Писма И Имейли

Пример за оформление на бизнес писмо

СъдържаниеРазгънетеСъдържание Оформление на бизнес писмо


Кели Милър / Балансът

Оформлението на бизнес писмо е важно. Структурирайте писмото си по правилния начин и то ще бъде лесно за четене и професионално. Това ще ви помогне да предадете посланието си и да направите добро впечатление на колегите си.

Научете как да форматирайте вашето бизнес писмо на страницата, включително какво да включите в писмото си, как да форматирате всеки абзац и кой шрифт, поздрав и затваряне да изберете. Освен това прегледайте бързите съвети относно правописа, граматиката и тона, за да усъвършенствате писмото си.

Буквен шрифт и разстояние

  • Разпределете правилно оформлението от бизнес писмата, които пишете, с интервал между заглавието, поздрава, всеки абзац, заключението и вашия подпис.
  • Вашето писмо с един интервал и оставете интервал между всеки абзац. Когато изпращате въведени писма, оставете две интервали преди и след писмения си подпис.
  • Поправете писмото си вляво , така че информацията ви за връзка, датата, писмото и подписът ви да са подравнени вляво.
  • Използвайте обикновен шрифт като Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri или Verdana. Уверете се, че размерът на шрифта, който използвате, е достатъчно голям, така че читателят ви да няма нужда да посяга към очилата си – стандартният размер на шрифта за тези шрифтове е 10 или 12 точки.

Ако изпращате бизнес писмото си до много консервативна организация, най-добре е да използвате традиционния шрифт на Times New Roman с 12 точки. При никакви обстоятелства не използвайте ежедневни шрифтове като Comic Sans или ръкописни шрифтове като Lucida за бизнес кореспонденция.

Етикет и тон на делово писмо

Ако сте свикнали да пишете по-неформална кореспонденция, добра идея е да опресните паметта си за необходимите части (например поздрав) и тон (професионален) на бизнес писмо, преди да съставите свое собствено.

поздрав

Все още е стандартно да се използва заглавието на получателя (г-н, г-жа, г-жа, д-р, професор, съдия) преди фамилните им имена в поздрав на официална бизнес кореспонденция (пример: Уважаеми г-н Смит). Думата Уважаеми винаги трябва да предхожда името на получателя; не използвайте само името им, както бихте могли да направите в случайна кореспонденция.

По същия начин избягвайте да започвате бизнес кореспонденция с отвори като Здравей, Здравей или Добро утро. Бизнес писмата винаги трябва да започват с Уважаеми [заглавие и име на получателя]. Изключението е, ако използвате поздрава За кого може да се отнася, когато не знаете името на получателя.

Затваряне

Вашият затваряне трябва да сгреши на страната на консерватора. Допустимите затваряния за използване включват: С уважение, С уважение, С най-добри пожелания, Поздрави, Благодаря, Благодаря ви за вниманието, С уважение и Много уважение (това често е съкратено V/R във военно-служебната кореспонденция).

Не използвайте случайни затваряния като: По-късно, Наздраве, Сърдечно, Благодаря!, TTYL или Топло.

Избор на думи и граматика

Въпреки че изборът ви на думи за бизнес писма не трябва да е твърде хлабав, цветист или богато украсен, трябва също да избягвате да използвате жаргон, съкращения/акроними, емоджи или текст, който говори. Не използвайте фрагментите от изречения, които обикновено се използват при изпращане на текстови съобщения. Вместо това използвайте пълни изречения и внимавайте за свързване със запетаи (където две пълни изречения са свързани със запетая). Прочетете внимателно за правописни и граматически грешки.

Изпращане на писмо на хартиен носител

Ако изготвяте хартиено копие на официалното си бизнес писмо, а не имейл, хартията, която използвате, трябва да бъде стандартна бяла хартия с прилично тегло.

Не използвайте цветни или ярки канцеларски материали, които могат да се използват в маркетинговата нежелана поща. Добре е да включите просто бизнес лого в горната част на хартията.

Пример за оформление на бизнес писмо

Ето пример за всеки компонент на бизнес писмо и как да ги форматирате.

Вашата информация за контакт
Твоето име
Вашият адрес
Вашият град, щатски пощенски код
Вашият телефонен номер
Вашата електронна поща

Дата

Информация за контакт на получателя
име
Заглавие
Търговско дружество
Адрес
Град, щат Пощенски код

поздрав
Уважаеми г-н/г-жо Фамилия:

Корпус на писмото
Първият параграф от вашето бизнес писмо трябва да представи защо пишете.

След това в следващите параграфи дайте повече информация и подробности относно вашата заявка.

Последният параграф трябва да повтори причината, поради която пишете, и да благодарите на читателя, че е прегледал искането ви.

Затваряне
С уважение,

Подпис
Саморъчен подпис (за писмо на хартиен носител)

Въведен подпис

Разгънете

Прегледайте примерно бизнес писмо

Това е пример за бизнес писмо. Изтеглете шаблона за бизнес писмо (съвместим с Google Docs и Word Online) или вижте по-долу за повече примери.

Екранна снимка на пример за бизнес писмо Изтеглете Word шаблона

Прегледайте примерно бизнес писмо (текстова версия)

Ксавие Лау
123 Business Rd.
Бизнес Сити, Ню Йорк 54321
555-555-5555
xavier.lau@email.com

1 септември 2021 г

Порша Лий
Собственик
Acme Travel
321 Metropolis Ave.
Ню Сити, Ню Йорк 12345

Уважаема г-жо Лий:

Пиша ви днес от името на Happyland Helpers. Ние сме малка организация, която помага на семейства с ниски доходи, които се нуждаят от грижи след училище за малките си деца. Предлагаме безвъзмездни средства на семействата и безплатен транспорт за техните деца, за да могат да посещават някой от местните центрове за следучилищни грижи.

Всяка година провеждаме събитие за набиране на средства: карнавалът на Happyland в средното училище Floyd Rosedale. Надявам се, че може да се заинтересувате да дарите за нашия тих търг и томбола.

Търсим артикули като кошници за подаръци, домакински принадлежности, играчки и други полезни предмети. Даренията в брой също се оценяват, ако предпочитате. Тази година всички приходи ще отидат за закупуване на новия микробус, който ни е необходим за превоз на децата.

Ако се интересувате да направите дарение, моля, уведомете ме на имейл xavier.lau@email.com или на мобилен телефон (555-555-5555), ако имате въпроси.

На Ваше разположение,

Подпис (писмо на хартиен носител)

Ксавие Лау

Разгънете