Съвети за управление на бюджета за нови мениджъри
••• SuperStock / Getty Images
Когато служител е повишен в негов или нейния първа управленска роля , вероятно това ще бъде първият път, когато той или тя управлява бюджет на отдел.
Повечето нови мениджъри получават малко или никакво официално обучение за това как да разработят бюджетна прогноза, да проследяват разходите си или как да правят корекции в средата на годината. Често им връчват електронна таблица или отчет от техния мениджър или финансовия отдел и се очаква да знаят как да го направят или да се учат чрез проба и грешка.
Въпреки че опитът и грешката могат да бъдат ефективен начин за усвояване на ново умение, би било по-добре, ако нов мениджър не трябва да прави твърде много болезнени грешки. Ето няколко съвета, ако току-що сте били повишени като мениджър с бюджетна отговорност.
Инвестирайте времето за учене още от самото начало
Няма по-добро време да задавате глупави въпроси, отколкото когато сте съвсем нов в нещо и никога не сте го правили. По-добре попитайте и отделете времето предварително в учене, отколкото да чакате, докато някой трябва да посочи вашите грешки . Поискайте време от вашия мениджър (или предшественик, ако можете) за преглед на основната философия, общите цели, формата и всяка договорена позиция. Ако вашата организация има лице по финанси, помолете и този човек да прекарва време с вас. Повечето ще бъдат поласкани и желаят да споделят опита си.В крайна сметка, ако те могат да ви обучат как да правите нещата според техните спецификации предварително, по-късно ще имате по-малко главоболие за тях.
Вземете курс по финанси и бюджет за нефинансови мениджъри
Консултирайте се с вашите местни университетски бизнес училища, под Executive Education. Повечето бизнес училища предлагат едно- до тридневни, некредитни курсове. По време на или след курса отделете време да прегледате годишния отчет на вашата компания и да разберете различните финансови коефициенти и отчети.
Управлявайте бюджета на отдела си, сякаш това е ваш собствен бизнес
Когато работим за големи организации, ние сме склонни да третираме парите на компанията, сякаш растат на дървета. Не е така и сега е ваша работа като мениджър да поемете лична собственост върху ресурсите на вашия отдел.
Бъдете отборен играч
Ако е възможно, прегледайте бюджета на вашия мениджър. Въпреки че е важно да поемете собствеността върху бюджета си, вашето звено е част от по-голямо предприятие. Помолете вашия мениджър да ви покаже къде се вписва вашият бюджет и поддържа общата картина, както и взаимозависимостите с вашите колеги. Може да има моменти, когато друг отдел се нуждае от пари за цели, които са с по-висок приоритет от вашите. Не чакайте да бъдете помолени или да ви го отнемат – бъдете проактивни и предложете да помогнете на вашия партньорски мениджър. Ще бъдете разглеждани като стратегически и съвместна .
Не играйте глупави игри
Това, че всички го правят, не означава, че не е глупаво и лошо за компанията. Пример за типична глупава игра за бюджетиране, която мениджърите играят, е харченето на използвай или губи. Това е, когато наближавате края на годината и бюджетът ви работи под прогнозата ви. През предходни години, когато сте изразходвали недостатъчно, бюджетът ви за следващата година е бил определен въз основа на действителния за тази година. Така че, за да не намалите бюджета си отново, отивате да пазарувате – купувате неща, от които не се нуждаете, или се запасявате само в случай, че може да ви потрябват.
Проследявайте разходите си месечно и правете проактивни корекции
Не предполагайте, че някой ще ви каже, когато сте над бюджета. Всъщност може дори да се наложи да поискате месечни отчети или да следите себе си. Не чакайте до края на годината, когато тя се превърне в изненада за вас и вашия шеф. Дотогава е твърде късно да се разследва и да се правят корекции. Бъдете отговорни, измервайте себе си и проактивно докладвайте на вашия мениджър.
Бъдете прозрачни и включете екипа си
Споделете бюджета си с екипа си, може би дори ги включите в настройването на прогнозата. Включването на вашия екип и подпомагането му да разберат процеса на бюджетиране създава усещане за споделена собственост и насърчава служителите ви да намерят креативни начини за управление на разходите.
Бъдете стратегически
Не вземайте само данните от миналата година и добавете 10 процента към прогнозата за следващата година. Започнете с разработването на стратегия и цели, след което определете необходимите ресурси за постигане на тези цели. Ако имате нужда от повече от миналата година, подгответе бизнес обосновка, за да обосновете искането си за допълнително финансиране.
Не прекалявайте
Докато управлението на бюджета е важна роля за мениджъра, никога не губете от поглед най-важните активи: вашите хора! Уверете се, че прекарвате поне пет пъти повече време развитие на вашия екип отколкото хрускане на числа.