Писма И Имейли

Формат на бизнес писмо с примери

СъдържаниеРазгънетеСъдържание Заглавието гласи:

Ашли Никол ДеЛеон / Балансът

Бизнес писмото е официален документ, често изпращан от една компания на друга или от компания до нейни клиенти, служители и заинтересовани страни, например. Бизнес писмата се използват и за професионална кореспонденция между физически лица.

Въпреки че имейлът се наложи като най-разпространената форма на кореспонденция, разпечатаните бизнес писма все още се използват за много важни, сериозни видове кореспонденция, вкл. референтни писма , проверка на заетостта , оферти за работа , и още.

Написването на ефективно, изпипано бизнес писмо може да бъде лесна задача, стига да се придържате към установените правила за оформление и език.

Осъзнайте, че вашият получател редовно чете значително количество кореспонденция и ще бъде предпочитан добре изпълнени писма които не съдържат печатни и граматически грешки.

Какво да включите в писмото

Направете ясна целта на вашето писмо чрез прост и целенасочен език, като поддържате началния абзац кратък. Можете да започнете с, аз пиша във връзка с... и от там, съобщавайте само това, което трябва да кажете.

Следващите параграфи трябва да включват информация, която дава на читателя ви пълно разбиране за целите ви, но избягвайте криволичещи изречения и ненужно дълги думи. Отново, поддържайте я кратък, за да задържите вниманието им.

Ако намерението ви е да убедите получателя по някакъв начин, независимо дали е да инвестира пари, да ви даде препоръка, да ви наеме, да си партнира с вас или да отстраните проблем, създайте убедителен аргумент за вашата кауза.

Ако например искате читателят да спонсорира благотворително събитие, идентифицирайте всяко припокриване с филантропичните цели на компанията им. Убедете читателя, че помощта ви би била от взаимна полза и ще увеличите шансовете си да спечелите тяхната подкрепа.

Раздели на бизнес писмо

Всеки раздел от вашето писмо трябва да се придържа към подходящия формат, като се започне с вашата информация за контакт и тази на вашия получател; поздрав ; тялото на писмото; затваряне; и накрая, вашият подпис.

Вашата информация за контакт

  • Твоето име
  • Вашата длъжност
  • Твоята компания
  • Вашият адрес
  • Град, щат Пощенски код
  • Вашият телефонен номер
  • Вашата електронна поща

Датата

  • Датата, на която пишете кореспонденцията

Информация за контакт на получателя

  • Тяхното име
  • Тяхното заглавие
  • Тяхната компания
  • Адрес на компанията
  • Град, щат Пощенски код

Поздравът

  • Използвайте „До Кого може да се отнася “, ако не сте сигурни към кого конкретно се обръщате.
  • Използвайте формалното поздрав Уважаеми г-н/г-жо/д-р [Фамилия], ако не познавате получателя.
  • Използвайте Уважаеми [First Name], само ако имате неформална връзка с получателя.

Тялото

  • Използвайте редове с единични интервали с добавено разстояние между всеки абзац, след поздрава и над затварянето.
  • Подравнете буквата си вляво (срещу лявото поле).

Заключителен поздрав

Дръжте заключителния абзац до две изречения. Просто повторете причината да пишете и благодарете на читателя, че е обмислил молбата ви. Няколко добри опции за вашия затваряне включват:

  • С уважение
  • Искрено Ваш
  • Сърдечно
  • С уважение

Ако вашето писмо е по-малко официално, помислете за използването на:

  • Всичко най-хубаво
  • Най-добрият
  • Благодаря ти
  • за разбирането

Вашият подпис

Напишете своя подпис точно под затварянето и оставете четири единични интервала между затварянето и въведеното пълно име, заглавие, телефонен номер, имейл адрес и всяка друга информация за контакт, която искате да включите. Използвайте формата по-долу:

Вашият ръкописен подпис

Въведено пълно име
Заглавие

Разгънете

Уверете се, че нищо не е пропуснато

Добро правило е да коригирайте кореспонденцията си два пъти и след това накарайте колега да го прегледа, за да се уверите, че нищо не е пропуснато.

Шаблон за бизнес писмо

Можете да използвате този образец на бизнес писмо като модел и да изтеглите шаблона (съвместим с Google Docs и Word Online) за текстовата версия по-долу.

образец на бизнес писмо

@ Балансът 2020

Изтеглете Word шаблона

Пример за бизнес писмо (текстова версия)

Линда Лау
Северен държавен университет
Главна улица 123
Anytown, CA 12345
555-555-5555
linda.lau@email.com

5 март 2020 г

Оскар Лий
Управляващ редактор
Acme графика и дизайн
123 Business Rd.
Бизнес Сити, Калифорния 54321

Уважаеми г-н Лий,

Бих искал да ви поканя да присъствате на нашето предстоящо събитие за работа в мрежа на отдела по свободни изкуства. Събитието ще се проведе в следобедните часове на 1 май 2020 г. Искаме да предоставим на нашите завършващи възрастни хора възможност да се срещнат с бизнес лидери в района, които може да търсят нови служители, които притежават степени в областта на свободните изкуства.

Събитието ще се проведе в Студентския център на Кокс в Северния държавен университет и ще продължи около два до три часа. Ако имате интерес да присъствате или да изпратите представител на компанията да се срещне с нашите студенти, моля, уведомете ме при първа възможност и мога да резервирам маса за вас.

Благодаря за отделеното време и се надявам да се чуя скоро.

с уважение,

( подпис писмо на хартиен носител)

Линда Лау
Председател на отдел „Свободни изкуства“.

Разгънете

Пример за подпис на имейл

Ако изпращате имейл писмо, вашият подпис ще бъде малко по-различен . Вместо да включвате вашата информация за контакт в заглавието на писмото, избройте я под подписа си. Например:

Изпращане на бизнес писмо по имейл

Искрено Ваш,

Име, фамилия
Заглавие
Вашият адрес
Вашият телефонен номер
Вашата електронна поща

Разгънете

Бъдете ясни защо изпращате съобщението. Включете темата, за която пишете, в темата на имейла, така че читателят да е наясно защо изпращате съобщението.

Съвети за писане на бизнес писмо

Преглед образци на писма , включително мотивационни писма, благодарствени писма за интервю, последващи писма, писма за приемане на работа и писма за отказ, писма за оставка, благодарствени писма и други образци на писма, свързани с бизнеса и заетостта и съвети за писане.