Писма И Имейли

Най-добри поздравления и поздрави с писмо и имейл

Бизнесдама, работеща на бюро в офис

••• Пратан Чоруангсак / EyeEm / Getty Images

СъдържаниеРазгънетеСъдържание

Започването на писмо с правилния тон е важно при официална писмена или имейл кореспонденция, като мотивационно писмо или а благодарствена бележка . Ето защо поздравът, който използвате в тази кореспонденция, е важен.

Запознайте се с често срещаните поздрави, които да ви помогнат да предадете правилното ниво на познаване и уважение във всяка професионална ситуация.

Общи насоки за избор на поздравления

Поздравът е поздравът в началото на писмо или имейл съобщение. Тъй като поздравът е първото нещо, което ще види наемателят, мениджърът по наемане или друг бизнес контакт, важно е поздравът да зададе тон, който се интерпретира като подходящ от получателя.

Подходящостта зависи от:

  • Колко добре познавате получателя
  • Независимо дали изпращате писмено или печатно писмо или имейл
  • Типът на писмото, което изпращате

Като цяло, колкото по-добре познавате човека и колкото по-небрежна е кореспонденцията, толкова по-малко официален е поздравът, който можете да използвате.

Поздравленията в имейлите обикновено са по-малко официални от тези в писмени или печатни писма.

Официални поздравления с писмо

Поздрави (или добро утро, добър ден): Разгледайте тези опции като малко по-официална версия на „Здравей“ и „Здравей“. Те са подходящи за официални писмени или печатни писма и имейли до хора, които не познавате (или познавате само случайно). Например, помислете за използването им, когато изпращате бюлетин до друг отдел.

Уважаеми: Този поздрав е подходящ за повечето видове официална писмена или имейл кореспонденция. Можете да го използвате независимо дали познавате лицето или не и дали получателят на писмото е ръководител или бизнес познат. „Скъпи“ обикновено се използва в мотивационни писма, последващи писма и писма за оставка до работодатели. Работодателите го използват и в писма за приемане и отказ до кандидати за работа.

За кого може да се отнася: Това се използва при официална писмена или имейл кореспонденция, когато нямате начин да познавате конкретното лице, на което пишете. Може да използвате ' За кого може да се отнася ' кога извършване на запитване относно работа, за която искате да кандидатствате, или когато кандидатствате за работа, но не знаете името на лицето, което води търсенето на кандидати.

Неформални поздрави с писмо

Здравейте: Макар че е универсален поздрав, „Здравей“ обикновено е подходящ само в кореспонденция по имейл. Там също трябва да се използва само в случайна кореспонденция с хора, с които вече сте установили професионални отношения (признателно писмо до ръководител, например).

здравей: Тази неформална вариация е подходяща само в най-небрежната имейл кореспонденция с хора, които познавате добре. Например, помислете за използването му в благодарствена бележка до близък колега.

Постарайте се да намерите името на някой конкретен в отдела, с който искате да се свържете. (Опитайте да използвате уебсайт на компанията или LinkedIn, за да намерите конкретен контакт.) Използването на името на лицето придава личен нюанс на съобщението.

Как да следвате поздрав

след началния термин, който показва вашето запознаване с човека (като „Скъпи“), включете или почетното име и името на получателя (като „Госпожа Хъдсън“ или „Доктор Живаго“), име (първо или първо и последно, като „Аби“ или „Питър Паркър“), или общо заглавие („Сър“ или „Госпожо“), в зависимост от връзката ви с получателя.

Когато познаваш добре човека

Ако познавате човека достатъчно добре, за да бъдете по име (настоящ колега или ръководител, например), следвайте поздрава само с неговото собствено име.

Когато не познаваш човека

Ако не познавате добре човека, използвайте Mr./Ms. Фамилия или г-н/г-жа Име, фамилия. Ако вашият контакт има неутрално по пола име (като Тейлър Браун) и не сте сигурни дали се обръщате към жена или към мъж, следвайте началния термин с пълното име на лицето („Скъпи Тейлър Браун“).

За потенциален работодател

За потенциален работодател или ръководител винаги използвайте Mr Г-жо (г-жо или госпожица са подходящи само когато знаете дали жената е омъжена или неомъжена), освен ако не сте изрично помолени да използвате собственото име на лицето.

Общи поздрави

Поздравите „Уважаеми господине или госпожо“ или „За когото може да се отнася“ може да се тълкуват като остарели от някои, но е по-добре да сгрешите на страната на консерватизма, когато се обръщате към кореспонденция в рамките на бизнес отношенията. Като цяло не пречи да бъдете прекалено официални, докато вашият професионализъм може да бъде поставен под въпрос, ако изберете небрежен поздрав.

Обръщение към пола

Можете да използвате подходящото заглавие за пола (като „господине“ или „госпожо“), ако знаете пола на лицето, но не и името му. Въпреки че винаги трябва да адресирате писмата си възможно най-точно, ако не можете да разберете пола на лицето, можете да използвате неговото име и фамилия: Уважаеми Рори Смайт. Използвайте „Уважаеми господине или госпожо“ като последна мярка.

Обръщение към множество хора

Когато се обръщате към няколко души, поздравите и поздравите по-горе са подходящи. Въпреки това, трябва да включите имената на всички получатели, ако има три или по-малко имена.

Можете да напишете „Здравей, Рик и Джен“ или „Скъпи Мери, Боб и Сю“. Но ако има повече от три имена или предпочитате групов поздрав, използвайте „Всички“ или „Екип“ след името („Здравей, всички“ или „Скъпи екипи“).

Пунктуационни поздрави

В края на поздрава трябва да поставите запетая или двоеточие. Например, всички от следните са приемливи:

  • Уважаема г-жо Браун:
  • Уважаема г-жо Браун,
  • Скъпа Сара:
  • Скъпа Сара,

Въпреки това, двоеточие е по-официалната опция, което го прави подходящ както за писмена, така и за имейл кореспонденция. За разлика от тях, запетаята е малко по-неформален избор, което я прави по-подходяща за имейли или случайни писмени или отпечатани писма.

Балансът/Мелиса Линг

Кога да преминете към по-малко официални поздрави

Имайте предвид, че определени начални термини, които предават професионален тон в първата ви кореспонденция, могат да предадат твърд тон, ако се използват в следващите съобщения, в който момент ще познавате човека по-добре.

Обмислете резервирането на официални термини като „Скъпи“ или „Поздрави“ за първата точка за контакт и след това да преминете към по-познати поздрави и поздрави (като Здравейте отново) в следващите имейли.

По същия начин променяйте поздравите, когато отношенията ви с бизнес контакт се задълбочават. Например, след като потенциален работодател стане ръководител, можете да преминете от „Скъпи“ към „Здравей“. И ако вашият контакт се отпише с собственото си име и се обърне към вас с вашето собствено име, можете да отвърнете със същото.

Създаване на ефективни писма

Поздравът е важен компонент на официалната кореспонденция, който привлича получателя и задава професионален тон. Въпреки това, има още какво да научите за писането на бизнес писма, освен поздравите, които да използвате.

Подобряването на общите ви умения за писане на бизнес писма ще ви помогне да създадете убедителна част от писмото, за да можете да получите това интервю, да изпратите подходящо благодарствено писмо и в крайна сметка да спечелите бизнес контакти. Отнасящи се до образци на бизнес писма може да ви помогне да оцените и усъвършенствате уменията си за писане на писма.

Поздравът задава тон. Изберете подходящ въз основа на начина на комуникация, колко добре познавате получателя и какъв тип писмо изпращате.

Когато е възможно, използвайте името на човека. Ако не можете да разберете какво е, „За кого може да се отнася“ или „Уважаеми господине или госпожо“ е подходящо.

С течение на времето поздравите могат да станат по-малко официални. Докато си кореспондирате с някого, „Уважаеми г-н Смит“ може да премине към „Здравей отново, Боб“. Следвайте примера на човека, с когото общувате. Когато се съмнявате, е по-добре да сгрешите, като сте прекалено официални, отколкото твърде неформални.

Източници на статия

  1. Кеймбридж речник. ' поздрав .' Посетен на 22 май 2020 г.