснота, отговорностите трябва да бъдат определени в хартата на проекта или съгласувани от участващите мениджъри.

Членовете, назначени за даден проект, трябва да бъдат щателно проверени, за да се гарантира, че са в състояние да се справят с увеличаването на обема на работа. Трябва да се проучат различни форми на матрични стилове, за да се гарантира, че е избран правилният за възможностите на членовете на екипа и фирмата.

Документацията трябва да бъде задълбочена и през целия проект, за да защити научените уроци и да предостави информация за оценка на членовете на екипа.

Ключове за успеха на служителите

Работата в матрична среда може да бъде както възнаграждаваща, така и разочароваща. Вашето излагане на различни инициативи и колеги ще подпомогне ученето и развитието на взаимоотношенията. Важно е обаче служител, работещ в матрица, да разбере подхода на вашата фирма към вашата оценка и развитие. Някои действия, които можете да предприемете като член на матричен екип, са:

  • Разрешете самоличността на вашия основен мениджър за отчитане
  • Изяснете как приносът на вашите различни матрични мениджъри ще бъде уловен и отразен във вашата оценка на ефективността
  • Поддържайте редовен диалог с вашия отчет до мениджъра, за да ги държите в течение за вашия напредък и приоритети
  • Идентифицирайте противоречиви приоритети и дискусии с брокери между различните мениджъри, за да изясните всяко объркване
  • Поемете инициативата да предложите или насърчите своя доклад на мениджъра да инвестира във вашето професионално развитие чрез обучение, образование и коучинг
  • Спечелете подкрепата на вашите матрични мениджъри за тези усилия
  • Документирайте всичко. Въведете бележка за себе си всеки ден относно усложненията и успехите. По този начин имате документация за вашето представяне и работа през целия проект

Всяка управленска структура и подход има плюсове и минуси. Управлението на матрицата не е идеално при всички обстоятелства и може да създаде стрес за участниците, когато изискванията надхвърлят времето и наличните ресурси.

Управлението на матрицата може да предложи достъп до специализирани знания на временна основа, като същевременно е по-рентабилно, отколкото да разчита на специализирани екипи. Успехът с матричното управление изисква активно участие и комуникация на всички страни.