Човешки Ресурси

Най-добрите практики за досиета на персонала на служителите

Всеки тип персонално досие има определено подходящо съдържание

Млада жена, която говори по телефона с папка с файлове в ръка.

••• Изображения на герои/Изображения на герои/Getty Images

СъдържаниеРазгънетеСъдържание

Добра идея е работодателят да поддържа а кадрово досие за всеки служител. Документация за трудова история, записи за принос и постижения, дисциплинарни бележки , промоции , планове за развитие на производителността , и много други, принадлежат към персонално досие. Отговорните, внимателни работодатели също поддържат повече от едно досие на персонала, тъй като всеки тип файл има съдържание, което е подходящо за тяхната цел.

Работодателят има основателни причини да съхранява няколко досиета на персонала – някои правни, а други за целите на най-добрите практики за работа. Необходима е документация, за да може работодателят да има точна представа за трудовата история на служителя. Документацията подкрепя решенията на работодателя и може да защити работодателя в съдебен процес — запазено правилно.

В съдържанието на личното досие предоставят исторически преглед на важните събития по време на кариерата на служителя. Те подкрепят решенията, които са направени за служителя и неговата или нейната кариера . Те демонстрират, мотивите на работодателя зад наемането , промоции, трансфери, награди и признание, и решения за стрелба .

Различни насоки са свързани с различни типове досиета на персонала

Тъй като се препоръчват няколко типа досиета с персонал, различни правила и насоки са свързани с всеки тип персонално досие за това къде се съхраняват и кой има достъп.

Например, повечето организации не позволяват на мениджъра на служителя да има достъп до цялостното досие на персонала. Те очакват мениджърите да съхраняват съответната документация в собственото си досие на управленски служители, което не е официалното досие на персонала.

  • Всеки тип персонално досие има различна причина за съществуващото и различно съдържание въз основа на тази причина.
  • Всеки тип персонално досие се съхранява по различен начин.
  • Достъпът до персонално досие е ограничен до определени служители в повечето организации. Много организации ограничават достъпа до досиетата на персонала само до персонала по човешки ресурси. Различните типове файлове на персонала също имат различни насоки за достъп.
  • Достъпът на служителите до неговото или нейното персонално досие е разрешен, но повечето работодатели създават насоки за достъп на служителите с политика за достъп до досие на персонал в наръчник на служителите . (Различните щати и юрисдикции имат различни правила, така че бъдете в крак с изискванията за вашето местоположение.)
  • Отделът по човешки ресурси притежава и отговаря за досиетата на служителите.

Препоръчителни досиета на персонала

Ето препоръчаните типове досиета на персонала и какво трябва да знаете за работата с тях.

Досие на персонала на служителите

Това е основното кадрово досие, което работодателят поддържа за всеки служител. Персоналното досие съхранява трудовата история на всеки служител. Това е, което трябва да знаете за личното досие на служителите.

Медицинско досие

Работникът медицинско досие има сериозни законови ограничения, които работодателят трябва да знае и спазва. Ето какво трябва да знаете за поверителността и съдържанието на медицинското досие на служителите.

Файл за заплати

Достъп на служителя до служителя файл за заплати е по-малко ограничаващо от достъпа до медицинското или персоналното досие. Файлът за заплати съдържа информация за заплатата, избор на ползи , промени в ставката на заплащането, запори и друга правна документация, която засяга заплатата на служителя . Различни служители по счетоводство и човешки ресурси имат достъп до информацията във файла за заплати.

Файл с формуляри I-9 за служители

Поради правата за достъп на различни държавни агенции, вие следвате най-добрите практики, като поддържате отделен файл за всички служител I-9 формуляри . Не искате държавните агенции да се ровят във вашето основно досие на персонала на служителите. Научете повече за съхраняването на формуляри I-9.

Правила за достъп до персонални файлове за служители

Искате да позволите на всеки служител да знае какво има в неговото или нейното персонално досие, но трябва да контролирате целостта, пълнотата и изчерпателността на файла. Поддържането на поверителността на служителите и работодателите и ограниченият достъп се осигуряват с политика за достъп до досиетата на персонала.

Какво не трябва да се включва в досие на персонала на служителите

Търся насоки за съдържанието, което никога не трябва да се включва в лично досие на служителите? Ето най-добрите ми препоръки относно съдържанието, което искате да поддържате или на отделно, неформално място, или да не запазвате изобщо. Задържането на ненужна и чисто твърда документация може да ви навреди.

Документация

Знаете ли каква е документацията? Думата, документацията, се появява често в света на заетостта и човешките ресурси. Но значението на документацията и защо може да искате да документирате конкретни трудови събития са подробно обхванати в тази статия, ' Значението на документацията в човешките ресурси .' Разгледайте, защото правилната документация е от съществено значение за точните досиета за работа.

Опровержение: Моля, имайте предвид, че предоставената информация, макар и достоверна, не е гарантирана за точност и законност. Сайтът се чете от публика от цял ​​свят и ​ трудови закони и регулациите варират от щат до щат и от страна до държава. Моля те потърсете правна помощ , или помощ от държавни, федерални или международни правителствени ресурси, за да се уверите, че вашето правно тълкуване и решения са правилни за вашето местоположение. Тази информация е за насоки, идеи и помощ.